かんたん！毎日続けられる！スーツアップβ版について

株式会社スーツでは、2024年4月10日に経営支援クラウド「Suit UP」（以下「スーツアップ」といいます。）のβ版をリリースしました。2023年9月27日にリリースしたスーツアップα版から半年以上が経過して、細かな機能改善を繰り返し、また、新たに大きな機能追加をして、この度、おかげさまでβ版のリリースとなりました。改めてスーツアップα版のリリース以降、多くの中小・中堅企業やスタートアップ（以下まとめて「中小企業等」といいます。）の皆様にご愛顧いただくようになったことを感謝いたします。これからもスーツアップでは2025年春の正式版のリリースに向けて、今まで以上にお客様の声をシステム開発に反映させていただき、当社一丸となって、ユーザーの皆様にとって、より使い勝手の良いプロジェクト・タスク管理ツールへと改善をさせていただきます。

今回はスーツアップのβ版のリリースを記念して、メッセージ変更になったこと、β版に搭載された機能、スーツアップβ版の価格、そして、今後の機能追加の予定についてご紹介をしたいと思います。

経営支援クラウド「Suit UP」（スーツアップ）β版のサービス開始のお知らせ

 

【まとめ】

• スーツアップのキャッチコピーは「かんたん！毎日使い続けられる！チームのタスク管理」へ
• スーツアップの一番のセールスポイントは、チームのタスク管理がとにかくかんたんにできて、毎日使い続けられるということ
• タスク雛型機能は、チームのタスク管理のクオリティを担保する重要な機能
• 期限通知機能を用いて予めリマインドの設定をしておけば、わざわざ人の手を介してリマインドを行う必要はない
• 定型タスク機能を活用して、タスクの定型化して、標準化して、最終的にはシステム化も視野に入れてオペレーション改善を図ってもらいたい
• チームのタスク管理の導入による労働生産性の改善を考慮した経費削減効果とツール代金を比較すると、導入しないという経済合理性はない
• スーツアップを通じて、1人ではなくチームで働くことの素晴らしさを全てのビジネスパーソンに体感してもらいたい

１．かんたん！使い続けられる！チームのタスク管理

スーツアップのキャッチコピーは、α版まで「中小企業等の組織力をアップする全社タスク管理ツール」と情報発信をしてまいりました。しかし、β版を機に「かんたん！毎日使い続けられる！チームのタスク管理」に一新しました。

今までもこの一連のブログでも記載をしてまいりましたが、スーツアップが会社に導入され、全社タスク管理の運用が会社に定着した結果として得られるものは”組織力”です。また、マネジメントシステムとして導入するタスク管理の目指すところは、組織への一部導入ではなく、全社的な導入です。

しかし、今までのキャッチコピーだと、会社へのタスク管理の導入のハードルを高く感じてしまうお客様や全社的な導入権限のある社長をはじめとした役員クラスだけのツールだと誤解してしまうお客様がいらっしゃいました。

他のブログや講演会などでも話をさせていただいておりますが、私の会社経営における人間観は「人は性善なれど弱し」です。会社経営の仕事を20年程度させていただいていますが、長い年月を働いていても、なかなか根っからの”本当の悪（ワル）”はいませんが、ちょっとしたメンドクサイことや嫌なことがあれば「弱い人」は動かなくなってしまうのです。そのため、スーツアップの今までのキャッチコピーでは、会社を改善したいと情熱に燃える経営者だけのツールになってしまいかねません。

本来、私たちのスーツアップは、会社の部署単位でも部署横断のプロジェクト単位でも、もっといえば部署の中の複数人の最小のチームでもお使いいただけるツールです。チームで働くことの本当の価値は「1＋1＝2」ではなく、3にも5にも10にもすることです。こういった普通のビジネスパーソンにも積極的にもお使いいただきたいと考え、今回キャッチコピーの変更をしようと考えました。

