ChatworkのToDo管理を完全マスター！基本操作から応用まで徹底解説

「ChatworkでタスクをもらったけどToDo機能の使い方がよくわからない」
「タスクの通知が多すぎて、本当に重要なものを見逃してしまう」
「チーム全体のタスク進捗を効率的に管理する方法を知りたい」
そんな悩みを抱えていませんか？

ChatworkのToDo機能を適切に活用できないと、タスクの抜け漏れが発生し、締切遅延やチーム連携の混乱を引き起こします。特にリモートワークが定着した今、オンラインでの確実なタスク管理は業務効率を左右する重要な要素となっています。

本記事では、ChatworkのToDo機能の基本操作から、プライベートタスクと共有タスクの使い分け、複数人でのタスク管理術、さらに外部ツールとの連携方法まで、実践的なノウハウを画面キャプチャ付きで徹底解説します。よくあるトラブルの解決法も網羅しているため、困ったときの辞書としても活用できます。

この記事を読めば、ChatworkのToDo機能を使いこなし、個人の生産性向上とチーム全体の業務効率化を同時に実現できるようになります。明日から実践できる具体的なテクニックで、タスク管理の悩みから解放されましょう。

Chatwork（チャットワーク）のToDo管理機能とは？基本から使い分けまで完全理解

ChatworkのToDo管理機能を使いこなすことで、業務の抜け漏れを防ぎ、チーム全体の生産性を大幅に向上させることができます。

ChatworkのToDo管理機能は、日々の業務タスクを効率的に管理し、チーム全体の生産性を向上させるための強力なツールです。

単なるチャットツールとしてChatworkを利用している企業も多い中、ToDo機能を適切に活用することで、業務の抜け漏れを防ぎ、プロジェクトの進捗を可視化し、チームメンバー間の連携を大幅に改善することができます。

プライベートタスクは個人の備忘録やリマインダーとして機能し、共有タスクはチーム全体でタスクの進捗を把握し、協力して業務を進めるために使用されます。

これらの使い分けを理解することで、個人の生産性向上とチームワークの強化を同時に実現することが可能になります。

タスクの編集権限や削除権限には明確なルールがあり、誰がどのような操作を行えるかを理解しておくことが重要です。

また、ChatworkのToDo機能は、タスクの作成者、担当者、期限、完了状態などを一元管理できる仕組みを提供しています。

タスクの編集権限や削除権限についても明確なルールが設定されており、誰がどのような操作を行えるかが体系的に整理されています。

これにより、責任の所在を明確にしながら、柔軟なタスク管理を実現することができます。

通知機能も充実しており、タスクの追加、編集、完了などのアクションに応じて、関係者に適切なタイミングで通知が送信されます。

この通知システムを理解し、適切にカスタマイズすることで、重要なタスクの見落としを防ぎながら、不要な通知による業務の中断を最小限に抑えることができます。

自分だけのプライベートタスクと複数人での共有タスクの違い

プライベートタスクと共有タスクを適切に使い分けることで、個人の業務管理とチーム連携の両立が可能になります。

ChatworkのToDo機能における最も重要な概念の一つが、プライベートタスクと共有タスクの区別です。

この2つのタスクタイプは、作成方法、表示範囲、管理方法において明確な違いがあり、それぞれの特性を理解することで、業務シーンに応じた適切な使い分けが可能になります。

プライベートタスクは、文字通り自分だけが閲覧・管理できるタスクです。

作成方法としては、マイチャット内でタスクを作成することで、自動的にプライベートタスクとして設定されます。

このタスクは他のメンバーからは一切見えないため、個人的なメモ、リマインダー、自己管理用のToDoリストとして活用することができます。

例えば、会議の準備事項、個人的な学習計画、締切前の最終チェックリストなど、他者と共有する必要のないタスクを管理する際に最適です。

プライベートタスクの最大の利点は、チームメンバーに影響を与えることなく、自由に作成・編集・削除ができることです。

試験的にタスク機能を使ってみたい場合や、個人的な業務整理を行いたい場合にも、プライベートタスクから始めることで、機能に慣れることができます。

作成時に担当者を指定することで、特定のメンバーに対してタスクを割り当てることができ、チーム全体でタスクの進捗状況を把握することが可能になります。

共有タスクの作成時には、タスクの内容、担当者、期限を明確に設定することが重要です。

これにより、誰が何をいつまでに完了させる必要があるのかが一目瞭然となり、プロジェクト管理の透明性が大幅に向上します。

タスクタイプ	作成場所	閲覧範囲	適した用途
プライベートタスク	マイチャット	自分のみ	個人メモ・リマインダー
共有タスク（グループ）	グループチャット	グループメンバー全員	チーム業務・プロジェクト管理
共有タスク（DM）	ダイレクトチャット	会話相手のみ	1対1の業務依頼

共有タスクの表示範囲は、そのタスクが作成されたチャットルームに依存します。

例えば、営業部のグループチャット内で作成されたタスクは、営業部のメンバー全員が閲覧できますが、他部署のメンバーからは見えません。

この仕組みにより、情報の機密性を保ちながら、必要な範囲でのみタスクを共有することができます。

また、ダイレクトチャットで作成したタスクは、その会話に参加している2名のみで共有されるため、1対1の業務依頼や確認事項の管理に適しています。

管理方法の違いも重要なポイントです。

プライベートタスクは完全に自己管理となりますが、共有タスクは複数人での協調的な管理が必要となります。

共有タスクでは、タスクの作成者、担当者、その他のメンバーがそれぞれ異なる権限を持ち、タスクの編集や削除に一定の制限が設けられています。

これにより、誤操作によるタスクの消失や、無断での内容変更を防ぐことができます。

実際の業務での使い分けとしては、まず業務の性質を考慮することが重要です。

報告書の作成、資料の準備、会議の議事録作成など、個人で完結する業務はプライベートタスクとして管理し、プロジェクトの進行、チーム間の連携が必要な業務、承認プロセスが含まれる業務などは共有タスクとして管理することが推奨されます。

