不動産登記のタスク管理のひな型とは？｜業務効率が上がる無料ひな型テンプレート！

不動産登記のタスク管理の無料のひな型（テンプレート）のおすすめをご紹介します！

不動産登記は、不動産の取得や売却、相続、担保設定などに伴う法的な手続き全般を指します。

不動産取引や資産管理に不可欠な法的手続きを担う不動産登記のタスク。しかし、不動産登記のタスクは専門性が高く、内容も複雑です。

簡単に不動産登記のタスクを実行するには、業務の標準化をしてタスクのひな型を活用するのがピッタリです。

しかし、専門家に不動産登記のタスクひな型の作成を依頼した場合、多額の経費がかかってしまいます。

そこで本記事では、無料で使える、業務の標準化ができる不動産登記のタスク管理のひな型を紹介します。

不動産登記のタスク（登記業務）とは何か、不動産登記のタスク管理の課題、エクセルで不動産登記のタスク管理を行う際のポイント、不動産登記のタスクひな型がある「スーツアップ」、そして、不動産登記のタスクひな型の紹介について説明します。

不動産登記のタスク（登記業務）とは何か

まずは不動産の取得や売却、相続、担保設定などに伴う法的手続きである、不動産登記の業務内容について学びましょう。

また、中小企業やスタートアップなどの個人や小規模な不動産オーナーの場合、不動産登記を専門に担当する法務部がなく、管理部や総務部、経理部などが不動産登記の業務を兼務しているケースが多く見られます。

そのため、まずは一般的な不動産登記の業務と、管理部門などが担当することもある周辺業務について、しっかりと理解しましょう。

登記の種類

登記の手続きには、会社登記と不動産登記の2つの種類があります。

これら2つの登記手続きは、登記の対象や管轄、記載内容などの違いに応じて、それぞれ区分されます。

1. 会社登記

会社登記には、商号や本店所在地、役員構成、資本金など、会社の基本的な事項が記載されています。

これらの登記事項を正確に把握することで、登記事項証明書から会社の実態や法的な状況、信用性を確認することができます。

多くの企業は、会社設立時や役員変更、増資などのタイミングで、これらの登記事項について法務局への登記申請を行います。

2. 不動産登記

不動産登記には、土地や建物の所有者、所在地、地目・地積、構造など、不動産の権利関係や物理的状況が記載されています。

不動産登記の内容は、不動産の実体を公示するものであり、権利関係の明確化や取引の安全性を把握することができます。

不動産を取得した場合には、売買や相続などを原因として所有権移転登記が行われます。

この所有権移転の登記を行うことで、権利を取得した人が法的にその不動産の所有者であることが示されます。

一般的な不動産登記

不動産登記は、不動産の取得や売却、相続、贈与、担保設定など、不動産の権利関係や物理的状況に関する基本事項に関する登記手続きを行います。

正しく登記手続きを行わなければ、不動産の権利関係が正確に公示されず、取引先や金融機関、相続人などからの信用を得ることができません。また、所有者や権利者も、法的に有効な不動産の利用や処分を行うことができなくなります。

また、不動産登記と近接する業務に法務や総務があります。法務は契約書の管理や法令対応を、総務は社内手続きや管理業務全般を担います。一方で、不動産登記は法務局への申請を通じて不動産情報を公的に公示します。

