ToDo管理とは？ToDo管理におすすめのツールも紹介！
多くの人が毎日たくさんの仕事に追われ、仕事を効率よく進めるにはどうしたらいいか悩んでいます。
そこで重要な考え方が、ToDo管理です。
ToDo管理を取り入れると、日々のタスクを整理して優先順位をつけられるので、仕事を効率的に進られますよ。
とくに、忙しい経営者やマルチタスクが求められる人にとっては、ToDoリストが必須。
抜け漏れを防ぎ、スムーズな仕事の流れを実現するための強力なツールです。
本記事では、 ToDo管理の基本的な考え方 や 具体的なメリットを解説します。
また、簡単に始められるToDoリストの作り方や おすすめのツール3選も紹介しますよ。
「ToDo管理で仕事の効率を上げたい！」という人は、参考にしながら自分に合った方法を見つけてみてくださいね。
ToDo管理とは
ToDo管理とは、やるべきこと（ToDo）をリスト化し、日々の作業を効率的に進めるための方法です。
上手く活用すると、やるべきことが頭の中で散乱するのを防ぎ、全体像を明確に把握できるようになります。
多忙な経営者やタスクが多岐にわたる人にとって、ToDo管理は効率的に業務を進めるための欠かせないツール。
日々の行動計画をサポートする実践的な手法として最適です。
ToDo管理とタスク管理の違い
ToDo管理と似ている考え方として、タスク管理があります。
似ているようで用途や対象が異なるので、適切に使い分けましょう。
- 目的：日々の「やるべきこと」を整理し、抜け漏れなく遂行すること。
- 対象：主に個人のタスク。
- 特徴：短期的な行動計画にフォーカス。
- 目的：プロジェクト全体の進行状況を把握し、計画的に遂行すること。
- 対象：主にチーム全体やプロジェクト全般のタスク。
- 特徴：中長期的な視点で全体を管理。
プロジェクト全体を管理するタスク管理とは異なり、個人のやるべきことに特化しているのがToDo管理です。
たとえば、日々のメール返信や資料作成などの作業には、ToDo管理が適しています。
複数人で進めるプロジェクトのスケジュール調整や進捗管理には、タスク管理のほうが効果的です。
両方の特徴を理解しながら、仕事の内容や状況に合わせて、それぞれ効果的に活用してください。
- ToDo管理の活用で、個人の業務効率を最大化！
自分自身の作業を整理することから始めましょう。 - タスク管理との使い分けで、チーム全体の成功をサポート！
個人とチーム、双方を整えることで効率化を実現できます。 - 短期と長期、それぞれに合わせた管理を提案！
ToDo管理とタスク管理を組み合わせて、さらに効果的な働き方を目指しましょう。
ToDo管理をするメリット
ToDo管理を取り入れることで、日々の業務効率が大幅に向上します。
とく大きなメリットが、以下の2つのポイントです。
ToDoの抜け漏れがなくなる
多忙な日々の中で、「あの仕事を忘れていた！」という経験はありませんか？
抜け漏れを防ぐには、ToDo管理の考え方が欠かせません。
ToDoの抜け漏れがなくなるというメリットをもう少し細かく見ると、以下の3つが挙げられます。
- リストアップ：日々のタスクを書き出すことで、全ての業務が明確になる。
- 優先度設定：重要なタスクを優先的に処理しやすくなる。
- チェック機能：完了したタスクをチェックすることで達成感を得られる。
やるべきことをリスト化し、優先順位をつけることを意識するだけでも、仕事への取り組み方が変わるはずです。
ぜひチェック機能も活用して、抜け漏れがないようにしてくださいね。
- 抜け漏れの防止だけでなく、ToDo管理を行うことで業務の進捗を一目で把握可能。
- 日々の業務が多岐にわたる経営者やリーダーに最適。
やるべきことが可視化できる
タスクを頭の中だけで管理していると、全体像を把握しにくく、混乱の原因になります。
ToDo管理を導入すれば、やるべきことを視覚的に整理可能です。
さらに細かく見ると、以下のようなメリットがありますよ。
メリット
- 視覚的な整理：リストや表にタスクを並べることで、優先順位や進捗状況を明確にできる。
- 計画的な行動：全体像が見えることで、無駄な動きを減らし、計画的に業務を進められる。
- ストレス軽減：タスクが整理されて、何から始めればいいのか迷うことが減り、精神的な負担が軽くなる。
ToDo管理の導入によってタスクが視覚的に整理されることで、仕事に余裕も出てきます。
成果も上がりやすくなり、次の仕事の成功にもつながるので、いいことずくめですよ。
- タスクを可視化することで、自分の仕事の進捗状況を振り返るきっかけになる。
- プロジェクト全体の「見える化」にも応用可能。
以上のように、タスクが漏れる心配もなくなり、やるべきことをしっかりと把握できるようになります。
ToDo管理のメリットを活かしつつ、さらに業務効率を向上させていきましょう。