また、タスクの重要度や緊急度によっても使い分けを行うことができます。

重要かつ緊急なタスクは共有タスクとして設定し、チーム全体で進捗を監視することで、確実な完了を目指すことができます。

タスクの編集・削除権限と相手への影響を把握する

タスクの編集・削除権限を正しく理解することで、チーム運用のトラブルを未然に防ぐことができます。

ChatworkのToDo機能において、タスクの編集・削除権限の仕組みを正確に理解することは、チーム運用を円滑に進める上で極めて重要です。

誤った操作によってチーム全体の業務に影響を与えることを防ぎ、適切な権限管理のもとで効率的なタスク管理を実現するために、権限の詳細と操作による影響範囲を把握しておく必要があります。

タスク作成者は、自身が作成したタスクの内容、担当者、期限などすべての項目を編集することができます。

一方、担当者として指定されたメンバーも、自分が担当するタスクの内容や期限を編集することが可能です。

担当者の変更については、原則としてタスク作成者のみが行えるという制限があります。

この仕組みにより、タスクの責任者を勝手に変更されることを防ぎ、業務の責任所在を明確に保つことができます。

タスクを編集した際の他メンバーへの影響は、編集内容によって異なります。

タスクの内容や期限を変更した場合、その変更はリアルタイムで全メンバーに反映され、変更履歴がチャット内に自動的に記録されます。

例えば、「タスクの期限を3月15日から3月20日に変更しました」といった通知がチャット内に表示され、関係者全員が変更内容を把握できるようになっています。

この透明性の高い仕組みにより、タスクの変更による混乱を防ぎ、チーム全体での情報共有を促進することができます。

操作内容	作成者の権限	担当者の権限	その他メンバー
タスク内容の編集	○可能	○可能	×不可
期限の変更	○可能	○可能	×不可
担当者の変更	○可能	×不可	×不可
タスクの削除	○可能	×不可	×不可

削除権限については、より厳格な制限が設けられています。

タスクの削除は、原則としてタスク作成者のみが実行可能です。

担当者として指定されたメンバーは、たとえ自分が担当するタスクであっても、削除することはできません。

この制限により、重要なタスクが誤って削除されるリスクを最小限に抑えることができます。

ただし、プライベートタスクについては、作成者である自分自身が自由に削除できるため、個人的なタスク管理においては柔軟な運用が可能です。

共有タスクを削除すると、そのタスクに関わるすべてのメンバーに削除通知が送信されます。

「〇〇さんがタスクを削除しました」という通知がチャット内に表示され、削除されたタスクの内容も確認できるようになっています。

これにより、誤って削除された場合でも、チームメンバーが気づいて適切な対応を取ることができます。

また、削除されたタスクの情報は完全に消去されるわけではなく、一定期間はチャットの履歴として残るため、必要に応じて過去の情報を参照することも可能です。

権限管理におけるベストプラクティスとして、チーム内でタスクの編集・削除に関するルールを明文化しておくことが推奨されます。

例えば、タスクの期限変更は事前に関係者と相談する、削除は原則として行わず完了処理で対応する、重要なタスクは複数人でダブルチェックするなど、運用ルールを定めることで、権限の適切な行使を促すことができます。

また、新しいメンバーがチームに加わった際には、これらの権限ルールについて必ず説明を行い、理解を得ることが重要です。

編集・削除操作を行う前の確認事項として、まず影響を受けるメンバーの範囲を把握することが必要です。

グループチャット内のタスクであれば、そのグループの全メンバーに影響が及ぶことを認識し、必要に応じて事前の連絡や承認を得ることが望ましいです。

また、タスクに関連する他のタスクや業務プロセスへの影響も考慮する必要があります。

一つのタスクの変更が、連鎖的に他の業務に影響を与える可能性があるため、全体像を把握した上で操作を行うことが重要です。

通知設定の仕組みとカスタマイズ方法

通知設定を最適化することで、重要なタスクを見逃さず、かつ業務の集中を妨げない理想的な環境を構築できます。

ChatworkのToDo機能における通知システムは、タスク管理の効率性を大きく左右する重要な要素です。

適切な通知設定により、重要なタスクの見落としを防ぎながら、過度な通知による業務の中断を避けることができます。

通知の仕組みを理解し、自分の業務スタイルに合わせてカスタマイズすることで、最適なタスク管理環境を構築することが可能になります。

通知が発生するタイミングは、主に以下の5つのアクションに分類されます。

第一に、新規タスクが追加された時です。自分が担当者として指定された場合、即座に通知が送信され、新しいタスクの存在を知ることができます。

第二に、既存タスクが編集された時です。タスクの内容、期限、担当者などが変更された際に、関係者全員に変更通知が送信されます。

第三に、タスクが完了された時です。タスクの完了処理が行われると、作成者と担当者の両方に完了通知が送信されます。

第四に、タスクの期限が近づいた時です。設定された期限の前日や当日に、リマインダー通知が自動的に送信されます。

第五に、タスクが削除された時です。削除操作が行われると、そのタスクに関わっていた全メンバーに削除通知が送信されます。

通知タイプ	特徴	適した利用シーン
デスクトップ通知	PC画面にポップアップ表示	作業中のリアルタイム対応
モバイル通知	スマホのプッシュ通知	外出中・会議中の確認
メール通知	登録メールアドレスに送信	オフライン時の情報受信

