エクセルで日報を作成する方法
毎日の業務を効率的に管理し、生産性を向上させる秘訣をお探しですか？そんなあなたにぴったりなのが、日報の活用です。
日報は単なる業務記録ではなく、個人と組織の成長を促進する強力なツールなのです。
今回の記事では効果的な日報をエクセルで作成する方法について解説します。
会社に日報の導入や改善を考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。
日報を書く目的
日報とは、毎日の業務内容や成果を記録する文書です。
日報をメンバーに書いてもらうことで日々の仕事内容を明確にし、時間の使い方を把握できるようになりますよ。
また、個人目標の進み具合を確認でき、遅れや問題点を早期に発見することもできます。
日報はプロジェクトのメンバー間でのコミュニケーション促進の役割も果たします。
進捗が遅れているときに上司から部下への声掛けができたり、日報の亭主するタイミングで部下の方から上司に相談したりもできるようになります。
社内での日報の役割を明確化することで、日報は効果的になります。
日報の種類
日報に記載する情報は、組織の目的や管理方針によって大きく変わります。
どんな情報を知りたいかをよく考えることで、会社にとって有用な日報になります。
例えば、単純な作業の進捗だけを把握したい場合は、作業内容と所要時間を中心とした簡潔な形式が適しています。
一方、社員の気づきや成長を重視する組織では、業務の振り返りや次の目標設定を含む、より詳細な形式が有効となります。
部署によっても必要な情報は異なります。
営業部門では顧客との接触回数や商談の進捗が重要かもしれませんし、開発部門では技術的な課題や解決策の共有が求められるかもしれません。
汎用的な日報
汎用的な日報は、さまざまな職種や部署で活用できる柔軟な形式です。
この形式は基本的な情報を網羅しつつ、個々の業務の特性に合わせてカスタマイズできる点が特徴です。
完成のイメージはこちらです。
営業職の日報
営業職の日報は、顧客との接点や商談の進捗を重視した構成が効果的です。
営業活動の特性に合わせ、数値目標の達成度や顧客の反応を詳細に記録できる形式が求められます。
完成のイメージはこちらです。
作業の日報
作業の日報は、主に製造業や建設業など、具体的な作業や工程を重視する職種で使用されます。この形式は作業の進捗状況や品質管理に焦点を当て、効率的な生産管理を支援します。
完成のイメージはこちらです。
エクセルで日報を作成する方法
- セル「全選択」して25ピクセルにします。（セルの編集が容易になります。）
- セル1、2行全体に「下罫線」を引きます。
- 日付、空欄、氏名、空欄、部署、空欄になるように「セルを結合して中央ぞろえ」で「下罫線」を揃えていきます。
- 日付、氏名、部署の文字を入力します。
- 1日の計画と目標 、作業時間、作業内容、進捗状況、1日反省と改善点、共有事項の欄を①同様「下罫線」「セルを結合して中央ぞろえ」を使用して作成していきます。
- 作業時間の記入欄は：～を使用して時間を書きやすくしていきます。
- 文字全体を選択して「太文字」にし、セル内の色を塗りつぶしていきます。
- 最後に「汎用日報」と入力して完了です。
日報を作成するときのポイント
日報は業務の効率化や改善に役立つ重要なツールです。しかし、その効果を最大限に引き出すには、適切な運用が欠かせません。
日報の作成と活用を成功させるには、いくつかの重要なポイントに注意を払う必要があります。日報作成時の主なポイントを詳しく解説します。
記入する項目について定期的に検討する
日報の記入項目は、実際に運用してみると当初の想定と異なることがよくあります。
最初に作成した日報の管理項目に固執する必要はなく、定期的に管理項目について見直すことが大切ですよ。
日報の運用ルールを決める
ただ日報のフォーマットを作っただけでは、社員は日報を書いてくれません。
日報の運用ルールを決める必要があります。
例えば、「日報は当日中に出す」や「10分以内に書く」というルールがあると、日報の作成に時間を割きすぎることがなくなるので、提出率がぐっと上がりますよ。
エクセルで日報を作成するメリット
エクセルを使って日報を作成することには、多くの利点があります。
以下に、エクセルで日報を作成する主なメリットを説明します。
導入コストが低い
エクセルを使った日報システムは、専用ソフトウェアと比較して導入コストを大幅に抑えられる優れた選択肢です。
多くの企業で既にMicrosoft Officeを導入しているため、追加のソフトウェア購入が不要となり、大きなコスト削減につながります。
エクセルを使用した日報は、小規模なチームや部署から試験的に導入し、徐々に拡大することができるという利点もあります。
これにより、大規模なシステム導入に比べ、リスクとコストを抑えつつ、効果を確認しながら段階的に進められます。
使い慣れている人が多い
エクセルは多くのビジネスパーソンにとって馴染み深いツールであり、この特性が日報作成において大きな利点となります。
エクセルの基本操作を知っている人なら、日報テンプレートの使い方をすぐに理解でき、新しいシステムの習得に比べて抵抗感が少ないです。
慣れ親しんだインターフェースを使用することで、入力ミスや操作エラーのリスクが低減し、データの信頼性が向上します。
エクセルで日報を作成するデメリット
エクセルは便利なツールですが、日報管理システムとして使用する場合、いくつかの課題があります。
過去の日報が探しにくい
エクセルで日報を管理する際、時間の経過とともにいくつかの課題が浮上します。
ファイルの増加に伴い、必要な情報の検索が困難になることが主な問題です。
エクセルの検索機能は開いているファイル内でしか使えないため、複数ファイルにまたがる検索は非効率的です。
バージョン管理も課題となり、同じ日の日報が複数存在すると最新版の特定が難しくなります。
- フォルダ構造を工夫し、年月ごとにファイルを整理する
- ファイル名に日付を含めるなど、命名規則を統一する
パソコン以外での記入がしにくい
エクセルを使用した日報システムは、パソコン以外での記入に関していくつかの課題があります。
これらの制約は、特に外出の多い社員や、モバイルワークを重視する組織にとって大きな懸念事項となります。
モバイルデバイスでのエクセル操作には制限があります。スマートフォンやタブレットの画面サイズが小さく、タッチ操作に最適化されていないため、複雑な入力や編集が困難です。
- モバイルフレンドリーな簡易入力フォームを別途用意し、後でエクセルに統合する
- クラウドサービス（例GoogleスプレッドシートやOffice 365）を活用し、マルチデバイス対応を図る