不動産登記が「不動産の現時点の法的状態」を扱うのに対して、法務や総務は日常的・継続的な管理業務となっており、業務内容が異なっていることも理解しましょう。

不動産登記には、不動産登記法などの関係法令に基づいて、以下のような業務内容があります。

1. 不動産売買による所有権移転の不動産登記

不動産売買が成立し、売主から買主へ所有権が移転した場合に、不動産登記を行います。

不動産売買に伴う所有権移転の登記のことを、所有権移転登記といいます。

売買契約書の締結、代金決済および引渡しの確認、登記原因証明情報や登記識別情報の取得、登記申請書の作成、法務局への申請などのタスクがあります。

特に、売買内容と登記内容の整合性の確認や、決済日に合わせた適時申請は重要な業務です。

2. 相続による所有権移転の不動産登記

相続が発生し、不動産の所有者が被相続人から相続人へ変更する場合に、不動産登記を行います。

相続に伴う所有権移転の登記のことを、相続登記といいます。

相続関係の確認、戸籍謄本等の収集、遺産分割協議書の作成または遺言書の確認、登記原因証明情報の作成、登記申請書の作成、法務局への申請などのタスクがあります。

さらに、法定相続か遺産分割か、遺言の有無などによって、提出書類や手続きが異なる点にも注意が必要です。

相続による所有権移転登記を正しく行うことで、不動産の権利関係の公示がなされ、相続人間のトラブル防止や将来の売却・活用を円滑な進行につながります。

3. 贈与による所有権移転の不動産登記

不動産を、無償で譲り渡す場合に、所有者の変更に伴う不動産登記を行います。

贈与に伴う所有権移転の登記のことを、贈与登記といいます。

贈与契約の内容確認、当事者の意思確認、贈与契約書の作成、登記原因証明情報の作成、登記申請書の作成などのタスクがあります。

そして、不動産の所有権が贈与により移転した事実を登記事項として明確にし、法務局に登記することで、対外的に権利関係を公示します。

4. 抵当権設定の不動産登記

不動産を、担保として提供することで、金融機関などの債権を行います。

不動産に担保権を設定する手続きを、抵当権設定といいます。

金銭消費貸借契約の内容確認、担保とする不動産の特定、抵当権設定契約の締結、登記原因証明情報の作成、登記申請書の作成などのタスクあります。

そして、抵当権設定の内容を不動産登記として法務局に申請することで、抵当権の内容が公示されます。

5. 抵当権抹消の不動産登記

債務の完済などにより、不動産に設定された担保権を消滅させる場合に、不動産登記を行います。

抵当権を消滅させる手続きのことを、抵当権抹消登記といいます。

弁済の完了確認、金融機関からの解除書類の取得、抵当権抹消に関する意思確認、登記原因証明情報の作成、登記申請書の作成などのタスクがあります。

そして、抵当権の抹消内容を不動産登記として法務局に申請することで、不動産の権利関係が公的に公示されます。

中小企業やスタートアップなどの小規模組織の不動産登記業務

中小企業やスタートアップなどの小規模組織の場合は、不動産登記を専門に担当する法務部がなく、部署名は管理部や総務部、経理部などで、部長や責任者が不動産登記の業務を兼務していることが多くあります。