デスクトップ通知は、PCでChatworkを使用している際に、画面の右下などにポップアップ表示される通知です。

作業中でも素早く新着情報を確認できるため、リアルタイムでの対応が必要な業務に適しています。

モバイル通知は、スマートフォンのChatworkアプリに送信されるプッシュ通知です。

外出中や会議中でも重要なタスクの更新を把握できるため、機動的な業務対応が可能になります。

メール通知は、登録されたメールアドレスに送信される通知で、Chatworkにログインしていない時間帯でも情報を受け取ることができます。

通知設定のカスタマイズは、個人の設定画面から詳細に行うことができます。

まず、通知を受け取るタイミングを選択することが可能です。

「すべての更新」「自分宛のメッセージとタスクのみ」「TO付きメッセージのみ」など、複数のオプションから選択できます。

業務の性質や役割に応じて、適切な設定を選ぶことが重要です。

例えば、プロジェクトマネージャーの立場であれば「すべての更新」を選択し、チーム全体のタスク状況を把握することが望ましいでしょう。

一方、実務担当者であれば「自分宛のメッセージとタスクのみ」を選択し、自分に関係する情報に集中することができます。

• リアルタイム通知：緊急性の高い業務向け
• 1時間ごとのまとめ通知：集中作業とのバランス重視
• 1日1回のダイジェスト通知：定期確認で十分な場合

通知の頻度についても細かく調整することができます。

「リアルタイム通知」「1時間ごとのまとめ通知」「1日1回のダイジェスト通知」など、複数の選択肢が用意されています。

緊急性の高い業務を担当している場合はリアルタイム通知を選択し、集中作業が多い場合はまとめ通知を選択するなど、業務パターンに応じた設定が可能です。

また、通知を受け取る時間帯を指定することもできます。

営業時間内のみ通知を受け取る設定にすることで、プライベートな時間への業務侵食を防ぐことができます。

デバイスごとの通知設定も重要なカスタマイズポイントです。

例えば、勤務時間中はPCでリアルタイム通知を受け取り、外出時はスマートフォンで重要な通知のみを受け取るといった使い分けが可能です。

また、複数のデバイスで同時に通知を受け取ることも、特定のデバイスのみで受け取ることも選択できます。

通知音やバイブレーションの設定も、業務効率に影響を与える要素です。

重要度に応じて異なる通知音を設定することで、通知の内容を音で判別することができます。

会議中や集中作業中は、音を消してバイブレーションのみにすることで、周囲への配慮と情報収集を両立させることができます。

また、夜間や休日は通知を完全にオフにする設定も可能で、ワークライフバランスの維持に貢献します。

通知のフィルタリング機能を活用することで、より精密な通知管理が可能になります。

特定のキーワードを含むタスクのみ通知を受け取る、特定のメンバーからのタスクのみ通知を受け取る、特定のグループチャット内のタスクのみ通知を受け取るなど、様々な条件でフィルタリングすることができます。

これにより、本当に必要な情報のみを効率的に収集することが可能になります。

【実践】Chatwork（チャットワーク）でToDo管理を始める基本操作ガイド

タスクの追加から編集、削除、完了まで、一連の操作を習得することで、日々の業務管理を効率化できます。

ChatworkのToDo管理機能を実際に使い始めるには、まず基本的な操作方法を理解することが重要です。

タスクの追加から編集、削除、完了まで、一連の操作を習得することで、日々の業務管理を効率化できます。

本セクションでは、PC版とスマホ版それぞれの操作方法を、実際の画面の流れに沿って詳しく解説し、初めての方でも確実にタスク管理を始められるようサポートします。

2024年11月にリリースされた予約送信機能や自分宛て一覧機能など、ChatworkのToDo管理をさらに便利にする新機能も順次追加されています。

これらの最新機能と従来の基本機能を組み合わせることで、より効率的なタスク管理が可能になります。

実際の操作手順を、画面の構成要素を詳しく説明しながら解説していきます。

PC版でタスクを追加する5ステップ

わずか5つのステップで完了！直感的なインターフェースで初めての方でも迷いません。

PC版Chatworkでタスクを追加する操作は、わずか5つのステップで完了します。

直感的なインターフェースにより、初めての方でも迷うことなくタスクを作成できます。

以下、実際の画面構成に沿って、各ステップを詳細に解説します。

スマホ版でタスクを追加する方法と注意点

外出先や移動中でもスムーズにタスク管理！スマホ版特有の操作方法をマスターしましょう。

スマホ版ChatworkでのタスクタスクPC版と基本的な流れは同じですが、画面構成とタッチ操作に最適化されており、いくつか異なる点があります。

外出先や移動中でもスムーズにタスク管理を行うために、スマホ版特有の操作方法と注意点を詳しく解説します。

スマホ版特有の制限事項と注意点

2024年10月のアップデートにより、モバイルアプリからの写真の共有や閲覧がさらに便利になりましたが、タスク機能においてもいくつかの制限があります。

制限事項	対処方法
情報表示量が少ない	タスク一覧の確認や複数タスクの管理にはPC版を推奨
複雑な編集作業が困難	大量のタスクを一括処理する場合はPC版を使用
通信環境による遅延	重要なタスクは同期完了を必ず確認
オフライン時の制限	オンライン復帰後の重複チェックが必要

スマホ版を効率的に活用するためのヒント

タスクが追加できない・タスク化できない時の解決法7選

「タスク追加ボタンが表示されない」「エラーが出る」そんなトラブルを7つの解決法で即解決！

ChatworkでタスクToDo機能を使用していると、「タスク追加ボタンが表示されない」「エラーが出てタスクが作成できない」といったトラブルに遭遇することがあります。

