Excel(エクセル)の集計機能を徹底解説！関数・ピボットテーブルの使い方と注意点まとめ

Excel(エクセル)でデータを集計する必要があるけど、詳しいやり方や便利な機能を知らないという人はいませんか？

定番のツールですが、集計の方法や集計特化の機能については、なかなか詳しく知る機会が少ないかもしれません。

本記事では、Excel(エクセル)で使える集計機能について、基本的な使い方や注意点も含めて徹底解説します。

データ集計業務を快適にしたい人や、効率よく集計業務を進めたい人は、ぜひ参考にしてください。

Excel(エクセル)の集計で使える機能一覧！

Excel(エクセル)は、来客数や売上などの集計に役立つ、便利な機能を複数備えています。

それぞれの機能の強みと特徴を理解して適切に利用すれば、集計業務をより効率化できますよ。

集計

集計とは、シンプルな操作で数値の小計や合計を割り出す、Excel(エクセル)の便利機能です。

データタブにあるアウトラインの「小計」から使える機能で、項目別の合計・平均・積などを簡単な操作で出力します。

基本的な使い方は、以下の通りです。

ほかの機能と比べると対応できる範囲が狭いですが、素早く合計や平均を求めたいときは、高い利便性を誇ります。

関数

関数とは、数式を入力することで特定の計算を実行してくれる、Excel(エクセル)の標準機能。

多くの関数が存在するほか、複雑な条件の設定や組み合わせなども可能なため、幅広いシーンに対応できます。

集計業務はもちろん、データ分析や在庫管理などにも使えるので、ぜひ基本的なものを知っておきましょう。

代表的なものは、SUM関数・AVERAGE関数・COUNT関数などです。

ピボットテーブル

大量のデータの集計や収集、分析をしたいシーンで重宝するのが、ピボットテーブルです。

直感的な操作で作成できるほか、関数や数式の知識も不要なため、初心者でも気軽に使えますよ。

分析機能を活用すれば、集計データの分析に役立つグラフを簡単に出力できるのもポイント。

細かく設定することで、より発展的な集計も実行できる便利な機能です。

統合

統合とは、複数のシートやブックのデータを1つの表にまとめる際に便利な機能です。

データタブの「データツール」内にある「統合」から使用できます。

項目名さえ一致していれば、問題なく集計できるのが特徴で、レイアウトの違いにも対応可能です。

たとえば、店舗ごとの数値を集計したい場面や、各個人が作成したデータを集計したい場面でも活躍しますよ。

小計と同様に合計・平均・積などの幅広い集計方法に対応しているのもポイントです。

Excel(エクセル)の集計で使う関数一覧

データ集計に活用できる主なExcel(エクセル)の関数には、以下のようなものがあります。

それぞれの関数の特徴と基本的な使い方、入力例について、確認していきましょう。

SUM関数(合計)

SUM関数は、指定した範囲の値の合計を出したいときに便利な関数です。

エクセルの基本的な関数の1つで、集計業務では売上・経費の総額や、在庫量の総数を出す場面などで使用されます。

基本的な形式は、「=SUM(範囲)」です。

たとえば、A2からA10までの数値の合計を求めたいなら「=SUM(A2:A10)」と入力します。

数式タブ内にある「オートSUM」から「合計」をクリックするだけでも、素早くSUM関数を入力可能ですよ。

状況に応じて使い分けてみてください。

AVERAGE関数(平均)

AVERAGE関数は、選択した範囲の数値の平均値を出す関数。

基本的な関数の1つで、SUM関数と使用感は変わらず、「=AVERAGE(範囲)」という形式で平均値を算出できます。

A2からA10までの数値の平均を求める場合には、「= AVERAGE (A2:A10)」と入力しますよ。

また、オートSUM内にある「平均」からも入力可能です。

売上や経費、在庫などの平均を把握する際に役立つ便利な関数なので、しっかりと押さえておきましょう。

COUNT・COUNTA関数(件数カウント)

合計や平均ではなく、数値が入力されたセルの数を数えたいときは、COUNT関数を使用します。

売上データの件数を確認したいときや、在庫がある商品の数を確認したいときが、主な使用シーンです。

基本的な形式は、SUM関数やAVERAGE関数と同じで、「=COUNT(範囲)」のように関数と範囲を入力します。

COUNTA関数は、数値に限らずデータ入力のあるセルの数を数えたい場合に使用する関数です。

空白でないセルは全てカウントしてくれるので、幅広いデータの集計に活用できます。

顧客リストの登録件数や在庫登録数、アンケート回答数などで活躍しますよ。

基本的に形式は、「=COUNTA(範囲)」のように入力します。

IF関数との組み合わせ(条件付き集計)

