チームの労働生産性を上げる魔法のタスク管理ツール
本稿は、小さく始めて大きく稼ぎ、人生を謳歌するスモールビジネス経営者の知られざる生き様に迫る番組「ぼくらのスモールビジネス」に、ゲストとして当社代表の小松が出演した回について、各人の発言の主旨を変えずに、読みやすいようにテキスト用に再編集したものです。
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＜パーソナリティ＞
アンティークコインギャラリア代表 渡辺 孝祐
WEB/デジタル領域のプロジェクトマネージャー 齋藤 実帆
＜ゲスト＞
株式会社スーツ 代表取締役社長CEO 小松 裕介
（前回）第1回 ほとんどの人が「タスクを正しく設定できない」のはなぜか
【まとめ】
- タスク設定はロジカルではない。
- タスクの雛型を、いかに一人ひとりのユーザーに合わせてパーソナライズして表示するかがテーマ。
- スーツアップでは、タスクの設定、タスクの雛型の表示のパーソナライズにAIを活用したい。
- 中小企業は大企業の3分の1ちょっとぐらいしか労働生産性が出てない。
- OECD（経済協力開発機構）38か国中、日本の労働生産性は上位から30カ国目。
- 働いてる人の約7割が中小企業で働いている。
- スーツアップはターゲットは業種業態は問わず。お試しユーザーが言うのは「なんとなく使える」。
- 「コレやっといて」と言うだけでも、日本社会は回る。受け取り手がちゃんと忖度して、適当な期日と、適当なクオリティで、適当に仕上げてくれる。しかし、このやり方が本当に労働生産性が高いかと言われると高くない。
- おもてなし等、曖昧な指示でも状況判断して対応できることは素晴らしい価値、日本人の強み。
- オフィスワークでは、明確に指示を出して、タスクの期限を切らないと労働生産性は上がらない。それをタスク管理ツールで実現すべき。
- オフィスワーカーのオペレーションの改善、労働生産性の改善は行われていない。これからの日本は労働人口が減っていくので、そこをちゃんとチームのタスク管理を行って、効率化しなければならない。
３．スーツアップはチームの労働生産性を上げるタスク管理ツール
パーソナリティ 齋藤 実帆（以下「実帆」といいます。）：タスクの雛型の制作では何か苦労はあったんですか？
ゲスト 小松 裕介（以下「小松」といいます。）：タスクの雛型の制作に関しては、システム開発を今2年半やってきているんですけれども、並行してずっとビジネスサイドでタスクの雛型の制作もやってきていて、今1,000個ぐらい登録しています。最近では量産体制を構築しまして、元々、経営コンサルタントをやられてた方、メガバンクで働かれてた方、あとは霞が関で国家公務員をやられてた方だとか、そういった方たちに副業で参加していただいていてタスクの雛型を量産しています。
パーソナリティ 渡辺 孝祐（以下「孝祐」といいます。）：知恵が集まってきていますね。
実帆：有識者のバリエーションが凄いなと思いました。国家公務員!?
