エクセルを使用した業務の見える化とは？手順やテンプレートも紹介

業務を正確に把握して効率よくプロジェクトを進めるには、業務の見える化が欠かせません。

いろいろなツールで業務を見える化できますが、中でもおすすめなのがエクセルです。

エクセルは普段の業務でも使用している会社が多く、業務の見える化を行う上でぴったりのツール。

活用することで、スケジュールを適切に管理できて遅延防止につながりますよ。

本記事では、エクセルを使用して業務の見える化する手順や、便利なテンプレートについて解説します。

業務の見える化のよくある質問についても紹介するので、検討に役立つはずです。

参考にしながら業務を見える化することで、関連業務を効率よくシステム化しましょう。

業務の見える化とは？

業務の見える化とは、チームの進捗状況やメンバーのタスクの状況などを可視化することです。

チーム全体やメンバーの進捗状況を視覚的にわかりやすく共有することで、円滑に業務を進められます。

また、無駄な確認作業が減ることに加え、メンバー間でのフォローやサポートもしやすくなりますよ。

テレワークで働いている社員とも連携が取れて、チームの一体化や業務の効率化に効果的です。

プロジェクト全体の問題点や課題が把握しやすくなることで、チームメンバー全員に共通認識も生まれます。

ぜひ、業務の見える化を意識的に実施して、プロジェクトをスムーズに進めてください。

業務の見える化の目的

業務の見える化の目的は、プロジェクトをスムーズに遂行することです。

プロジェクト全体を把握し、問題点や課題・改善点を明確にします。

早期に問題点を発見できるため、プロジェクト全体の品質が向上し、顧客満足度にも好影響が期待できますよ。

また、タスクの優先順位が明確になり、タスク漏れや遅れを防止することが可能です。

業務を効率的に進められるようになることで、コスト削減・品質の向上などにもつながります。

エクセルを使用した業務の見える化の方法

エクセルを使用した業務の見える化の方法として、主なものを3つ紹介します。

ぜひ取り入れてみてください。

業務一覧表の作成

業務を見える化するには、エクセルで業務一覧表を作成する方法があります。

部署ごとの業務内容や作業内容を洗い出し、各タスクの担当者名も明記して、一覧表にまとめましょう。

プロジェクトの情報を一覧にすることで、業務全体を俯瞰的に見られるようになります。

また、プロジェクト全体を把握できるため、問題点や課題点も一目瞭然です。

エクセルのテンプレートを使用すると、作成する手間や時間が短縮できますよ。

進捗管理表の作成

業務一覧表の作成とともに、エクセルで進捗管理表を作成すると、より業務が可視化されます。

カテゴリーごとにタスクを細分化して、進捗状況や計画・実績などを管理しましょう。

プロジェクトの進捗状況が管理しやすくなります。

業務を見える化するだけでなく、管理者がプロジェクトを管理しやすくなるのもポイントです。

また、個々のタスク漏れや遅れの防止にもつながりますよ。

ガントチャートでスケジュール管理

ガントチャートでスケジュール管理するのも、業務を見える化する方法の1つです。

棒グラフを用いたチャートで、より視覚的にわかりやすく業務を見える化できますよ。

縦軸には、WBS（作業構造分解図）をもとに、タスクや担当者などの情報を入力して作成します。

横軸には、日時や進捗率を記入してください。

エクセルやGoogleスプレッドシートを使えば、手軽にガントチャートを作成しましょう。

エクセルを使用した業務の見える化の手順

次に、エクセルを使用した業務の見える化の手順について、順番に解説していきます。

4つのステップを具体的に確認していきましょう。

①業務を洗い出す

まずは、プロジェクトを完遂するために必要な業務をすべて洗い出すことから始めましょう。

各部署で業務内容に関する聞き込みを実施し、細かく業務を整理してください。

マネジメント層だけでなく、実際にタスクを遂行する担当者にもヒアリングするのがおすすめです。

実務者の感覚を反映させることで、より精度の高くなりますよ。

また、大きいタスクを洗い出した後は、タスクを適切に細分化します。

プロジェクトを具体的にかつ定量的に把握することが重要です。

②一覧表の項目を設計する

業務を洗い出したら、一覧表の項目を設計します。

