他部署とのタスク管理を効率化する方法とは？おすすめツールや部門間連携のコツを解説

部門をまたいだプロジェクトや業務が当たり前になった現代のビジネスシーン。

効率よく成果を出すには、部門同士がスムーズにタスクを連携できるかどうかが大きな鍵になります。

しかし、現場では、「情報共有がうまくいかない」「タスクの責任者が曖昧」「進捗が見えない」などの声も…。

他部署とのタスク管理にまつわる悩みは、枚挙にいとまがありません。

本記事では、他部署とのタスク管理を効率化するための具体的な方法や活用すべきツールを解説します。

現場でよくある課題と対処法、実際によく聞かれる疑問への回答も紹介しますよ。

プロジェクトマネジメントに悩む全てのビジネスパーソンにとって、実践的なヒントが見つかるはずです。

他部署とのタスク管理方法

複数部門で業務を進める際に最も重要なのは、可視化と明確化です。

ツールだけに頼るのではなく、運用設計や人の動き方も含めて整える必要がありますよ。

共通のタスク管理ツールを導入する

他部署との連携では、まず情報の「共通言語」とも言える使用ツールを整える必要があります。

異なる部署で異なる管理ツールを使っていると、情報が分断され、伝達ミスや重複作業が生じやすくなりますよ。

そこで役立つのが、全社で統一できるタスク管理ツールの導入です。

たとえば、Trello・Asana・Backlogなどのクラウド型サービスは、リアルタイムで更新が共有され、操作も直感的。

各部署が同じ場所でタスクを確認・編集できるため、連携のベースとなる見える化が一気に進みます。

タスクの責任者と期限を明確にする

他部署との業務でよくあるのが、誰がどこまでやるのかが曖昧という問題です。

「それはそちらの担当では？」「いや、うちの範囲外です」といった認識のズレは、結果的に連携の停滞を招きますよ。

問題を解消するには、各タスクに対して明確な「責任者」と「期限」をセットで割り当てることが欠かせません。

ツールの機能を活用し、担当者ごとのアイコン表示や期限リマインダーを設定して、曖昧さを排除しましょう。

定例ミーティングや進捗共有の仕組みを作る

タスク管理ツールを使っていても、進捗の遅れや優先度のズレが生じることは避けられません。

そこで重要になるのが、定例ミーティングや進捗共有の仕組みを作ること。

部署横断のチームでは、週1回の短時間ミーティングを設けましょう。

「今週の進捗」「来週の懸念」「誰に助けを求めるか」を共有するだけでも、連携の質が大きく変わりますよ。

ツール上でのコメントや通知とリアルな対話をうまく使い分け、認識のズレや放置タスクを減らしてください。

コミュニケーションルールを整備する

意外なことに、コミュニケーションのルールが連携の質を大きく左右します。

緊急時はSlack、正式な依頼はメール、進捗報告はAsanaなど、チャネルの役割を部門間で事前に決めておきましょう。

また、「依頼は簡潔に要点を3行以内」「返信は24時間以内」など、小さなルールを揃えておくのもおすすめ。

他部署とのやりとりに関して混乱が減り、業務ストレスが軽減されるだけでなく、信頼感も生まれますよ。

ドキュメントを一元管理する

「そのファイル、どこにあるの？」「最新版はどれ？」といった混乱を防ぐには、ドキュメントの一元管理が不可欠。

Google Drive・Notion・Boxなどのクラウドストレージを用いて、共有フォルダを整理しましょう。

フォルダ構造やファイル命名の仕方を統一するのもポイント。

簡単でもルールがあることで、情報探索の時間を大幅に削減できますよ。

他部署とのタスク管理におすすめツール5選

タスク管理では、タスクの見える化とに加えて「誰が」「いつまでに」「何をやるか」の明確化が何より重要です。

実際に他部署連携で成果を出している企業が導入しているおすすめのタスク管理ツールを5つ紹介します。

スーツアップ

スーツアップは、部署を超えたタスク共有や役割分担に特化したプロジェクト管理ツール。

