タスク管理がめんどくさい人必見！楽に続ける方法やおすすめツールを徹底解説

「タスク管理が大事なのはわかってけど、なかなか続かないし、そもそもやる気が出ない…」

スマホのリマインダー・ToDoアプリ・手帳・付箋…、いろいろ試しては挫折した経験はありませんか？

タスク管理に関する悩みを抱えている人は、決して少なくないはずです。

本記事では、タスク管理がめんどくさいと感じる原因と、解決のための具体的な対処法を解説します。

タスク管理におすすめのツールについても紹介しますよ。

面倒だけど、やらないと積み上がっていくのが、タスク管理の悩ましいところです。

本記事を参考にして葛藤を解消し、楽に、気軽に、自然に続けられるタスク管理術を手に入れましょう。

タスク管理がめんどくさいのは何故？原因を解説

「タスク管理がめんどくさい」と感じるのは、意志が弱いからでも、根性が足りないからでもありません。

背景には、現代人特有の情報過多・ツール過多といった要因が強く影響しています。

「どうして続けられないのか？」という疑問を整理するために、めんどくさい原因として主なものを4つ解説します。

やることが多くて整理できない

やることが頭の中に多くありすぎると、何から手をつけていいかわからなくなります。

「メール返信」「資料作成」「掃除」「洗濯」「ご飯の準備」「友人へのLINE返信」など…。

朝起きた瞬間から、脳内がタスクでフル稼働していませんか？

脳には、同時に複数の情報を管理するのが苦手という特徴があります。

とりあえず、タスクを書き出して見える化するだけでも頭がすっきりし、管理へのハードルが下がりますよ。

タスク管理自体に時間がかかる

リストの整備・分類・タグ付けなどは、完璧にやろうとするほど、逆に時間を取られてしまいます。

タスク管理のために時間を使いすぎて疲れてしまう人もいますが、本末転倒ですよ。

あくまでも、タスク管理が目的ではなく手段であることを忘れないようにしてください。

必要最低限の管理だけに絞って、かけるべきところに手間と時間をかけるようしましょう。

進捗の更新がめんどくさい

「終わったタスクを記録するのが面倒」「更新すること自体が負担」と感じてしまうのも、よくあるパターンです。

仕事のタスクが多くなってくると、作業よりも記録に時間がかかるような感覚に陥りがち…。

入力がラクなツールや、自動化機能があるアプリを使うことで、負担を軽減しましょう。

ツールの操作がめんどくさい

多機能すぎるアプリや、使いこなすまでに時間がかかるツールは、それだけで挫折の原因になります。

導入した時点で疲れてしまったり、使いこなせなくて放置してしまったりすると、意味がありません。

自分の使いやすいスタイルを優先して選ぶことが、タスク管理を楽にするための第一歩です。

タスク管理がめんどくさいと感じる時の対処法

めんどくさいと感じるのは、一時的な感情ではなく、行動や環境に原因があることがほとんどです。

つまり、やり方を少し変えるだけで、驚くほど楽にタスク管理を続けられるようになりますよ。

日常に取り入れやすい4つの対処法を紹介するので、ぜひ試してみてください。

タスクの優先順位を明確にする

すべてのタスクを同列で扱うと、どれを先にやればいいかがわからなくなります。

結果的に判断に迷って手が止まり、さらにタスクが積み上がっていくいう悪循環に…。

そこで有効なのが、緊急度と重要度に応じてタスクの優先順位をつける、アイゼンハワーのマトリクス。

「今すぐやるべき」「後でいい」「誰かに任せる」などと分類することで、脳の意思決定疲れを防ぐ効果がありますよ。

タスクを大雑把に決める

完璧なスケジュールに固執すると、ズレた瞬間に一気にやる気が落ちてしまいます。

「10:00に資料作成／11:00にメール返信」ではなく、「午前：仕事系／午後：雑務」くらいのざっくり感がベスト。

実際、ざっくりとした管理に切り替えると、仕事への抵抗感が減って、かなり取り組みやすくなりますよ。

現状のタスク管理が上手く行っていないと感じているなら、完璧主義を捨てることから始めてみましょう。

簡単なツールを使用する

タスク管理初心者ほど、操作が簡単なツールを選ぶのが鉄則。

もしタスクを入力するのが面倒と感じているようなら、紙のメモ帳やスマホの標準メモアプリでも十分です。

操作がシンプルであるほど、習慣として定着しやすくなります。

使い続けてタスク管理に実効性を持たせるためにも、使いやすさを優先してください。

マルチタスクを避ける

同時に複数のことを進めようとすると、どれも中途半端になってしまいます。

結果として、「うまく進まない」から「やりたくない」という気持ちにになりがちです。

1つの作業に集中するシングルタスクのほうが、効率も達成感も高いことは、科学的にも裏付けられていますよ。

マルチタスクを避けることを意識して、着実にタスク管理を成功させましょう。

簡単に使えるタスク管理ツール3選

タスク管理を継続できるかどうかは、どのツールを選ぶかによってで8割が決まると言っても過言ではありません。

高機能でも操作が煩雑なアプリだと、挫折するのも当然のですよ。

重要なのは、自分の性格や目的に合ったツールを選ぶこと。

初心者から上級者まで幅広く使われている、実用性の高い個人向けタスク管理ツールを確認していきましょう。

Google To Do

Google To Doは、Googleアカウントがあれば誰でも無料で使える、シンプルなToDoリスト。

GmailやGoogleカレンダーと連携でき、PC・スマホどちらからも操作可能です。

タスク管理初心者にとっては、操作の簡単さと連携性の高さが魅力ですよ。

Googleサービスをよく使う人に向いているので、ツール選びに迷っている場合は、ぜひ試してみましょう。

Todoist

多機能ながら操作はシンプルなのが、Todoistの魅力です。

プロジェクト分け・期日設定・ラベル管理などが直感的にできますよ。

ポイント制度で続けたくなる仕組みがあるのポイント。

ゲーム感覚で習慣化したい人や、細かく管理したい人に向いているツールですよ。

Notion

Notionは、自分だけの管理システムを作れるオールインワンアプリです。

ToDoリストだけでなく、メモ・カレンダー・資料管理なども一元化できますよ。

自分好みにカスタマイズするのが好きな人には、とくに向いています。

使いやすいように整えておけば、タスク管理も苦にならないはずです。

「タスク管理がめんどくさい」についてよくある質問

頭ではわかっていても、なかなかできないのがタスク管理です。

ほかの人がどうやって続けているか、不思議に思ってしまう人もいるかもしれません。

よく聞かれる悩みや疑問をQ&A形式で整理したので、ぜひ参考にしてください。

【まとめ】タスク管理がめんどくさいと感じる時の対処法

タスク管理を習慣化できれば、日常が圧倒的に楽になります。

ただし、最初の一歩が面倒に感じてしまい、タスク管理が止まってしまうのも自然なことです。

完璧を求めず、ざっくり、気軽に、自分に合った方法で始めることが大切ですよ。

最後に、改めてタスク管理のコツを確認しておきましょう。

毎日続けるのが理想ですが、難しければ、急に完璧を求めず、毎日1歩ずつで構いません。

タスク管理は、効率だけではなく、気持ちの余裕を生むためのものです。

自分に合った最も楽な方法で、今日から緩く始めみてください。