小松：その方は、とある省庁にいた方なんですけれども、ロジカルシンキングが素晴らしくできて、タスクの定型化、標準化や雛型化とか、そういうものにはめちゃくちゃ長けていますね。嬉々としてタスクの雛型を作っていただいています。
実帆：嬉々として！いいですね。
小松：天職というのはこういうのじゃないのかなと思います。一連の業務を本当に綺麗にロジカルにタスクに分解されますね。
孝祐：タスクの雛型には条件分岐とかあるんですか？
小松：そこまではないですね。スーツアップのタスクの雛型には、大項目、中項目、タスク名というように3分類があります。ロジカルに分類したとしても、あまりにも項目数が多くなっちゃうと使いづらいじゃないですか。そこで、どうグループ分けするかとかが大事なのですが、そのあたりは頭の良い人はいい塩梅にできますね。
孝祐：職人芸かもしれないですね。
実帆：今おっしゃったとおり、ロジカルに漏れなくやろうとすると、生物の分類表みたいにずっと長くなっていっちゃうじゃないですか。でも、たぶん本当に頭いい人は、そこを人間が使いやすいレベルで設定できるんでしょうね。先ほどのタスクの粒度の話ではないんですけど「粒度が小さいけど、ココに挟もう」とかしてそうな気がするんですよね。
小松：そうですね。やはりタスク設定はロジカルではないんですよ。「使い勝手が良いタスクの雛型は何ですか？」というと、実はロジカルじゃないんです。そのため、スーツアップでは、タスクの雛型を、いかに一人ひとりのユーザーに合わせてパーソナライズして表示するかが、開発チームの主なテーマになっていますね。
実帆：いいですね。そうしたら、そのうち、こういう会社の、こういう担当者だったら、このタスクの雛型がオススメですとかもできそうですね。
小松：そうですね。このあたりは検索エンジンを作るようなカンジです。その人ごとにパーソナライズされて、どこの部署なのか、どの業界にいるのか、あとは、個人や会社の使用頻度が高いとか、そういう情報はスーツアップは全部持ってますので、ユーザーはインターネットで改めて調査などすることなく、あなたにはこのタスクの雛型がオススメと提示されます。それも場合によっては、直接的な提案だけではなく、何かインスピレーションを与えるというか、ちょっと周辺のタスクの雛型も提示しなきゃいけないよねとか、そんな話もしていますね。
孝祐：このあたりはAIに任せるところですか？
小松：そうですね。このあたりはAIを入れていくところですね。
孝祐：対外的にはAIの使用を言っているじゃないですか。実際にスーツアップではどのように活用されているんですかね？
小松：今後さらにユーザーデータが貯まってきてから本格的にAIの活用をどうするかという話になるのですが、現時点でお話できるところでは、スーツアップではタスクの設定でAIを使いたいと思っています。具体的には、まず一般ユーザーが入力したタスクの情報が溜まっていきますので、それを一般化・抽象化してタスクの雛型にして、ユーザーの皆さんに再提示するところにAIを使いたいと思っています。
あとは、先程言ったとおり、タスクの雛型の表示のパーソナライズにもAIを活用したいと思っていますね。
実帆：例えば業界とか職場の人数とか、そういう情報を最初に入れていけば、あとは「このタスクリストでいいよ」みたいなのがパッと出てくるようになるカンジですよね？
小松：そうですね。部署に関しては、特に間接部門はやることが決まってるので、業務の標準化が一気に進められるんじゃないかと思っていますね。
実帆：希望ですね。様々な人がタスクのテンプレートを作ろうと思い、全国的に統一化されずにきていると思うんですよね。たぶん歴史上で、みんな試みて、挫折してを繰り返してきた。一つの会社レベルでもそうですし、業界レベルでもそんな気がします。
小松：そうですね。最近だとメガベンチャーと言われている会社が契約書の雛型を公開しています。他にも、スタートアップ界隈では、J-KISSという新株予約権で資金調達をするというファイナンス・スキームは、大手法律事務所の弁護士とベンチャーキャピタルが広めていっています。ちょっとずつですけど、業界標準で同じ契約書の雛型を使おうだったり、同じ業務に関するタスクの雛型を制作したりする動きがあります。それこそ経済産業省のホームページとかでも、こういうのが業界標準・最適ですよ、みたいなことが書かれたりしてます。
孝祐：車輪の再発明はイヤですよね。絶対、今までも誰かがやってきただろみたいな。