そして、私たちがチームのタスク管理において最も重視していることは、かんたんに、毎日使い続けられることです。労働生産性の観点からチームのタスク管理を行うことについて異論を唱える人はそうはいません。しかし、多くの人はタスク管理をメンドクサイと考え、人によっては過去の経験からか、会社ではチームのタスク管理がなかなか定着しないのではないかといぶかしがる人もいます。

その点、スーツアップの一番のセールスポイントは、チームのタスク管理がとにかくかんたんにできて、毎日使い続けられるということなのです。スーツアップはタスク入力画面の項目数を最低限に絞り、入力そのものを簡単に、そして、時には自動化することでユーザーが楽をできることに主眼を置いています。論理的に正しいけれどもシステムの入力項目が多過ぎて運用が続かない、システムへの日々の入力作業で現場が疲弊してしまうのでは本末転倒と言わざるを得ません。

以上のことから、私たちはスーツアップのキャッチコピーをα版の「中小企業等の組織力をアップする全社タスク管理ツール」からβ版を機に「かんたん！毎日使い続けられる！チームのタスク管理」に変更したのです。

２．目玉となるβ版の機能

本項では、スーツアップβ版の目玉となる機能をご紹介したいと思います。スーツアップはチームでかんたん、毎日続けられるプロジェクト・タスク管理ツールです。表計算ソフトのような操作で、チームの業務を「見える化」して、タスクの抜け漏れや期限遅れを防ぎます。

ユーザーの方たちからすれば、スーツアップはユーザーが新たにツールの学習する必要のないように表計算ソフトのようなインターフェースを採用しているので、表計算ソフトによるタスク管理とスーツアップの違いを気にされる方が沢山いるのではないかと思います。

β版に機能搭載された以下の3つの機能は、スーツアップがチームのタスク管理ツールとしてタスク管理に特化したからこそ実装された表計算ソフトにはない機能です。必ずや多くのユーザーがチームでタスク管理を行う場合に、これらの機能が表計算ソフトによるタスク管理と比較して大幅な利便性向上となり、実務において愛される機能になると確信しています。

（１）タスク雛型機能

スーツアップβ版の一番の目玉の機能は、上記の動画のようなタスク雛型機能になります。タスク管理において、ユーザーの方の知識や経験の差が一番出るのがタスクそのものの設定です。もしユーザーに知識や経験が不足していれば、タスク設定時に抜けや漏れが発生してしまう可能性があります。また、タスク設定の粒度が揃わなかったり、時系列に沿って手順を記載する場合、順番が逆転してしまったりする場合もあります。

そこでスーツアップでは、経営コンサルタント、公認会計士や弁護士など各種プロフェッショナルと最先端技術のAIでタスク雛型を提供することで、このタスク設定を誰でもかんたんに、それこそ知識や経験が不足しているユーザーであっても設定ができるようにしようと考えています。

タスク雛型機能では、ユーザーがタスク管理画面の大項目、中項目及びタスク名でタスク設定をしようとした際に、画面右側に自動で「Suit UP Copilot」（スーツアップ・コパイロット）という入力されたキーワードに関連したタスク雛型の提案がされます。ユーザーは、その提案されたタスク雛型のチェックボックスを選択するだけで、選択したタスク雛型をタスク設定することができます。タスク設定がされたら、あとは担当者とタスク期限を入力するだけで、タスク内容、担当者とタスク期限の最低限のタスク設定をかんたんに行うことができます。

このタスク雛型ですが、β版開始時（2024年4月10日時点）では、約1,000点のタスク雛型をご用意させていただきました。これについては、約20年近く中小企業等の経営に携わってきた私が確認をしてタスク雛型を制作しています。タスク雛型の分野についても、経営戦略に関するものから、マーケティング、営業、経理、財務、人事・労務、総務や法務などの実務に関するものまで様々ご用意をさせていただきました。

