Outlookでタスク管理をする方法を解説!

Outlook タスク管理

「Outlookを活用してタスク管理したいけど、そもそもどんなツールなの…?」

「効率よくタスクを管理する方法が分からない」

と悩んでいる方も多いでしょう。

Outlookは、メールやスケジュールだけでなく、タスク管理にも使える便利なツール。

本記事では、Outlookでタスク管理をするメリット・デメリット使い方をご紹介します。

Outlookをもっと使いこなしてタスク管理も行いたいという人は、ぜひ参考にしてください。

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目次
チームのタスク状況が分からない。
これに多額のコストが発生していることを知っていますか?

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タスク管理ツール、もう試しましたか?

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Outlookとは

OutlookはMicrosoft社のメールソフトです。

Microsoftアカウントがあれば無料で使用でき、メール以外にも、スケジュールや連絡先を管理する機能が備わっています。

Microsoft 365のエクセルやワードなどのツールとも簡単に連携できるので、ビジネスシーンで重宝されるツール。

Outlookにはアプリ版とブラウザ版がありますが、機能面で大きく異なる点はありません。

また、Windows・Mac・Android・iOSに対応しているので、パソコンやタブレット、スマホなど、どのデバイスからでもアクセスできます。

Outlookの基本的な機能

Outlookは、ビジネスでもプライベートでも役立つ便利なツールです。

その多機能ぶりが魅力ですが、ここでは特に日常的に使える3つの基本機能についてわかりやすく紹介していきます!

Outlookの基本的な機能

メール機能

Outlookのメイン機能として、まずメール機能が挙げられます。

メールの送受信などの基本的な操作が感覚的にできるシンプルな仕様になっています。

また、仕事用、プライベート用、趣味用と複数のメールアカウントをまとめて管理できるので、メールチェックが機能が豊富で高度な設定もできるため、業務効率化に役立ちます。

Outlookのメール機能には、他にもいくつか使いやすいポイントがあります。

メール機能の嬉しいポイント
  • フォルダを使って分類できる
  • フィルタ機能で特定の相手からのメールを振り分けられる
  • 検索機能でメールを検索可能
  • リマインダー設定ができる
  • スケジュールと連動させられる

予定表

次に、予定表(カレンダー)機能について紹介します。

Outlookの予定表機能を使うことで、カレンダーやタイムライン表示でスケジュールを見やすく管理できます。

メールと連動させることで抜け漏れをなくすことのでき、とても便利な機能です。

予定表機能の嬉しいポイント
  • 月・週・日など表示形式が様々
  • 通知機能でお知らせしてくれる
  • 共有機能で調整がスムーズに
  • 予定ごとに色分けして管理できる

連絡先管理

最後は、連絡先管理機能をご紹介。

Outlookでは、個人やグループの連絡先を簡単に管理できます。

「仕事の連絡先が増えすぎて管理が大変…」という方も、Outlookにまとめておけば安心です。

連絡先管理機能の嬉しいポイント
  • 電話番号やメールアドレス、住所などを一つにまとめられる
  • 別のツールからアドレス帳をインポートできる
  • 連絡先のCSV出力も可能
  • チームごとにグループを作れる
  • グループ内でメールの一斉送信ができる
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Outlookでタスク管理をするメリット

Outlookは、メールツールとしてだけではなく、タスク管理にも優れた機能を備えています。

ここでは、特に便利な2つのメリットをご紹介します!

メールから簡単にタスク登録できる

Outlookなら、メールから簡単にタスクを登録することができます。

メールをタスク欄にドラッグするだけで、メールの件名がタスク名として自動的に登録されます。

「メールを見てやらなきゃと思ったけど、後回しにして忘れてしまった…」なんてことも防げます!