ToDoリストの作り方
ToDoリストは、業務効率を上げるための基本ツールです。
以下の3つのステップで簡単に作成できます。
【Suit UP ステップ】ToDoリストの作り方
まず、現在抱えているタスクを全てリストアップしましょう。
頭の中にあるタスクをそのまま書き出す感覚でOKです。
- 日常業務だけでなく、今後取り組みたいアイデアやプロジェクトも含めて書き出す。
- 大きな仕事は小さなタスクに分解して記載する。
タスクをリストアップしたら、以下のようにタスクに優先順位をつけましょう。
- A：重要かつ緊急なタスク（今すぐ取り組むべき）
- B：重要だが緊急ではないタスク（計画的に進めるべき）
- C：緊急だが重要ではないタスク（他者に任せるのも検討）
- D：重要でも緊急でもないタスク（優先順位を下げる）
重要度や緊急度を考慮して、効率的に進められる順番を決めてください。
タスクの重要度と緊急度で優先順位づけする、Eisenhower Matrix（アイゼンハワーマトリックス）。
第34代アメリカ大統領のドワイト・D・アイゼンハワーが考案した、効率的にタスクを管理できる手法です。
以下のような2軸でタスクを分類すると、仕事量を管理しやすく、生産性や効率を高めやすくなりますよ。
- 重要性（Importance）：目標達成や価値にどれだけ影響を与えるか。
- 緊急性（Urgency）：すぐに対応する必要があるか。
| 緊急 | 緊急でない |
|---|
| 重要 | 第1象限：今すぐ行う | 第2象限：計画して行う |
| 重要でない | 第3象限：委任する | 第4象限：削除する |
ToDoリストのタスクに、明確な期限を設けましょう。
以下のような書き方を参考にしてください。
- 「報告書の下書き」→今日中に完了。
- 「マーケティング戦略の調査」→今週金曜までにリサーチ終了。
とくに納期がないタスクが放置されやすいので、自分で期限を設定するのがポイントです。
自分で決めた期限でも、あらかじめ余裕を持たせることでストレスを軽減できる。
3つステップを実践することで、ToDoリストをより効果的に活用できるようになります。
やるべきこと」を可視化し、優先順位と期限を意識することで、業務効率がさらに向上するはずですよ。
ToDoリスト作成と運用のポイント
実は、ToDoリストを作るだけでは、効果が半減します。
どう運用するかで成果が大きく変わるので、以下のポイントを意識して取り組みましょう。
ToDoリストを見る時間を意識的につくる
せっかくToDoリストを作っても、チェックしなければ意味がありません。
定期的に見直してこそ、ToDoリストの真価が発揮されますよ。
朝や業務開始前、タスク終了後など、いつ見るかを決めて習慣化するのがコツです。
- 朝：その日のタスクを確認して優先順位を再設定。
- 昼：進捗状況を確認して必要に応じて調整。
- 夜：未完了タスクを翌日に繰り越す。
ToDoリストを作っただけで満足せず、しっかりと活用しましょう。
スマホやPCのリマインダー機能を活用するなど、ToDoリストを確認する時間をリマインドするのがおすすめ。
ToDoの内容を細分化する
大きなタスクを細かく分解することで、いま何をすべきかが明確になります。
- 「提案書の作成」→「調査」「構成案作成」「資料収集」「執筆」のように分解。
- 「チーム会議」→「議題の作成」「必要資料の準備」「参加者への招集連絡」など。
抽象的なタスクは後回しになりがちなので、具体的なアクションステップに落とし込むのがポイントです。
細分化する際は、1タスクあたり30分～1時間以内で完了する仕事量を目安にすると管理がしやすい。
定期的に完了したタスクを振り返る
ToDoリストを活用するだけでなく、振り返りを取り入れることでさらなる改善が期待できます。
定期的に自分が取り組んだ仕事について振り返ることを忘れないでください。
- 週末に1週間のタスクを振り返り、未完了タスクの理由を分析。
- 毎月、達成できたタスクとその成果を確認し、モチベーションアップにつなげる。
振り返りを通して未完了のタスクを洗い出したり具体的な改善策を考えたりすると、次回以降の計画精度が向上します。
振り返りを行う際は、達成できた理由や達成できなかった理由を具体的に記録する。
以上のポイントを押さえることで、ToDoリストが単なるメモではなくなりますよ。
成果を最大化するための強力なツールとして活用しましょう。
効率的な運用を通じて、日々の業務がよりスムーズに進められるようになり、達成感も得られるはずです。
ToDo管理におすすめなツール3選
ToDo管理を効率化するためには、適切なツールを選ぶことが重要です。
本記事では、Google ToDoリスト、Microsoft ToDo、Excelの3つを紹介します。