今後、スーツアップとしては、このタスク雛型機能をますます充実させる方針で、各種プロフェッショナルの皆様と協力しながら、タスク雛型の点数を増やすとともに、ユーザーごとに最適なタスク雛型の提示をスムーズにできるようにレコメンド・エンジンの開発に取り組んでまいる予定です。また、このタスク雛型の生成にAIを活用する予定で、スーツアップのユーザーの皆さんが作成したタスクのデータを分析・解析し、タスク雛型に昇華させて、それをスーツアップのユーザーの皆さんが誰でも利用することができるという集合知を実現したいと考えています。なお、このAIについては、当社の技術顧問でもある世界的なAI研究者の榊博士にご助言をいただいています。

私たちの考えでは、チームで利用されるタスク管理ツールのあるべき姿としては、多機能ではなく、とにかくかんたん、毎日続けられることが重要なのであって、テクノロジーはユーザーがかんたんに操作をできるようにするために使うべきだと考えています。また、このタスク雛型機能は、チームのタスク管理のクオリティを担保する重要な機能だと考えており、私たちスーツアップは経営スキルが乏しい中小企業等を主なターゲット企業と想定していますので、他社のプロジェクト・タスク管理ツールとの大きな差別化になるのではないかと考えています。

（２）期限通知機能

スーツアップβ版のもう一つの目玉の機能は、上記の動画のような期限通知機能になります。しっかりとチームのタスク管理を運用しようと考えた場合、高頻度で発生するやりとりが、この責任者による担当者へのタスク期限のリマインドです。責任者が担当者に対して「このタスクは3日後が期限だけど大丈夫？」といったようなタスク期限を遵守するためのやりとりです。

私たちは、チームのタスク管理において、このタスクの責任者が担当者に対して行うリマインドが大量に発生して非常に重い作業になってしまっていると認識しています。もちろん重要度が高いタスクで、タスク期限が近い場合は、責任者が担当者に対して個別に連絡をして確認をすることはマネジメントとしてやるべきことだと思います。しかし、重要度が低いタスクで、なおかつ、タスク期限が1週間後であったり3日後であったりする場合は、今回実装されたような期限通知機能を用いて予めリマインドの設定をしておけば、わざわざ人の手を介してリマインドを行う必要はないと思います。

今回実装された期限通知機能では、通知方法はメールとSlackの選択でき、また、通知タイミングはタスクの期限1週間前、期限3日前、本日期限、期限超過、完了・終了から選択できます。

この期限通知機能ですが、表計算ソフトによるタスク管理の場合は、エクセルの場合はマクロ機能、スプレッドシートの場合はGAS（Google Apps Script）で設定しなければ、通知を行うことが難しかったのですが、スーツアップではこれが誰でもかんたんに設定できるようになった点が大きなメリットだと考えています。

（３）定型タスク機能

スーツアップβ版ですが、定期タスクと不定期タスクの定型タスクを自動生成する定型タスク機能も、表計算ソフトにはない機能になります。

スーツアップではタスクを非定型タスクと定型タスクの2つに大別して考えており、そのうち定型タスクについては、さらに、毎週月曜日に行う、毎月10日に行うなどの定期タスクと、タスクの実施内容と担当者が決まっているもののいつやるかは決まっていない不定期タスクに分けて考えています。

別稿でも記載をしておりますが、スーツアップはオペレーションの改善の基礎となるツールとしてもご活用いただけるようになっています。まずは部署ごとの業務一覧を入力してタスクを「見える化」して、それらタスクをどのように改善するかを考えてもらいたく考えています。非定型タスクになっているうち繰り返し実施しているものについては、この定型タスク機能を活用して、タスクの定型化して、標準化して、最終的にはシステム化も視野に入れてオペレーション改善を図ってもらいたいと考えています。