これらの問題の多くは、設定や権限、環境要因によるものです。

以下、よくあるトラブルとその解決方法を7つのパターンに分けて詳しく解説します。

タスクの編集方法と全員への反映タイミング

プロジェクトの進行に合わせて柔軟にタスクを更新！編集権限と反映タイミングを完全理解。

既存のタスクを編集する機能は、プロジェクトの進行に伴う変更や調整を柔軟に行うために重要です。

タスクの内容、担当者、期限などを適切に更新することで、常に最新の情報をチーム全体で共有できます。

編集操作の手順と、その変更が他のメンバーにどのように反映されるかを詳しく解説します。

タスク編集画面へのアクセス方法

編集可能な項目と権限の関係

担当者の変更ができないのは、タスクの責任所在を明確に保つための仕様です。

グループチャットの場合、そのグループに参加していないメンバーを新たに担当者として追加することはできないため、必要に応じて先にメンバーをグループに招待する必要があります。

編集内容の保存と変更履歴の記録

編集画面で必要な変更を行った後、「保存」ボタンをクリックすると変更が確定します。

この瞬間から、変更内容がすべての関係者に反映されます。

他メンバーへの通知と反映のタイミング

タスクの編集が保存されると、リアルタイムで全メンバーに変更が反映されます。

複数人が同時に編集した場合の処理

複数のメンバーが同じタスクを同時に編集しようとした場合、後から保存した人の変更が優先されます。

編集中は定期的に保存を行い、長時間編集画面を開いたままにしないことも重要です。

一括編集の制限と対処法

複数人に同じタスクを登録した場合、現在のChatworkでは依頼先の数だけタスクを個別に編集しなければならない制限があります。

タスクを削除する前に確認すべき3つのポイント

削除は元に戻せない重要な操作！誤削除を防ぎ、チーム全体への影響を最小限に抑える3つの確認事項。

タスクの削除は、一度実行すると基本的に元に戻すことができない重要な操作です。

誤削除によるトラブルを防ぎ、チーム全体の業務に影響を与えないよう、削除前に必ず確認すべき3つのポイントを詳しく解説します。

削除権限については、原則としてタスク作成者のみが削除可能という制限があります。

担当者として指定されたメンバーは、自分が担当するタスクであっても削除することはできません。

この仕組みにより、重要なタスクが誤って削除されるリスクを最小限に抑えています。

タスクの依存関係を確認する方法

バックアップの具体的な方法

バックアップ対象	保存方法
タスクの基本情報	内容、担当者、期限をテキストファイルやスプレッドシートにコピー
関連チャット	メッセージをスクリーンショットやテキストコピーで保存
添付ファイル	削除前にダウンロードして別途保管

削除の代替手段として「完了処理」を活用

削除は最終手段として、まずは完了処理や内容変更での対応を検討することをおすすめします。

Chatwork（チャットワーク）のToDo管理で複数人のタスクを効率化する方法

ChatworkのToDo機能を活用することで、タスクの割り振りから進捗管理、完了報告まで、チーム全体のワークフローを効率化できます。

チーム全体の生産性を向上させるためには、個人のタスク管理だけでなく、複数人での協調的なタスク管理が不可欠です。

ChatworkのToDo機能を活用することで、タスクの割り振りから進捗管理、完了報告まで、チーム全体のワークフローを効率化できます。

特に、リモートワークやハイブリッドワークが普及した現在、オンラインでのタスク管理の重要性はますます高まっています。

ChatworkはSlackと比較して、タスク管理機能が標準搭載されている点が大きな特徴であり、外部ツールとの連携なしでチャットとタスク管理をシームレスに行えます。

この統合された環境により、コミュニケーションとタスク管理の間でツールを切り替える必要がなく、業務効率が大幅に向上します。

本セクションでは、複数人でのタスク管理を最適化するための実践的な方法とベストプラクティスを詳しく解説します。

Chatwork（チャットワーク）のToDo管理で複数人のタスクを効率化する方法

ChatworkのToDo機能を活用することで、タスクの割り振りから進捗管理、完了報告まで、チーム全体のワークフローを効率化できます。

チーム全体の生産性を向上させるためには、個人のタスク管理だけでなく、複数人での協調的なタスク管理が不可欠です。

ChatworkのToDo機能を活用することで、タスクの割り振りから進捗管理、完了報告まで、チーム全体のワークフローを効率化できます。

特に、リモートワークやハイブリッドワークが普及した現在、オンラインでのタスク管理の重要性はますます高まっています。

ChatworkはSlackと比較して、タスク管理機能が標準搭載されている点が大きな特徴であり、外部ツールとの連携なしでチャットとタスク管理をシームレスに行えます。

この統合された環境により、コミュニケーションとタスク管理の間でツールを切り替える必要がなく、業務効率が大幅に向上します。

本セクションでは、複数人でのタスク管理を最適化するための実践的な方法とベストプラクティスを詳しく解説します。

複数人へのタスク割り振りのベストプラクティス

効果的なタスク割り振りは、チームの生産性を左右する重要な要素です。

メンバーの能力や負荷状況を考慮しながら、適切にタスクを配分することで、プロジェクト全体の成功確率を高めることができます。

以下、複数人へのタスク割り振りにおける具体的な手法とコツを解説します。

これにより、各メンバーが抱えているタスクの数と期限を把握し、新たなタスクを割り振る際の判断材料とすることができます。

スキルセットの把握については、過去のタスク完了履歴を参照することが有効です。

特定の種類のタスクを効率的に完了させているメンバーや、高品質な成果物を一貫して提供しているメンバーを識別し、その得意分野に応じたタスクを優先的に割り振ることで、全体の効率を最大化できます。