ガントチャートやカンバン方式でタスクを整理可能で、部門ごとに閲覧権限を調整できる機能も優れていますよ。

日本企業に多い階層構造や承認フローにも対応しているのもポイント。

製造業・サービス業でも導入実績があるので、ぜひ導入を検討してみてください。

Notion

自由度が非常に高く、タスク・議事録・ロードマップ・ナレッジまでまとめて管理できる万能ツールのNotion。

さまざまな機能が1つのアプリで網羅していることや、豊富なテンプレートを備えていることが評価されていますよ。

部署ごとにページを分けて管理することで、部署間の動きを横断的に把握しやすい点も魅力です。

Asana（アサナ）

Asanaは、直感的なUIと豊富なテンプレートで、プロジェクト全体の進行管理に定評があるツール。

タスクの優先度や進捗ステータス、責任者などを一目で確認でき、プロジェクトの全体像を俯瞰しやすいのが特徴です。

SlackやGoogleカレンダーなどとの連携も充実していて、通知漏れや進捗のズレを最小限に抑えられますよ。

Trello（トレロ）

カード形式の「カンバン」ビューで、視覚的にタスク管理できるシンプルなツールであるTrello。

「To Do」「Doing」「Done」と進捗を見える化でき、進捗状況が一目瞭然のステータス管理が優れていますよ。

導入コストも低いので、他部署と連携する上で初期的なタスク共有ツールとして、スモールスタートに最適です。

Backlog（バックログ）

Backlogは、開発部門と非エンジニア部門が一緒に使える、バランスの取れた国産ツール。

ガントチャート・Wiki・ファイル共有・バージョン管理などの機能が揃っています。

コメント機能や通知もシンプルで初心者にもやさしい設計は、開発・営業・企画が同時に進行する案件向きですよ。

他部署とのタスク管理でよくある課題

次に、部署間でタスクを管理する中で、現場が直面する「あるある課題」を解説します。

なぜ起きるのか、どう防ぐべきかを掘り下げておいて、いざ課題に直面したときに備えましょう。

情報共有の遅れや伝達ミス

「言った・言わない」のトラブルは、メールや口頭でのやり取りに頼る組織ほど起こりがちです。

共有場所がバラバラで、誰にどこまで伝わっているのかが不明確な場合、ミスが重なることも…。

履歴が残るチャットやツールでやりとりしつつ、共有先・通知先を統一することで、ミスを予防しましょう。

進捗状況の見えにくさ

ツールを使っていても、更新がされていなければ「見えていない」のと同じ…。

担当者が自部署だけの進捗に集中し、全体がどう動いているかの視野が持てないのも、よくある課題かもしれません。

定例の更新タイミングを決める、「進捗率」や「ステータス」の入力をルール化するなど、工夫が必要ですよ。

タスクの責任者が曖昧

共同タスクで「自分が補助的にやると思っていたら、相手も同じだった」という状態は、非常に危険です。

結果として、誰もやらずに期限を過ぎるリスクがありますよ。

最初のミーティングやツール上で「主担当」「サブ担当」を明示するなど、設計段階で対策しておきましょう。

「他部署とのタスク管理」についてよくある質問

頭ではわかっていてもなかなか難しいのが、他部署とのタスク管理です。

ほかの人がどうやっているのか、不思議に思ってしまう人もいるかもしれません。

よく聞かれる悩みや疑問をQ&A形式で整理しましたので、ぜひ参考にしてください。

【まとめ】他部署とタスク管理する方法

他部署とのタスク管理を成功させる3つの柱は、共通のルール、可視化された情報、継続的な対話です。

どんなに優れたツールを導入しても、うまく機能しなければ意味がありません。

使い方のルールを決め、責任を明確化することで、うまくコミュニケーションがとれるようにしましょう。

より生産性の高い連携体制を築いていくために、適切な方法やツールを自社の状況に応じて取り入れてくださいね。