会計事務所のタスク管理のポイントとは？具体的なタスク管理の方法を解説

「お客さんが増えて、やることが複雑になってきた」という悩みをもつ会計事務所は少なくありません。

この記事では、会計事務所のタスク管理を上手く進めるコツと具体的なやり方を紹介します。

仕事を整理する表の作り方や、小さな事務所でも使える管理の仕方、新しい管理ツールの使い方まで、いろいろな方法を説明しています。

仕事をもっと効率よくしたい会計事務所の経営者やスタッフの方はぜひ参考にしてくださいね。

タスク管理とは

タスク管理は、日々の仕事を効率よく進めるための方法です。

やるべきことを整理し、優先順位をつけて管理します。

これで何をいつまでにすべきかが分かり、仕事の抜け落ちを防げます。

チームでタスクを共有すれば、進み具合が把握しやすく、人員配置も上手くできますよ。

特に、会計事務所では顧客ごとに税務申告や財務報告の期限が違うので、タスク管理が欠かせません。

会計事務所のタスク管理の特徴

会計事務所のタスク管理の特徴は以下の3つです。

• クライアント数が多い
• リアルタイムでの情報の共有が必要
• 期日を絶対に守らなくてはいけない

以下で詳しく解説していきます。

クライアント数が多い

会計事務所の仕事は、多くのお客様を相手にするのが特徴です。

一つの事務所が数十、時には百以上の会社や個人のお客様を持つこともあります。

したがって、税金の申告や決算書作りなど、様々なタスクを同時に進めないといけません。

このような状況では、タスクの管理がとても大事になります。

お客様ごとの締め切りや希望をしっかり把握して、どの仕事を先にするか決めることで、事務所の仕事がうまく進むようになります。

リアルタイムでの情報の共有が必要

会計事務所の仕事では、新しい情報を速く共有することが大切です。

お客様からの資料や数字、税法の変更など、最新情報を会計事務所のメンバーで共有しないと、間違いが起きやすくなります。

したがって、みんなが同じ情報を見られる仕組みが必要です。

期日を絶対に守らなくてはいけない

会計の仕事は期限が非常に重要です。

税金の申告や決算書には提出日があります。これを守らないと、お客様に迷惑をかけてしまいます。

したがって、期限を絶対に守れる仕組みが必要ですよ。

締め切り日を分かりやすくしたり、余裕を持って仕事を進めるのです。

ただし、法律が変わって期限が動くこともあるので、最新の情報に気をつけましょう。

会計事務所でタスク管理を成功させるポイント

会計事務所でタスク管理を成功させるポイントは以下の3つです。

• 顧客情報とタスクを同時に管理する
• メンバー間でタスクを共有する
• 対応状況が一目で分かるようにする

以下で詳しく解説していきます。

顧客情報とタスクを同時に管理する

会計事務所の仕事では、お客様の情報と仕事の内容をセットで管理することが大事です。

例えば、A社の申告作業をする時、A社の連絡先や過去の記録もすぐ見ることができると非常に便利です。

こうすれば、仕事がスムーズに進みますし、お客様の特別な希望や事情があっても忘れることがないので、サービスの質も上がるのです。

メンバー間でタスクを共有する

会計事務所の仕事をうまく進めるには、会計事務所のメンバー間で情報を共有することが大切です。

例えば、誰がどの仕事を担当しているか、どこまで進んでいるかを、チーム全員が分かるようにします。

こうすると、急な休みでも他の人がカバーできますし、仕事の重複も避けられます。

タスク管理ツールを使えば、簡単に情報共有ができて、みんなの仕事がスムーズに進みますよ。

対応状況が一目で分かるようにする

会計事務所の仕事を効率よく進めるには、各タスクの進み具合をすぐに確認できるようにすることが大切です。

例えば、色分けやステータスバーを使って、「未着手」「作業中」「確認待ち」「完了」などの状態を表示します。

こうすると、どの仕事が急ぎなのか、誰がヘルプを必要としているのかが一目で分かります。

会計事務所でのタスク管理の方法

会計事務所でのタスク管理の方法は以下の2つです。

• エクセルでタスク管理表を作成する
• タスク管理ツールを導入する

以下で詳しく解説していきます。

エクセルでタスク管理表を作成する

会計事務所の仕事を整理する場合、タスク管理表やToDoリストを使うと便利です。

エクセルで表を作り、「何をするか」「誰がやるか」「いつまでか」「今どんな状態か」を書き込みます。

毎日チェックすれば、タスクのやり忘れがなくなり、仕事の進み具合も分かります。

エクセルでタスク管理表を作るのが難しい場合は、紙のノートなどでも代用できます。

大事なのは、自分たちの仕事のやり方に合わせて、使いやすい方法を選ぶことです。

タスク管理ツールを導入する

会計事務所の仕事を上手く進めるのであれば、タスク管理ツールを使うことをお勧めします。

タスク管理ツールを使うと、仕事の中身や担当、締め切りを簡単に入力できます。

他のメンバーへのタスク管理表の共有も簡単にできるので、チーム全体の進み具合もすぐ分かり、予定も立てやすくなりますよ。

お客様の情報も一緒に管理できるツールもあるので、事務所に合ったものを選びましょう。