小松：そうですね。ほとんどの社会人は、車輪の再発明という仕事をしていると思っています。
孝祐：そうなんですよ。絶対誰かが前にそのタスクを完了してきています。だから、やり方も教えてもらえるし、コツも教えてもらえる。タスクの標準化はいいですよね。
小松：本当は、ライバルの会社でも、コッチの売上が上がったらコッチの売上が下がるというようなことはあんまりなくてですね。みんなで協力しあって労働生産性を上げて、日本全体、日本経済全体を良くする、という方向を目指すべきなんですけど、どうしてもみんな情報を隠すので。
実帆：そうですね。その車輪の再発明のために、労働をする会社が出てきたり、一つひとつ入力作業をする会社が出てきたりとか。それもいいんですが、社会全体で考えると何か効率悪いなって思っちゃう。
小松：そうですね。今、社会全体で労働生産性を上げるかはテーマになっています。これはデータが出ているのですが、中小企業は大企業の3分の1ちょっとぐらいしか労働生産性が出てないというデータがあります。また、OECD（経済協力開発機構）は38か国あるんですけど、日本の労働生産性は上位から30カ国目です。労働生産性で見ると、日本はアメリカの半分ぐらいしかありません。
特に今後、日本は労働人口も減っていきます。労働生産性が低いのに、人口まで減るんです。ヤバイです。だから、やはり日本は今、岐路に立っているんだと思っていて、私たちはこの社会課題に向けてタスク管理ツールを作っています。社会性を強調するとそんなカンジですね。
実帆：希望の星や。
孝祐：GDPは小松さんにかかってます。
小松：そうなれるようにと思っています。やはり働いてる人の約7割が中小企業で働いてますから。
孝祐：そうですよね。労働生産性が10％でも上がったら違いますね。
小松：はい。中小企業を良くしないと日本経済は良くならないですよね。
４．日本人の強み「コレやっといて」からの脱却
孝祐：ここでスーツアップはβ版になって、沢山のお客さんにアプローチしてると思うんですけど、使い勝手についてフィードバックはいただけてるカンジなんですか？
小松：そうですね。今スーツアップβ版が始まって1ヶ月で、今回から30日無料お試しがついていて、大半の皆さんにはお試しいただいています。スーツアップはターゲットは業種業態は問わずなのですが、お試しの皆さんがおっしゃっるのは「なんとなく使える」。
先ほどのとおりで、スーツアップは表計算ソフトを真似したので「なんとなく使える」と皆さんからおっしゃっていただいています。ただ、実際にスタートしてみて思うのは、よくスタートアップ界隈だと「多少の不具合・エラーがあっても、とにかくどんどんサービス提供しましょう。それで本質的な価値提供ができていればいいよね」と、よく言うんですけれども、スーツアップのユーザーの皆さんはエクセルやスプレッドシートの操作に慣れてるから、感想が厳しい。笑
そこはやはりβ版を開始してみて分かったところです。ただ、本質的な価値提供はできているとも言われますが、やはり「エクセルで出来ていることと同じことができた方が嬉しいです」とも言われます。それこそ皆さん、十人十色じゃないけど、それぞれ表計算ソフトの操作については癖があるんでしょうね。
実帆：そうですね。使う人によって求める操作も違いそう。
小松：私も表計算ソフトの操作の癖があって、前からずっとこれは社内で却下され続けてるんですけど、僕はエクセルを使う時にF2ボタンでセルに入るんですよ。
孝祐：セルの編集ですね。
小松：セルの編集をF2を押してセルに入るのですけど、まだスーツアップはF2で入れないんです。当社は10名ちょっとの会社なんですけど、全社でF2でセルの編集をしているのは私しかいなかったらしくて、誰からも賛同を得られなかった。だから、開発が後回しになっていますね。
孝祐：グーグルのスプレッドシートはENTERですよね。僕は最近はENTERが染みついちゃってきましたね。その前はF2派でしたけど。
小松：私はF2をずっと使っていたので、自社のプロダクトですけど、毎回ずーっとF2を押して、セルに入れないってなっています。笑
孝祐：今はスーツアップは何ボタンでセルの編集ができるんですか？
小松：今はENTERですね。スーツアップは、そこはグーグルのスプレッドシートを真似した操作性になっていますね。操作性はやはりエクセルなりスプレッドシートなり、ユーザーが使い慣れているものを真似しています。