それぞれに特化した機能や特徴があるので、自分の使い方に合ったツールを選んで、日々のタスク管理を改善しましょう。
Google ToDoリスト
Google ToDoリストは、Googleアカウントを利用してタスク管理ができるシンプルかつ便利なツールです。
GoogleカレンダーやGmailとの連携が強みで、日々のタスクを見逃さずに管理できます。
直感的な操作性で使いやすく、タスクの作成や編集に加えて、期限設定やリマインダー機能も充実していますよ。
スマホでもパソコンでも利用可能で、どこでも簡単にタスクを確認できるのが便利です。
- スマホでの閲覧に最適化：Googleアプリと連携し、スマホからでも見やすい画面設計。
- ほかのGoogleサービスと統合：GoogleカレンダーやGmailと連携して、スケジュール管理がより簡単に。
- 直感的な操作：シンプルなインターフェースで、初心者でも迷わず使える。
- スマホやPCを使って手軽にToDo管理を始めたい人。
- Googleサービスを普段から利用している人。
Google ToDoリストは、シンプルで便利なタスク管理ツールを探している人におすすめ。
とくにGoogleのほかのサービスを使いこなしている人には、連携のメリットが大きいですよ。
Microsoft ToDo
Microsoft ToDoは、Microsoftアカウントを利用して使えるタスク管理ツール。
OutlookやMicrosoft 365との相性が抜群で、Microsoft製品を普段から使っている人におすすめです。
プロジェクト単位でのタスク管理や、共有機能を活用など、個人からチームまで幅広い用途に対応していますよ。
優先して取り組むべきタスクを優先的に表示してくれるマイデイという機能も、とても便利です。
- デスクトップ向けに最適化：PCでの操作がしやすい洗練されたデザイン。
- Office 365との連携：OutlookやTeamsとスムーズに連携し、ビジネスシーンでの活用に最適。
- タスクの共有機能：家族やチームメンバーとタスクを共有でき、共同作業を効率化。
- Microsoft Officeを日常的に使用している人。
- 複数人でタスクを共有、管理したい人。
Microsoft ToDoは、シンプルな操作性と豊富な連携機能で、タスク管理を一段と快適にしてくれますよ。
Excel
Excelは、自由度の高さが魅力のタスク管理ツールです。
既存のテンプレートやカスタマイズ可能な表を使って、独自のToDoリストを作成できます。
自由度が高く、セルを活用してタスク名や期限、進捗状況などを細かく管理できるのが魅力です。
特定の用途に応じてリストを柔軟にカスタマイズ可能ですよ。
ただし、表を自作する必要があり、若干のスキルが求められることに注意しましょう。
- 自作の表やグラフが作れる：テンプレートを使わず、自分好みのToDoリストを作成可能。
- データ分析にも活用：完了したタスクを集計して、進捗を数値で確認。
- 汎用性の高さ：業務用から個人用まで幅広く対応可能。
- カスタマイズ性を重視し、自分だけのToDoリストを作りたい人。
- データ分析や詳細な記録を行いたい人。
既存のツールに満足できず、自分なりに細かくカスタマイズしたい人は、ぜひ挑戦してみてください。
Google ToDoリストやMicrosoft ToDoのような既存ツールは、手軽に始められるため、初心者におすすめ。
自由度の高いExcelは、業務や個人用に細かくカスタマイズしたい場合に適している。
ToDo管理で重要なのは、自分に合ったツールを選び、習慣化することです。
どれも無料で始められるので、まず試してみて、自分のスタイルに合ったものを見つけてください。
まとめ：ToDo管理を成功させるための秘訣
ToDo管理を成功させるには、ただリストを作成するだけでなく、効率的に活用するコツを押さえることが重要です。
実際の管理に役立つ秘訣を確認していきましょう。
ToDo管理を成功させるためのSuit UPポイント
【ToDo管理を成功させる4つのステップ】
全ての作業を明確にし、視覚化することが最初の一歩です。
最も重要なタスクを把握し、効率よく進めるための計画を立てましょう。
納期がないタスクにも締め切りを設けることで、実行力が高まります。
完了したタスクを振り返り、進捗状況をチェックすることで、次のアクションが明確になります。
ポイントを実践してToDo管理を成功へ
本記事で紹介したポイントを日々の業務に取り入れることで、ToDo管理がよりスムーズに行えるようになります。
「ToDo管理は時間のかかる」と思ってていた人も、手順通りに実践すれば簡単に始められるはずです。
ぜひ今日からToDo管理を始めてみましょう！
Suit UPでは、これからも読者の皆さまが一歩前進できるような、実用的でわかりやすい記事をお届けしてまいります。