IF関数とは、指定した条件が真であるか、そうでないかによって返す数値が変化する関数です。

単体ではカウントや合計ができませんが、ほかの関数と組み合わせれば高度な集計ができますよ。

使用の具体例はこちらです。

幅広く使える関数なので、ぜひ覚えておきましょう。

SUMIF・COUNTIF・AVERAGEIF(条件付きの集計)

SUMIF・COUNTIF・AVERAGEIFは、条件に一致するデータだけを対象にした集計が可能です。

以下にそれぞれの関数の特徴をまとめました。

関数名	記載方法	詳細
SUMIF	=SUMIF(範囲,条件,合計範囲)	「範囲」内で「条件」に合致するセルを検索し、「合計範囲」の数値の合計を出力
COUNTIF	= COUNTIF(範囲,条件)	「範囲」内の「条件」に一致するセルの個数を数える
AVERAGEIF	=AVERAGEIF(範囲,条件,平均範囲)	「範囲」内で「条件」に合致するセルを検索し、「平均範囲」の数値の平均値を出力

基本の関数と比べると少し複雑ですが、発展的な集計業務にも対応できる便利な関数です。

Excel(エクセル)のピボットテーブルを使用した集計方法

次に、Excel(エクセル)のピボットテーブルを使用したデータ集計の方法を解説します。

Excel(エクセル)で集計する時の注意点

集計作業を強力にサポートしてくれるExcel(エクセル)ですが、集計に使う際には、いくつかの注意点があります。

トラブルの発生や効率の悪化を防ぐためにも、事前に把握しておきましょう。

集計対象のデータ範囲に注意する

集計結果を素早く出力してくれるExcel(エクセル)ですが、集計対象が合っていなければ、意味がありません。

もし集計対象となるデータの範囲が間違っていると、実情と異なる数値が出力されてしまいます。

本来含めるべきデータが範囲から漏れていると、合計値や平均値も変化しますよ。

間違った結果をもとに経営判断してしまうと、大きな不利益が発生しかねません。

集計を行う際は、対象とするデータの範囲をしっかりと確認しましょう。

対策としては、以下の2つが有効です。

集計結果の更新漏れに注意する

手軽にデータ集計できるピボットテーブルですが、元データを変更してもピボットテーブル内の情報は更新されません。

最新の状態にするためには、ピボットテーブル内のセルを選択後に右クリックし「更新」をクリックします。

関数のようにリアルタイムで更新されないので、同じ感覚で利用しないよう注意しましょう。

対策としては、元データを更新するたびに更新作業を行うのが基本です。

また、以下の手順でファイルを開くたびに更新される設定にするのも、更新忘れを防止する上で効果的ですよ。

関数とピボットテーブルの使い分けに注意する

関数とピボットテーブルは、それぞれの特性を理解して適切に使い分けることが重要です。

特定のセルにピンポイントで結果を表示する際や、元データの変更を即座に結果に反映する際は、関数が最適です。

柔軟なレイアウトが求められる場面も、任意のセルに結果を表示させられる関数が適していますよ。

一方、ピボットテーブルは、大量のデータの集計と分析に適しています。

多くのデータを一度に集計するときや、さまざまな角度から分析するときは、ピボットテーブルがおすすめです。

それぞれの長所を理解して適切に使い分け、よりスムーズに集計作業を進めましょう。

Excel(エクセル)での集計についてよくある質問

最後に、Excel(エクセル)での集計についてのよくある質問と回答を紹介します。

疑問を解決してスムーズに集計を進めたい人は、ぜひ参考にしてください。

【まとめ】Excel(エクセル)の集計方法

Excel(エクセル)には、集計業務をサポートする便利な機能が数多く備わっています。

ピボットテーブルや関数などの機能は、状況に応じて適切に利用すれば、データ集計の効率化に大いに役立ちますよ。

まずは、基本の使い方を確認しながら、各機能の使い心地や挙動を実際に操作して確かめてみましょう。

使い方に慣れてきたら、ぜひ実際の業務に活用し、生産性の向上に役立ててくださいね。

習熟していくうちに、さらにいろいろな機能を使いこなせるようになっていくはずです。