実帆：なるほどなるほど。壁は高いですね。
小松：そうですね。タスク管理ツールは沢山あるので「どこで戦いますか？」となりますが、スーツアップは使い勝手で勝負しています。ただ「シンプルな操作性」「簡単、使い続けられる」というところになると、そこの苦労は僕の苦労じゃなくて、エンジニアの苦労ですね。
実帆：シンプルが一番結局難しいんですよ。本当に。
孝祐：そうですね。複雑に作ろうと思えばいくらでも作れる。けど、結局、作った人しか使えないみたいになっちゃう。
無料お試しのユーザーはぼちぼち集まっているのでしょうか？
小松：そうですね。スーツアップはチームで使うタスク管理ツールなので、部署単位で導入するという会社もあれば、やはり全社というのもありますし、幹部スタッフだけというのもありますね。
孝祐：幹部スタッフだけの使用も良さそうですね。1部署みたいなもんですか？
小松：幹部スタッフだけというのは、経営陣だけというパターンですね。会社の経営に関するタスクの見える化と、タスクの期限を切って、っていうのをやりたい。
実帆：それこそ自分の秘書みたいなカンジで使ってるんですかね？
小松：タスクの見える化のためですね。本来、経営陣とはマネジメント「チーム」で、役割分担をして会社経営をしています。最近ではCXOと言って、CEOとかCFOとかCOOとかあるじゃないですか。このCXOはそれぞれ役割が違うので、それぞれのタスクがちゃんと一覧化されて、Aさんはこの仕事をいつまでに、Bさんはこの仕事をいつまでに･･･が他の幹部スタッフにも見えた方が経営全体を把握できるわけです。そういうところで使ってますね。
実帆：なるほどね。最近CXOは凄い種類が増えてますよね。人数とか役割が増えれば増えるほど、誰が何をやっているんだってなりそうですね。
小松：チームで働くということは、そういうことだと思っています。ただ、日本社会はそのあたりが適当でも回るとも思っています。
最近よくこの話をしているのですが、「コレやっといて」と言うだけでも、日本社会は回るんですね。このやり方が本当に労働生産性が高いかと言われると高くない。本当は「いつまでに、この仕事を、やっといて」まで言わないといけない。本来は、タスクの期限を切るだけでも、労働生産性は上がるんです。
ただ、たかだかこの「タスクの期限を切る」もやらないのが日本社会で、今言った「コレ」っていうのも、本来は「コレ」じゃ分からないじゃないですか。それも受け取り手がちゃんと忖度して、適当な期日と、適当なクオリティで、適当に仕上げてくれるっていう、これ日本人最高って思いますね。
孝祐：海外だとそうはいかないのか。
小松：さすがに海外では、そうはいかないですよね。それこそ「このテーブルを拭いてくれ」と言ったら、隣のテーブルは拭かないですよね。日本人だったら、ちょっと汚れてたら、きっと気をまわしてついでにやってくれる。
実帆：あと、いつまでにもね。1時間後までになのか、明日までになのかとかね。
小松：そうですね。おもてなしだとか、曖昧な指示でも状況判断して勝手にやる、対応できることは素晴らしい価値、日本人の強みなのだと思うのですけれども、普通にオフィスワークをやる上では、明確に指示を出して、タスクの期限を切らないと労働生産性は上がらない。それをタスク管理ツールでちゃんとやりましょうと考えています。
実帆：忖度も限界がありますよね。
孝祐：それこそ、すごい属人的ですよね。だから多分、日本で言う「仕事ができる、仕事ができない」って、「コレやっといて」をいかに完璧に忖度して、いろんなところから情報を得て、総合的に判断して実行するみたいなのじゃないですかね。
小松：そうですね。だから私は、豊臣秀吉が鷹狩りから帰ってきた時に石田三成がぬるいお茶を出して、徐々にお茶の温度を上げたという有名なエピソードがあって、あれ、まさに日本だなと思っています。あれは石田三成が機転が利く、だから出世していったというエピソードなんですけれども、すごいですよね、やっぱり。鷹狩りで喉が渇いてるだろう。だから、ぬるいお茶を出して、徐々に熱いお茶にする。これがやはり美談として扱われるっていうところは、これは日本社会ならではだなと思っています。
孝祐：アイツ気が利くな。
小松：そう気が利くな。今のビジネスの世界で考えたら、ちゃんと秀吉がぬるいお茶をくれって言わないと。
孝祐：そうですね。上司がちゃんと言わないと。
実帆：オーダーをちゃんと頂戴ですね。