また、新しいスキルを習得中のメンバーには、適度な難易度のタスクを割り振ることで、成長機会を提供しながらチームの生産性も維持することができます。

大きすぎるタスクは進捗管理が困難になり、小さすぎるタスクは管理のオーバーヘッドが増大します。

これにより、定期的な進捗確認が可能になり、問題が発生した場合も早期に対処できます。

タスクの定義においては、「何を」「いつまでに」「どのような基準で」完了させるかを明確に記載することが必要です。

これにより、担当者は複数のタスクを抱えている場合でも、どれから着手すべきかを即座に判断できます。

タスク間の依存関係についても、明確に記載することが重要です。

「このタスクは〇〇さんの△△タスク完了後に着手」といった前提条件を記載することで、無駄な待ち時間や手戻りを防ぐことができます。

割り振り戦略	適用場面
競争型	クリエイティブな業務、複数の視点が必要な企画業務
分担型	大量のデータ入力、調査業務
バックアップ型	重要度の高いタスク、継続性が求められる業務

同じ内容のタスクを複数人に割り振る場合、いくつかの戦略があります。

Chatworkでは、タスクのコメント欄や本文に「主担当：〇〇さん、副担当：△△さん」と明記することで、役割分担を明確にできます。

Chatworkのグループチャットで定期的な振り返りミーティングを設定し、タスク管理の改善点を議論する場を設けることも効果的です。

担当者と確認者の役割分担を明確にする方法

プロジェクトの品質を保証し、ミスを防ぐためには、タスクの実行者（担当者）と確認者（レビュアー）の役割を明確に分けることが重要です。

ChatworkのToDo機能を活用して、効果的な役割分担とダブルチェック体制を構築する方法を解説します。

ChatworkでこれらのRACIを実装する際は、タスクの本文に役割を明記します。

例えば、「【R】田中さん：設計書作成、【A】山田さん：最終承認、【C】技術チーム：技術的助言、【I】営業チーム：進捗共有」といった形式で記載することで、各自の責任範囲が一目瞭然となります。

これにより、「誰に聞けばいいか分からない」「誰の承認が必要か不明」といった混乱を防ぐことができます。

Chatworkでは、各段階を個別のタスクとして設定することで、確認プロセスの進捗を可視化できます。

例えば、「企画書作成」というメインタスクに対して、「企画書セルフチェック（担当者自身）」「企画書ピアレビュー（同僚）」「企画書最終承認（マネージャー）」という3つの関連タスクを作成し、それぞれに適切な担当者と期限を設定します。

問題の種類	報告先
期限遅延の可能性	直属上司に即座に報告
技術的な問題	技術リーダーに相談
顧客クレーム	カスタマーサクセス責任者にエスカレーション

Chatworkのグループチャットに「エスカレーション基準」を固定メッセージとして設定し、どのような場合に誰に報告すべきかを明記します。

この権限マトリックスをChatworkのノート機能やファイル共有機能で常に参照可能な状態にしておくことで、タスク実行中の判断に迷った際も、適切な承認者にスムーズに確認を取ることができます。

• 誤字脱字チェック済み
• フォーマット統一確認
• 参照資料の最新性確認
• 関係者レビュー完了

担当者はタスク完了時にこのチェックリストを使用してセルフチェックを行い、確認者は同じチェックリストを使用して成果物を評価します。

チェック結果はタスクのコメント欄に「チェックリスト：8/10項目クリア、残り2項目は修正中」といった形で記録することで、品質管理の透明性を確保できます。

タスク完了報告の効率的な運用ルール

タスクの完了報告は、プロジェクトの進捗管理において重要な要素です。適切な完了報告の仕組みを構築することで、チーム全体の状況把握が容易になります。

ChatworkのToDo機能を活用した効率的な完了報告の運用ルールを解説します。

これらの完了基準は、タスク作成時にテンプレートとして自動的に含まれるよう、Chatworkのマイチャットにテンプレート集を作成しておくことが推奨されます。

担当者は各条件をクリアした際に、タスクのコメント欄でチェックマークを付けていき、すべての条件を満たした時点で初めてタスクを「完了」とすることで、品質の一貫性を保つことができます。

報告項目	記載内容
完了した作業の概要	何を完了させたか簡潔に記載
成果物の保存場所	URLやファイルパス
実際にかかった作業時間	予定との差異も含めて記載
発生した問題と対処法	トラブルとその解決方法
次のアクション	引き継ぎ事項や次の工程
改善提案	気づいた点や効率化のアイデア

Chatworkでタスクを完了する際、単に「完了」ボタンを押すだけでなく、完了直前にこれらの情報をコメントとして追加することで、後から振り返った際にも有益な情報が残ります。

2024年11月にリリースされた予約送信機能により、定期的な進捗報告をより効率的に行えるようになりました。

この機能を活用することで、複数のプロジェクトにまたがるタスクの進捗報告を一元的に管理し、抜け漏れのない報告体制を構築できます。

• 重要度の高いタスク：完了と同時にグループチャットでメンション付き報告
• 通常のタスク：自動通知のみ
• 定期的なタスク：異常値が発生した場合のみ詳細報告

Chatworkのグループチャットで定期的な振り返りミーティングを設定し、完了報告の質や適時性についてもフィードバックを行い、チーム全体の報告スキルを向上させていきます。