それぞれの業務について、開始日・終了日・担当者など、必要な項目を一覧表に入力しましょう。

終了日は、プロジェクトが遅れないように余裕をもって定めるなど、工夫してください。

また、担当者を割り振るときは、負担が偏らないように注意が必要ですよ。

③業務をエクセルに記載する

一覧表の項目を設計できたら、業務をエクセルに記載します。

業務を入力する際に、それぞれに優先順位をつけると、よりわかりやすく整理できますよ。

各業務同士の相互関係や規模などを明確にしておきましょう。

カテゴリーをいくつかに分けてから入力するのがおすすめです。

また、タスクごとの作業内容や発生タイミング・使うツール・作業時間なども、必要に応じて入力します。

チームメンバーと共有するため、誰が見てもプロジェクトに必要な業務がイメージできるようにしてください。

④定期的に見直す

一覧表の作成が完了しても、必要に応じて定期的に見直すのが大切です。

実際に業務を開始すると、内容の変更などに伴い、一覧表作成時と内容に差異が生じてしまうことも…。

半期に1度の頻度で定期的に見直すのがおすすめです。

また、定期的な見直しは前提として、一覧表がいつも最新状態に更新されていることもポイント。

途中で当初の予定にはなかったタスクが追加されたり、納期が変更になったりする場合もあります。

最新状態を保つことで、スムーズな対応が可能になりますよ。

手の空いているメンバーに作業を割り当てたり、優先順位を変更したりしやすくなるはずです。

エクセルで業務の見える化に使用できるテンプレート一覧

エクセルで業務の見える化に使用できるテンプレートは、いくつかあります。

無料でダウンロード可能で、活用すれば、一から作る手間が省けますよ。

エクセルを開いて、「その他のテンプレート」をクリックしてみましょう。

クリックすると、さまざまなエクセルのテンプレートが出てきますよ。

自分の組織に合ったテンプレートを選んで、業務の見える化に活かしてください。

エクセルで業務の見える化をする時のポイント

エクセルで業務の見える化をする時のポイントは、以下の3つです。

ポイントをしっかり押さえて、見える化を成功させましょう。

運用ルールを決めておく

エクセルで業務一覧を作成する場合、あらかじめ運用ルールを決めておくことが重要です。

一覧表は、チームメンバー誰でも活用できるものにする必要がありますよ。

管理者はもちろん、担当者や新入社員などが見て理解しやすいものにしましょう。

プロジェクト全体を通して業務の効率化を図るために、記入ルールをしっかり決めて徹底できるようにしてください。

自動化・集計機能を活用する

業務の見える化を実施する上で、エクセルの自動化・集計機能を活用しましょう。

エクセルにはさまざまな高度な機能が備わっているので、一覧表の運用面において効率化を図れます。

ただし、プログラミングの知識が必要だったり、初期費用やランニングコストがかかったりする場合もありますよ。

自社の組織に可能な範囲で、環境に合ったやり方を選んで活用しましょう。

条件付き書式で進捗や優先度を色分けする

業務一覧表は、条件付き書式で進捗や優先度を色分けすると、より視覚的にわかりやすくなります。

作業を完了したタスクや納期が近いタスク色付けすると、一目でタスクの進捗が明確になりますよ。

チームの誰が見ても一目で理解しやすくすることは、プロジェクトをスムーズに進める上で、非常に有効です。

メンバー間での自発的なフォローやコミュニケーションにもつながるので、ぜひ取り入れてください。

エクセルでの業務の見える化についてよくある質問

最後に、エクセルで業務の見える化することについて、よくある質問を確認しておきましょう。

【まとめ】エクセルで業務の見える化を始めよう

以上、エクセルを使用した業務の見える化と、その手順やテンプレートについて紹介しました。

エクセルには多様なテンプレートがあり、簡単に業務を見える化することが可能です。

業務を見える化をすると、視覚的に業務の進捗状況を把握できるので、作業の効率化を図れるようになります。

エクセルは、すでに導入している会社が多く、初期費用を抑えられるのも魅力ですよ。

また、テンプレートがあるので、初めての表作りも手間を少なく、簡単に作成できます。

タスクの漏れや遅れを防止し、工数も削減できるなど、多くのメリットがあるので、ぜひ試してみてくださいね。