小松：やはり、この曖昧さは上司も部下もお互いに楽なんですよね。マネジメントをしている人も、さっき言った「コレやっておいて」で業務が進行して形になるのは楽なわけです。「仕事ができる」というのも、空気を読める人が仕事ができると評価されるわけです。
でも、それは、先ほど言ったとおり、本当に労働生産性が高いかと言われるとそんなことはありません。それなりに気を利かせてれば、高く評価してもらえるのは、これは日本社会ならではですよね。
実帆：そうですね。だから、タスクの標準化が必要な理由は「みんな石田三成みたいに空気を読めないじゃん」みたいなところなんだと思います。
小松：おっしゃるとおりですね。だから、空気を読むということは、特定の人については、「おもてなしが凄いな！」「日本社会サイコー！」「こんなのが何も言わないで出てくるんだ！」「なんて気が利くんだ！」となりますけど、やはりそれを社会全体で考えた時に、そんな人が沢山いるわけじゃないわけですよね。
孝祐：そうなるまでの教育？何なんだろうな？教育できんの？みたいな感じもするし、性格とかもありそうだし、難しいですよね。
実帆：接客業とかだったら忖度とかは凄い有効だと思うんですけど、会社内のタスクとなると難しいと思うんですよね。
小松：本当におっしゃるとおりで、そのために本当はタスクの標準化をしなきゃいけない。そして、標準化すればシステム化できるんです。同じことをやってるんだったら、それってシステムを導入できるよね、となっていきます。そのあたりの基礎的なところとして、まずタスクの管理をみんなでしようよ、という感じですかね。
実帆：そうですね。石田三成の話を引っ張るんですけども、ぬるいお茶を入れるのがその会社の正解だったら、それをタスクの雛型にすれば、他の人でもぬるいお茶を入れられるわけじゃないですか。そういうのも結構大事な気がしています。
小松：そうですね。オフィスワーカーのオペレーションの改善、労働生産性の改善は、現時点においても、そんなに行われていません。これからの日本は労働人口が減っていくので、そこをちゃんとチームのタスク管理を行って効率化することが求められてると思っています。
孝祐：何かこう標準・標準と言ってると、すごいSAP感を感じています。SIerとかコンサルティング会社とかが「ERPシステムで、世界のエクセレントカンパニーがやっているベストプラクティスの仕事の業務フローを導入すれば、あなたの会社もこんなピカピカの会社になります」というのを大企業向けにやっているんですけど、スーツアップはまさにそれの”中小企業タスク版”のように捉えていて、楽しみだなと思っています。
･･･ということで、初回ですね。小松さんからスーツアップとその事業のストーリー、物語について語っていただきました。どうもありがとうございました。
小松：ありがとうございました。
孝祐：次回では、改めて、その中小企業のタスク管理ってどうあるべきなの？と、小松ワールド全開で話してもらおうかなと思っております。スモールビジネスやスタートアップをやってるような経営者の人たちは、企業を成長させてきた人の体験談でありエッセンスなので、スーツアップを使う・使わないにも関わらず、是非聞いていただけたらなと思います。ということで、今週はありがとうございました！
実帆：ありがとうございました。
孝祐：番組をお聞きの皆様、この番組「ぼくらのスモールビジネス」ではXでのハッシュタグ「ぼくスモ」で感想・質問の投稿をお待ちしております。ぼくは平仮名、スモはカタカナでよろしくお願いします。投稿いただいたら、番組でも取り上げさせていただきます。また、SptifyやApple Podcastの配信アプリで、星付けたりレビューいただけたりすると大変励みになりますので、何卒よろしくお願いします。
はい、では本日もありがとうございました。
（続く）第3回 組織の隠れた損失が毎月100万円？
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【ぼくらのスモールビジネス「ほとんどの人が『タスクを正しく設定できない』のはなぜか」】
第1回 ほとんどの人が「タスクを正しく設定できない」のはなぜか
第2回 チームの労働生産性を上げる魔法のタスク管理ツール
第3回 組織の隠れた損失が毎月100万円？
第4回 「仕事の属人化」をなくすタスク管理の極意
※ 「経営支援クラウド」「Suit UP」及び「全社タスク管理」は株式会社スーツの登録商標です。