チーム全体の進捗を可視化する3つの工夫

チーム全体のタスク進捗を効果的に可視化することは、プロジェクトの成功に不可欠です。ChatworkのToDo機能を最大限に活用する3つの工夫を詳しく解説します。

まず、プロジェクトごとに専用のグループチャットを作成し、そのチャット内のタスクリストをプロジェクトダッシュボードとして使用します。

タスクの命名規則を統一し、一目で進行段階と担当者が分かる形式にします。

毎朝の定例ミーティングで、このダッシュボードを全員で確認し、「期限切れ」「本日期限」「今週期限」のタブを切り替えながら、優先順位の確認と調整を行います。

優先度	絵文字表記	対応期限
緊急	🔴	24時間以内
重要	🟡	3日以内
通常	🟢	1週間以内

色分けやアイコンを活用した視覚的な管理も効果的です。

タスク名の冒頭に優先度を示す絵文字を付けることで、スクロールしながらでも重要なタスクを即座に識別できます。

• ⏸️ 保留中
• ▶️ 進行中
• ✅ 完了間近

また、上記のようなステータスを示す記号を併用することで、各タスクの状態を視覚的に表現できます。

毎週金曜日の定時に、その週のタスク完了状況をまとめたレポートを作成し、グループチャットに投稿するルールを設けます。

このレポート作成を効率化するため、タスク管理画面の情報を定期的にエクスポートし、スプレッドシートで集計する仕組みを構築します。

ChatworkのAPIを活用できる場合は、自動集計ツールを開発することも検討できます。

集計結果は、グラフや表形式で視覚化し、画像ファイルとしてChatworkに投稿することで、一目で状況が把握できるようにします。

各メンバーが週次で「今週の成果」「来週の予定」「課題・相談事項」を簡潔にまとめてグループチャットに投稿することで、チーム全体の状況認識を共有できます。

Chatworkのタスク管理機能を使用して、以下のようなボトルネック検出の仕組みを構築します。

具体的には、該当タスクのコメント欄に「⚠️期限まで3日：進捗確認が必要です」というメッセージを投稿し、関係者に通知します。

リソースの偏りを検出することも重要です。

特定のメンバーにタスクが集中していないか、定期的にチェックを行います。

「自分が依頼者」タブで各メンバーの未完了タスク数を確認し、上記の基準に該当する場合は、タスクの再配分を検討します。

また、特定のスキルを持つメンバーがボトルネックになりやすい場合は、スキルトランスファーやペアワークの導入により、属人性を減らす取り組みを進めます。

自分だけのChatwork（チャットワーク）のToDo管理術で生産性を向上させる

ChatworkのToDo機能を個人タスク管理ツールとして活用することで、日々の業務効率を飛躍的に向上させることができます

個人の生産性向上は、チーム全体のパフォーマンス向上の基盤となります。

ChatworkのToDo機能を個人のタスク管理ツールとして最大限活用することで、日々の業務効率を飛躍的に高めることができます。

特に、マイチャット機能を活用した個人タスク管理は、他のメンバーに影響を与えることなく、自由にカスタマイズできる点が大きなメリットです。

このプライベートな空間を効果的に活用することで、業務とプライベートのバランスを保ちながら、高い生産性を維持することが可能になります。

プライベートタスクの作成と管理方法

マイチャットを活用することで、他者の目を気にせず自分のペースでタスク管理が可能になります

マイチャットを活用したプライベートタスクの管理は、個人の業務効率化の要となります。

他者の目を気にすることなく、自分のペースでタスクを管理できるため、試行錯誤しながら最適な管理方法を見つけることができます。

以下、効果的なプライベートタスク管理の具体的な方法を解説します。

マイチャットの環境設定と整理術

マイチャットを個人のタスク管理センターとして機能させるために、まず環境を整えることから始めます。

個人的なタスクテンプレートの作成

頻繁に発生する定型的なタスクについては、テンプレートを作成してマイチャットに保存しておきます。

テンプレートには過去の経験から得られた注意点や効率化のコツも含めておきましょう

これらのテンプレートは、マイチャットのメッセージとして保存し、必要な時にコピー＆ペーストでタスク化します。

季節や時期によって発生する特殊なタスク（年末調整、決算準備など）のテンプレートも事前に準備しておくことで、繁忙期でも慌てることなく対応できます。

個人の習慣化を支援するタスク設定

プライベートタスクの大きな利点は、個人的な習慣形成をサポートできることです。

習慣化を成功させるコツは、最初は小さく始めることです。

ChatworkIのタスク機能で達成状況を記録し、「30日連続達成！」といったマイルストーンをマイチャットに記録することで、モチベーションを維持できます。

習慣化に失敗した場合の原因分析もタスクのコメント欄に記録し、次回の改善に活かします。

緊急度と重要度のマトリックス管理

個人タスクを「緊急度」と「重要度」の2軸で分類する、いわゆる「アイゼンハワー・マトリックス」をChatworkで実装します。

分類	対応方針
【緊急×重要】	即座に対応
【非緊急×重要】	計画的に処理
【緊急×非重要】	可能な限り委譲または自動化
【非緊急×非重要】	削除または保留

週次レビューで各カテゴリーのタスク比率を分析し、緊急×重要タスクが多すぎる場合は計画性の改善が必要です

個人の生産性メトリクスの追跡

自分の生産性を定量的に把握するため、タスク完了データを蓄積し、分析する仕組みを構築します。

各タスクの完了時に、「予定時間：2時間、実績時間：1.5時間」といった形で時間を記録し、見積もり精度の向上を図ります。

これらのデータを時系列で追跡することで、自己の成長を可視化し、さらなる改善への動機付けとします。

個人の生産性を2倍にする優先順位付けテクニック

科学的な優先順位付け手法をChatworkのToDo機能で実践し、限られた時間で最大の成果を生み出しましょう

効果的な優先順位付けは、限られた時間で最大の成果を生み出すための重要なスキルです。

ChatworkのToDo機能を活用して、科学的な優先順位付け手法を実践する具体的なテクニックを解説します。

MoSCoW法による優先度分類

MoSCoW法（Must have, Should have, Could have, Won’t have）は、要求事項の優先順位付けに広く使用される手法です。