タスクにはメールのリンクや添付資料も一緒に登録されるため、タスクの整理も容易になります。

タスクに期日を設定しておけば、リマインダーで通知が届くため、急ぎの依頼や重要な案件でも忘れずに対応できます。

別のタスク管理ソフトを使わなくてよい

Outlookでタスク管理を行えば、別の他のタスク管理ツールを導入する必要がありません。

Outlookは、メール、カレンダー、タスク管理が一体化しているので、複数のツールを切り替える手間がありません。

メールを確認しながらタスクを登録したり、スケジュールを見ながらタスクの進捗を確認したりと、すべてがOutlook内で完結します。

PCとスマートフォンの間でデータが同期され、どこにいてもタスクを簡単に管理でき、アプリの切り替えも必要ありません。

他のタスク管理ソフトを利用すると費用がかさんでしまうこともありますが、Outlookを使用することで追加費用が不要になるというメリットもあります。

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Outlookでタスク管理をするデメリット

Outlookでタスク管理をすると仕事を円滑に進めやすくなります。

しかし、利用する際に注意すべき点や他のタスク管理ツールと比べた際のデメリットも存在します。

ここでは、特に気になる2点をご紹介します。

共有にはMicrosoftアカウントが必要

Outlookを使用するには、Microsoftアカウントが必要です。

そのため、タスクを共有する相手がMicrosoftアカウントを持っていないと成り立ちません。

チームやクライアント全員がMicrosoftの環境を使用していない場合、共有がスムーズに行えないこともあります。

近年では、様々なメール・チャットツールが普及しているため、クライアントに合わせて別のツールを併用しなければならないケースも。

チームでタスクを共有して管理したい場合は、Outlookの使用をルール化することがオススメです。

1つのタスクを複数人に登録できない

Outlookのタスク機能では、一つのタスクに複数の担当者を割り当てることはできません。

もし複数人に同じタスクを割り振りたい場合でも、それぞれ個別にタスクを作成する必要があります。

そのため、全体の進捗具合をリアルタイムに管理することは難しく、共同作業には向いていません。

1つのタスクを複数人で分担する場合は、他のタスク管理ツール(TrelloやAsana)の方が便利です。

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Outlookでタスク管理する方法

ここからは、実際にOutlookでタスク管理をする手順をご紹介します。

STEP
Outlookのタスク管理を開く

Outlookを開くと左に各ツールのアイコンが並んでいます。

チェックマークのアイコンをクリックするとタスク管理が起動できます。

STEP
タスクを登録する

タスク管理の各ページ上部にある「タスクの追加」をクリックします。

タスク名を入力し、「追加」をクリックするとタスクの登録が完了します。

今回は、タスク名を「タスクA」として登録しました。

タスクの登録時には、期限日・通知日時・繰り返し登録なども設定できます。

STEP
タスクの詳細を登録する

登録してあるタスクをクリックすると、詳細画面が右側に開かれます。

期限日・通知日時・繰り返し登録などのほか、タスク内のステップや関連資料、メモの追加が可能です。

STEP
タスクを整理する

タスクを整理する際は、タスクリストを分けたり、重要度マークを付けたりしましょう。

メニューの一番下にある「新しいリスト」をクリックすると、新規のタスクリストを登録できます。

プロジェクトや業務内容によってリストを分けるとタスクを管理しやすくなるでしょう。

リストの数が増えた場合は、リストをグループ分けできます。

「新しいリスト」の右にあるアイコン(グループの作成)をクリックすると、新規のグループを作成できます。

「グループA」のなかに「リストA」を作成しました。

また、重要度の高いタスクには、「☆」マークを付けられます。

タスクの登録時や詳細追加時にタスク名の右にある「☆」マークをクリックしましょう。

重要度の高いタスクとして登録すると「☆」が「★」になり、メニュー内の「☆重要」のタスクの数が増えます。

さらに、カテゴリとしてタスクを色分けすることも可能です。

タスクの詳細画面の下から3つ目にあるカテゴリから選択しましょう。

6種類のカテゴリで色分けができます。

タスクをチームメンバーに共有する方法

Outlookで管理しているタスクをチームメンバーに共有する方法をご紹介します。

共有するには、相手がOutlookにログインする必要があります。

タスクをチームメンバーに共有する手順
STEP
タスクリストを共有する

タスクリストを右クリックし、「リストを共有」をクリックします。