具体的には、不動産登記に加えて、経理、経営企画、法務などの業務をあわせて担当している場合が多いです。

1. 司法書士事務所に丸投げしている場合

司法書士事務所に不動産登記の手続きを一任している場合です。

不動産の売買や相続、贈与、抵当権の設定・抹消などの登記を行う際には、必要書類の提出や内容確認のために、司法書士事務所とのやり取りが発生します。

そのため、場合によっては、社内で不動産の状況や取引内容を整理したり、司法書士と連携して情報提供や確認対応を行ったりする必要があります。

2. 経理、財務や法務など管理業務が含まれる場合

管理業務は、経理、財務、法務などを通じて、会社運営のサポートを行う業務です。

中小企業やスタートアップでは、これらを専門に担当する部門がありません。

そのため、経理や財務、法務の担当者が、日常の管理業務に加えて、不動産登記に必要な資料作成や関係者との調整などをあわせて行うことになります。

不動産登記のタスク管理のよくある課題

不動産登記のタスク管理は、沢山の種類の登記業務に対応しなければなりません。

ここでは特によくある3つの課題を紹介します。

法務の専任担当者を配置できない

不動産登記のタスク管理のよくある課題は、相当な規模の会社にならなければ法務の専任担当者を配置できないことです。

不動産登記の業務は専門性が高いです。また、小規模な会社だと法務担当者を常勤させるまで業務量がない場合もあります。

そのため、部署名は管理部や総務部の名前で、部長や責任者が法務業務していることも多いです。

資料が集まらない

不動産登記のタスク管理のよくある課題は、必要な資料がなかなか集まらないことです。

業務を進めるうえで必要な資料は、部署や担当者ごとに管理方法や保管場所が異なるため、すぐに揃わないケースが多くあります。

特定の業務だけでなく、他の周辺業務を兼務している場合には、資料の収集や整理が後回しになってしまうこともあります。

不動産登記は司法書士と連携して行う

不動産登記のタスク管理のよくある課題は、登記業務は一人で行うのではなく、司法書士と連携して進める必要があることです。

そのため、不動産登記のタスク管理のチームには、社内担当者だけでなく、司法書士事務所などの外部専門家も含まれます。

To Do管理のように、一人だけで不動産登記のタスク管理ができればいいというわけではありません。

エクセルで不動産登記のタスク管理を作るときのポイント

エクセルを使って不動産登記のタスク管理を作成する際には、いくつかのポイントに注意することで作業効率を大幅に向上させることができます。

事前に入れたい項目を整理しておく

不動産登記のタスク管理を作成する前に、管理したい項目を整理しておくことが重要です。

例えば、大項目・中項目、タスク名、業務内容、責任者、担当者、期限など、必要な情報を決めておくことで、あとから追加する手間が省けます。

また、何を重視するかを明確にすることで、表の見やすさや使い勝手が向上します。

共同編集ができるようにしておく

複数のメンバーで不動産登記のタスク管理を行う場合は、エクセルの「共同編集」機能を活用しましょう。

クラウドにファイルを保存することで、誰でもリアルタイムでデータを確認・編集できる環境を整えることができます。

特に複数の人が同時に作業を行うケースでは、データの整合性が保たれやすくなります。

OneDriveやGoogle Driveといったクラウドストレージを利用するのがおすすめです。

社内で言葉を統一しておく

不動産登記のタスク管理を効率的に進めるためには、社内で使用する言葉や表現を統一しておくことが大切です。

大項目・中項目、タスク名や業務内容などのキーワードを統一することで、データが混乱しにくくなり、スムーズな不動産登記のタスク管理が可能になります。

エクセルで不動産登記のタスク管理を作るときの作り方

エクセルを使った不動産登記のタスク管理の作成方法を解説します。

業務一覧表を作成して、グループ分け（グルーピング）を繰り返して、チームのメンバーが誰でも簡単に把握できるようにします。

不動産登記のタスクひな型なら「スーツアップ」がおすすめ

もしエクセルで不動産登記のタスク管理を1から作るのが面倒だと感じる場合、テンプレートが既に用意されているツールを使うのがおすすめです。

経営支援クラウド「スーツアップ」はそのようなツールの一つで、あらかじめ用意された不動産登記のタスクの無料のテンプレートがあり、初心者でも簡単に使い始めることができます。

カスタマイズの必要が少なく、時間を節約できるのが大きな魅力です。

スーツアップのメリット

• 不動産登記のタスクのひな型はもちろん、初心者でもすぐに使える無料テンプレートが多数揃っています。
  そのため、専門知識がなくても導入可能です。
• 各種設定があらかじめ組み込まれているため、エクセルの複雑な操作を覚える必要がありません。
• カスタマイズも可能で、自社の業務に合わせた不動産登記のタスク管理を簡単に作成できます。

スーツアップはこんな人におすすめ

• エクセルでの不動産登記のタスク管理を簡単に始めたい人
• 不動産登記のタスク設定に自信がない人
• 初期投資を抑えつつ効率的な不動産登記のタスク管理を目指したい人

不動産登記のタスク管理のおすすめ無料テンプレート

スーツアップにはあらかじめ不動産登記のタスク管理に便利な無料テンプレートが豊富に揃っています。

ここでは売買による移転の不動産登記、相続による移転の不動産登記、贈与による移転の不動産登記、抵当権抹消の不動産登記、抵当権設定の不動産登記のタスクのテンプレートを紹介します。

売買による移転の不動産登記のタスクのひな型

売買による所有権移転の不動産登記のタスクひな型には、売買契約の確認、代金決済および引渡しの確認、所有権移転登記の申請などがあります。

売買による所有権移転登記に関するタスクを記載しておくだけで、関係者との調整や登記手続きを円滑に進めることができます。

相続による移転の不動産登記のタスクのひな型

相続による移転の不動産登記のタスクひな型には、相続関係の確認、戸籍関係書類の収集、遺産分割内容の整理などがあります。

相続による所有権移転登記に関するタスクを把握しておけば、相続の状況にあわせて、不動産の権利関係を適切に登記することができます。

贈与による移転の不動産登記のタスクのひな型

贈与による移転の不動産登記のタスクひな型には、不動産謄本の取得、贈与契約書の作成、登記申請書の作成などがあります。

贈与登記のタスクの見える化ができていることで、贈与に伴う手続きを漏れなく進め、不動産の所有者変更を適切に登記することができます。

抵当権抹消の不動産登記のタスクのひな型

抵当権抹消の不動産登記のタスクひな型には、不動産謄本の取得、事前謄本の取得、登記申請書の作成などがあります。

抵当権抹消登記のタスクを見える化しておくことで、債務完済に伴う手続きを漏れなく進め、不動産の権利関係を円滑に整理することができます。

抵当権設定の不動産登記のタスクのひな型

抵当権設定に伴う不動産登記のタスクひな型には、登記申請書の作成、登録免許税の納付、登記簿謄本の取得などがあります。

抵当権設定登記のタスクを用意しておくことで、金融機関からの借入を円滑に進め、担保権の設定を適切に登記することができます。

まとめ

司法書士や関係者との調整など、より本質的な業務に時間を充てるためにも、不動産登記のタスク管理を効率化しましょう。

不動産登記のタスク管理は、専門性が高く煩雑になりがちな登記業務の効率化に役立ちます。

不動産登記のタスクひな型を活用することで、業務の標準化ができ、ひいては手続き全体の効率化が可能になります。

不動産登記のタスク管理を簡単に行いたい場合には、エクセル以外にも専用ツールの導入を検討しましょう。

特に「スーツアップ」などの不動産登記のタスクの無料テンプレートが用意されているツールは、効率よく不動産登記のタスク管理を始められる点が魅力です。