毎朝のタスク確認時に、まず【M】タグのタスクから着手し、すべて完了してから【S】タグに移行します。

【C】タグのタスクは、予定より早く作業が進んだ場合のバッファとして活用します。

【W】タグのタスクは、記録として残しつつも、実行リストからは除外することで、意思決定の履歴を保持します。

パレートの法則（80/20ルール）の適用

成果の80%は努力の20%から生まれるというパレートの法則を、タスク管理に適用します。

「顧客対応系のタスクは成果インパクトが高い」という傾向が見られた場合、顧客関連のタスクの優先順位を自動的に上げる判断ルールを設定しましょう

時間ブロッキングとの連携

カレンダーアプリと連携して、時間ブロッキング手法を実践します。

ChatworkOのタスクごとに推定作業時間を設定し、その時間をカレンダーに事前にブロックします。

タスクの期限と時間ブロックを連動させることで、より現実的なスケジュール管理が可能になります。

実際の作業時間と予定時間の差異を記録することで、見積もり精度を継続的に改善していきます。

エネルギーレベルに基づくタスク配置

人間の集中力とエネルギーレベルは一日の中で変動するため、この生理的リズムに合わせてタスクを配置することで生産性を最大化できます。

エネルギーレベル	時間帯の目安	適したタスク
高	午前中	創造的思考や深い集中を要する【M】タグの重要タスク
中	午後前半	ルーティンワークや定型的な【S】タグのタスク
低	午後後半	メールチェックや簡単な事務作業【C】タグのタスク

この配置戦略により、一日を通じて安定した生産性を維持できます。

バッチ処理による効率化

類似したタスクをまとめて処理する「バッチ処理」により、コンテキストスイッチのコストを削減します。

メール返信は1日2回（午前と午後）の決められた時間にまとめて行い、その他の時間はメールを見ないという運用がおすすめです

ChatworkNで同じタイプのタスクタグを作成し、同じタイプのタスクを連続して処理します。

バッチ処理の効果を最大化するため、タスクのコメント欄に「推奨バッチ：メール処理タイム」といった注記を付け、適切なタイミングでの処理を促します。

バッチ処理の前後で必要な準備や片付けの時間も考慮し、realistic な時間見積もりを行います。

定期タスクのテンプレート化で時短を実現

繰り返し発生する定期タスクをテンプレート化することで、大幅な時間短縮と品質向上を同時に実現できます

繰り返し発生する定期タスクを効率的に管理することは、大幅な時間短縮につながります。

ChatworkのToDo機能を活用して、定期タスクのテンプレート化と自動化を実現する方法を詳しく解説します。

定期タスクの識別と分類

まず、自分の業務の中で定期的に発生するタスクを洗い出し、頻度別に分類します。

各定期タスクについて、標準作業時間、必要なリソース、前提条件、成果物の形式などを詳細に文書化します。

この情報をマイチャットにテンプレートとして保存し、「定期タスクテンプレート集」として整理します。

テンプレートには、過去の実施時に得られた改善点や注意事項も含め、継続的にブラッシュアップしていきます。

チェックリスト型テンプレートの作成

複雑な定期タスクについては、詳細なチェックリスト型のテンプレートを作成します。

各ステップに推定所要時間を記載することで、全体の作業時間を正確に見積もることができます

チェックリストをChatworkCのタスクとしてコピー＆ペーストで簡単に作成できるよう、フォーマットを統一しておきます。

定期タスクの事前スケジューリング

2024年11月にリリースされた予約送信機能を活用することで、定期的なメッセージ送信をスケジュール化できるようになりました（株式会社kubell プレスリリース）。

この機能と組み合わせて、定期タスクのリマインダーを事前に設定することが可能です。

例えば、毎月末に「月次レポート作成開始」のリマインダーを自動送信するよう設定し、タスク作成を忘れないようにします。

年間カレンダーを作成し、すべての定期タスクの発生日を事前にマッピングします。

年初に1年分の定期タスクをChatworkに登録することで、突発的な対応を減らし、計画的な業務遂行が可能になります。

状況変化に応じて柔軟に調整できるよう、四半期ごとに見直しを行うことも重要です

定期タスクの最適化サイクル

定期タスクは繰り返し実施されるため、継続的な改善の機会が豊富にあります。

各実施後に「改善レビュー」を行い、上記の観点で評価します。

改善アイデアはタスクのコメント欄に記録し、次回実施時に試行します。

コピー機能を活用した素早いタスク作成

ChatworkCには直接的な繰り返しタスク機能はありませんが、コピー機能を効果的に活用することで、似たような効果を実現できます。

また、マイチャットに「クイック作成用タスクリスト」を作成し、頻繁に使用するタスクのテンプレートを番号付きで管理します。

番号	タスク名	用途
1	週次レポート	毎週金曜日に作成
2	議事録作成	会議後すぐに作成
3	経費精算	月末に処理

この方法により、タスク作成にかかる時間を大幅に短縮できます。

定期タスクのテンプレート化と継続的な改善により、業務効率を飛躍的に向上させることができます

Chatwork（チャットワーク）のToDo管理をさらに便利にする外部連携

外部サービスとの連携により、ChatworkのToDo機能の可能性は飛躍的に広がり、情報の一元管理と業務の自動化を実現できます。

ChatworkのToDo機能は単体でも強力ですが、外部サービスとの連携により、その可能性は飛躍的に広がります。

カレンダーアプリやプロジェクト管理ツール、その他の業務システムと連携することで、情報の一元管理と業務の自動化を実現できます。

特に、複数のツールを使い分けている組織では、Chatworkを中心としたハブ的な活用により、情報の分散を防ぎ、効率的なワークフローを構築できます。

本セクションでは、代表的な外部連携の設定方法と活用シーンを詳しく解説し、Chatworkを中心とした統合的なタスク管理システムの構築方法を紹介します。

カレンダーアプリとの同期設定

GoogleカレンダーやOutlookカレンダーとの連携により、タスクの期限を自動的にカレンダーに反映させ、時間管理の精度を大幅に向上させることができます。

カレンダーアプリとChatworkのタスク管理を連携させることで、スケジュールとタスクを一元的に管理できます。

Googleカレンダーとの連携設定手順

連携の詳細設定では、カレンダーに表示する情報をカスタマイズできます。

タスクの担当者、作成者、グループチャット名などを予定の説明欄に含めることで、カレンダー上でもタスクの詳細を確認できます。

プロジェクト管理ツールとの使い分け方

ChatworkのToDo機能と専門的なプロジェクト管理ツールを効果的に使い分けることで、それぞれの強みを活かした最適なタスク管理体制を構築できます。

Slackと比較してChatworkは多機能なSlackにもない独自のタスク管理機能を持っており、外部アプリケーションと連携しなくても、Chatwork自体にタスク管理機能が備わっているため、チャットツール内だけで完結させることができます。