「招待状のリンクを作成する」をクリックし、「メールで招待する」をクリックします。

新規メールが作成されるので、宛先に共有したい相手を入力し送信します。もしくは、リンクをコピーして相手に送ります。

STEP
タスクの担当者を割り当てる

招待した相手が共有リストに参加すると、各タスクを割り当てられるようになります。

タスクの詳細画面から「割り当て先」を選択して、タスクを共有しましょう。

相手が共有リストに参加していないと割り当てはできません。

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知っていると便利なOutlookの機能

Outlookは多機能で便利なメールツール。

ここでは、知っているとさらに便利になる、Outlookでタスク管理をする際の機能を2つご紹介します。

知っていると便利な機能

定期的なタスクの設定

Outlookのタスク管理では、定期的なタスクの繰り返し登録ができます。

定期的に行うものを毎回設定するのは手間がかかりますよね。

Outlookでは、設定により決まったタスクを自動で登録できます。

以下が繰り返しの設定手順です。

STEP
タスクの詳細画面を開く

タスクをクリックすると、右側に詳細画面が表示されます。

STEP
「繰り返し」をクリックする

「繰り返し」をクリックして、定期的なタスクとして登録しましょう。

STEP
繰り返しの頻度を設定する

毎日・平日・毎週・毎月・毎年の頻度のほか、「ユーザー設定」から任意の頻度に設定できます。

アラームの設定

Outlookのタスク管理には、アラームでの通知設定機能があります。

せっかくタスクを設定しても、すっかり確認を忘れてしまった…なんてことは防ぎたいですよね。

アラーム設定の手順は以下の通りです。

STEP
タスクの詳細画面を開く

タスクをクリックすると、右側に詳細画面が表示されます。

STEP
「通知する」をクリックする

「通知する」をクリックし、リマインダーの設定を行います。

STEP
通知する日時を設定する

数時間後・明日・来週の3パターンが提示されますが、「日付と時刻を選択」から任意の日時を設定できます。

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Outlook以外でのおすすめのタスク管理ツール

おすすめのタスク管理ツールの比較表

以下は、Outlook以外でのおすすめのタスク管理ツールの比較表です。

導入前の比較検討に役立ててください。

スクロールできます
サービス名月額料金
(1人あたり)
導入主な機能連携ツール特長
スーツアップスタータープラン:500円/月
スタンダードプラン:1,080円/月
クラウド型タスクひな型機能
期限通知機能
定型タスク機能
タスク設定
組織設定
コミュニケーション設定
タスク分析機能
Chatwork
Slack
Googleカレンダーなど
中小企業向けに最適化されており、導入・運用が簡単
Trello基本料金:無料
スタンダード:5ドル/月
プレミアム:10ドル/月
エンタープライズ:17.5ドル/月
クラウド型タスクをカード化機能
タイムライン機能
カレンダー機能
位置情報を設置できるマップビュー機能
Slack
GitHub
Salesforceなど
無料でも使える機能が多い
Asanaパーソナル:無料
スターター:1,200円/月
アドバンスド:2,700円/月
クラウド型プロジェクトマネジメント機能
プロジェクトビュー機能
タスク管理機能
カスタムフィールド機能
Slack
Dropbox
Instagantt
Google ドライブなど
無料プランの充実度が高い
Wrike基本料金:0ドル
チーム:10ドル/月
ビジネス:24.80ドル/月
エンタープライズとピナクル:要問い合せ
クラウド型サブタスクの登録
時間管理
リソース管理
コスト管理
承認機能
Salesforce
Microsoft Teams
Dropbox
Google ドライブなど
短期から長期まで幅広いタイプのプロジェクトに対応
Jootoスタンダード:417円/月(年間契約)
500円/月(月額契約)
ビジネスプラ:980円/月(年間契約)
1,300円/月(月額契約)
タスクDXプラン:要問い合せ
クラウド型プロジェクト横断管理
通知機能
コミュニケーション管理
データ共有機能
外部ツール連携
ガントチャート機能
Chatwork
Slack
Googleカレンダーなど
日本企業に最適化された機能を搭載
Backlogスタータープラン:2,970円/月
スタンダードプラン:17,600円/月
プレミアムプラン:29,700円/月
プラチナプラン:82,500円/月
※チーム単位の価格設定
クラウド/オンプレミスカンバンボード
ガントチャート
コミュニケーション機能
ドキュメント機能
モバイルアプリ
Slack
Google Workspace
Jenkinsなど
初心者でも使いやすいシンプルなデザイン