この定型タスク機能ですが、表計算ソフトによるタスク管理の場合は、エクセルの場合はマクロ機能、スプレッドシートの場合はGAS（Google Apps Script）で設定しなければ、タスクの自動生成が難しかったのですが、スーツアップではこれが誰でもかんたんに設定できるようになった点が大きなメリットだと考えています。

３．スーツアップβ版の価格

スーツアップβ版の価格は上記2つからご選択いただけます。1人当たり月額1,080円（税別、以下同じ）のスタンダードプランと、10名以下の会社/組織がご選択いただける1人当たり月額500円のスタータープランです。後者については、小規模事業者様を応援したいという思いから設定しているプランになります。なお、β版スタートキャンペーンとして、2024年4月10日から12月31日まで期間限定で初期費用は無料としています。

どのようにこのスーツアップβ版の価格を判断するかですが、チームのタスク管理の導入による労働生産性の改善を考慮した経費削減効果とツール代金を比較すると、導入しないという経済合理性はないと考えています。

私たちはリマインド削減によるコスト削減効果を試算しています。上司が部下に対して1日2回リマインドをそれぞれ8分ずつの時間と仮定すると、1ヶ月を20営業日と考えると、30名で1,159,067円、50名で1,662,400円、そして、80名で2,449,600円ものお金がかかっていることになります。スーツアップは1名当たり1,080円ですので30名の場合は32,240円、50名で50,400円、80名で86,400円になります。

もちろん、スーツアップの導入によって、この仮定の1日2回リマインドをそれぞれ8分という内容が全て削減になるとは思いませんが、このうちたったの5％の削減効果が実額で削減できるだけで、スーツアップにかかる費用よりも費用対効果を出すことができます。

また、日本社会では上司が期限を定めずに部下に依頼するタスクが多く存在します。その場合、優秀な部下が、当該タスクを、適当な期間で、適当な品質で仕上げてくれることが多いのですが、もしその適当な期間に2週間かかっているとすると、それがチームのタスク管理を導入することで期限が明確化されることで4日間短縮されて10日間で完了する場合、28.57％もの期間短縮になるのです。

私たちはスーツアップを通じて日本の中小企業等の労働生産性の改善をしたいと考えています。こちらについては「全社タスク管理が日本の労働生産性を上げる！」に詳細を記載させていただいますので、ご興味ある方はご一読ください。

４．今後の機能追加の予定

スーツアップですが、2025年春にβ版から正式版へ移行を予定しています。その間についても継続してシステム開発を行い、ユーザーの皆様にとって、より一層、かんたんで、毎日続けられるチームのタスク管理を推し進めたいと考えています。

スーツアップの開発方針は明確です。多機能を目指すのではなく、ユーザーの操作性と利便性の向上を目指して、ひたすらに開発をしてまいります。具体的には以下のような機能開発を予定しています。ユーザーの皆様はどうぞご期待ください。

① タスク雛型機能の充実（ユーザーによるタスク雛型登録機能、各種プロフェッショナルとの連携）
② 期限通知機能の充実（Chatwork、LINE WORKS及びMicrosoft TeamsとのAPI連携を拡張予定。）
③ 推奨タスク（レコメンド）機能の実装
④ 操作サポート（ナビゲーション）機能の実装
⑤ 操作履歴（ヒストリー）機能の実装
⑥ 業務分掌及び職務権限の定義機能の実装

私たちが実現したいことは、チームのタスク管理をかんたんに、毎日続けられるようにすることだと思っています。チームのタスク管理が実現されれば、ビジネスパーソンは働きやすくなります。タスクの消化が悪い人がいればチームで一目瞭然となり助け合うことができるようになりますし、タスクが「見える化」されることによって社内のコミュニケーションも活発化されます。スーツアップを通じて、1人ではなくチームで働くことの素晴らしさを全てのビジネスパーソンに体感してもらいたいと考えています。

 

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※ 「経営支援クラウド」「Suit UP」及び「全社タスク管理」は株式会社スーツの登録商標です。