しかし、より複雑なプロジェクト管理が必要な場合は、専門ツールとの併用が効果的です。

TrelloやAsanaとの役割分担

ツール	適した用途	特徴
Chatwork	日常的なコミュニケーションと簡単なタスク管理	チャット機能と一体化
Trello	複数フェーズにまたがるプロジェクトの進行管理	ビジュアルなカンバン方式
Asana	詳細なプロジェクト計画とマイルストーン管理	高機能な管理ツール

Chatwork（チャットワーク）のToDo管理でよくあるトラブルと解決法

ChatworkのToDo機能で直面する様々なトラブルは、適切な知識と対処法を知っていれば迅速に解決できます。

ChatworkのToDo機能を日常的に使用していると、様々なトラブルや疑問に直面することがあります。

これらの問題の多くは、適切な知識と対処法を知っていれば迅速に解決できます。

本セクションでは、ユーザーから頻繁に報告されるトラブルとその具体的な解決方法を、実践的な観点から詳しく解説します。

タスクが表示されない・消えた時の対処法

タスクが突然表示されなくなっても、多くの場合、タスク自体は存在しており、表示設定や操作の問題であることがほとんどです。

タスクが突然表示されなくなったり、消えてしまったように見える問題は、ユーザーを困惑させる代表的なトラブルです。

以下、段階的な確認手順と対処法を解説します。

表示フィルターの確認と調整

最初に確認すべきは、タスク管理画面の表示フィルターです。

グループチャットとマイチャットの確認

タスクはそれが作成されたチャットルームに紐づいているため、別のチャットルームで探しても見つかりません。

特に、マイチャットで作成したプライベートタスクは、グループチャットの画面では表示されません。

ブラウザやアプリの再読み込み

表示の不具合は、キャッシュの問題や一時的な通信エラーが原因であることもあります。

削除履歴とアクティビティログの確認

タスクが本当に削除された可能性がある場合、チャットのタイムラインで削除履歴を確認します。

タスクが削除されると、「〇〇さんがタスクを削除しました」というメッセージが表示され、削除されたタスクの内容も確認できます。

通知が来ない・多すぎる時の設定変更

適切な通知設定により、重要なタスクを見逃さず、かつ集中力を保つことができます。

通知の問題は、Chatworkの利用において最も頻繁に報告される課題の一つです。

通知が来ない場合の段階的確認

確認箇所	確認内容
Chatwork内設定	「デスクトップ通知」「モバイル通知」「メール通知」の設定状態
ブラウザ設定	Chatworkドメインへの通知許可
スマホOS設定	アプリの通知有効化、おやすみモードの確認

通知の最適化テクニック

通知が多すぎる場合は、段階的なフィルタリングを設定します。

タスク固有の通知カスタマイズ

タスクに関する通知は、一般的なメッセージ通知とは別に管理することが重要です。

スマホでタスク追加ボタンが見つからない場合

スマホ版のインターフェースはPC版と異なるため、操作方法を正しく理解することが重要です。

スマホアプリでタスク追加ボタンが見つからないという問題は、特に新規ユーザーや、PCからスマホに移行したユーザーから頻繁に報告されます。

スマホ版の画面構成の理解

スマホアプリでは、画面下部にメインメニューバーがあり、「チャット」「コンタクト」「タスク管理」などのアイコンが配置されています。

2024年10月のアップデートでモバイルアプリのUIが改善され、写真の共有や閲覧がさらに便利になりましたが、同時にタスク機能へのアクセス方法も若干変更されている可能性があります。

アプリバージョンによる違いへの対応

使用しているアプリのバージョンによって、UIや機能に違いがある場合があります。

Q: 削除したタスクは復元できる？

A: 残念ながら、Chatworkには削除したタスクを直接復元する機能はありませんが、いくつかの代替策があります。

削除履歴からの情報回収

タスクを削除すると、タイムラインに削除通知が表示され、削除されたタスクの内容も確認できます。

この通知メッセージから、タスクの内容、担当者、期限などの基本情報を確認し、必要に応じて手動で再作成することができます。

予防策とバックアップ戦略

プロジェクトの重要なマイルストーンに関するタスクは、別途スプレッドシートやドキュメントにバックアップを取っておくことで、万が一の削除に備えることができます。

Q: 編集権限を制限することは可能？

A: 現在のChatworkの仕様では、タスクの編集権限を細かく制限する直接的な機能はありませんが、運用ルールと工夫により、ある程度の制御が可能です。

現在の権限仕様の理解

権限の種類	権限を持つユーザー
タスク編集	作成者と担当者の両方
担当者変更	作成者のみ
タスク削除	作成者のみ

グループチャットの権限設定により、「閲覧のみ」のメンバーはタスクの追加や編集ができないため、この機能を活用した権限管理も可能です。

運用ルールによる権限管理

技術的な制限を補完するため、明確な運用ルールを策定し、チーム全体で共有することが重要です。

これらのルールを文書化し、定期的に周知することで、チーム全体での適切なタスク管理を実現できます。