チームのタスクを管理したい人は「スーツアップ」

スーツアップは、表計算ソフトのような直感的な操作が可能なツールで、PCスキルに自信がない方でも気軽にチームのタスク管理ができます。タスクひな型、期限通知及び定型タスクなどプロジェクトやタスクの管理に役立つ機能が揃っているので、更新スケジュールの管理や作業の進捗状況の確認もスムーズに行えます。

スーツアップは、表計算ソフトのような親しみやすい操作感で、パソコンが苦手な人でも直感的に使えるのが魅力。チームでのタスク管理や外部ツールとの連携に長けており、幅広く活用できるでしょう。

スーツアップの特徴
  • エクセル感覚で操作!

スーツアップは、エクセルのような感覚で操作できますが、期限通知や定型タスクの自動生成など、エクセルにはない便利な機能が充実。日々のタスク更新もストレスがありません。

  • 業務の「見える化」でミスゼロへ

チームのタスクや担当、期限などを表で一元管理。全員が進捗を把握できるから、抜け漏れや期限遅れがなくなり、オペレーションの質もアップします。

  • テンプレートでプロジェクト管理が楽

よくある業務はタスクひな型として自動生成できるので、毎回ゼロから作る手間なし。誰でもすぐに運用を始められるのがスーツアップの強みです。

「かんたん、毎日続けられる」をコンセプトに、やさしいテクノロジーでチームをサポートする「スーツアップ」。

導入を検討してみませんか?

チームのタスク管理 / プロジェクト管理でこのようなお悩みはありませんか?

そうなりますよね。私も以前はそうでした。タスク管理ツールを導入しても面倒で使ってくれないし、結局意味なくなる。

じゃあどうしたらいいのか?そこで生まれたのがスーツアップです。

これ、エクセル管理みたいでしょ?そうなんです。手慣れた操作でチームのタスク管理ができるんです!

見た目がエクセルだからといって侮るなかれ。エクセルみたいに入力するだけで、こんなことも

こんなことも

こんなことまでできちゃうんです。

エクセル感覚でみんなでタスク管理。
まずは以下よりお試しいただき、どれだけ簡単か体験してみてください。

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この記事を書いた人

小松裕介のアバター 小松裕介 代表取締役社長CEO

株式会社スーツ 代表取締役社長CEO 小松 裕介

2013年3月に、新卒で入社したソーシャル・エコロジー・プロジェクト株式会社(現社名:伊豆シャボテンリゾート株式会社、東証スタンダード上場企業)の代表取締役社長に就任。同社グループを7年ぶりの黒字化に導く。2014年12月に当社の前身となる株式会社スーツ設立と同時に代表取締役に就任。2016年4月より、総務省地域力創造アドバイザー及び内閣官房地域活性化伝道師登録。2019年6月より、国土交通省PPPサポーター。
2020年10月に大手YouTuberプロダクションの株式会社VAZの代表取締役社長に就任。月次黒字化を実現し、2022年1月に上場会社の子会社化を実現。
2022年12月に、株式会社スーツを新設分割し、当社設立と同時に代表取締役社長CEOに就任。

2025年5月に、『1+1が10になる組織のつくりかた チームのタスク管理による生産性向上』を出版。

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