Outlookでタスク管理をする方法を解説！

「Outlookを活用してタスク管理したいけど、そもそもどんなツールなの…？」

「効率よくタスクを管理する方法が分からない」

と悩んでいる方も多いでしょう。

Outlookは、メールやスケジュールだけでなく、タスク管理にも使える便利なツール。

本記事では、Outlookでタスク管理をするメリット・デメリットや使い方をご紹介します。

Outlookをもっと使いこなしてタスク管理も行いたいという人は、ぜひ参考にしてください。

Outlookとは

OutlookはMicrosoft社のメールソフトです。

Microsoftアカウントがあれば無料で使用でき、メール以外にも、スケジュールや連絡先を管理する機能が備わっています。

MicrosoftofficeのExcelやWordなどのツールとも簡単に連携できるので、ビジネスシーンで重宝されるツール。

Outlookにはアプリ版とブラウザ版がありますが、機能面で大きく異なる点はありません。

また、Windows・Mac・Android・iOSに対応しているので、パソコンやタブレット、スマホなど、どのデバイスからでもアクセスできます。

Outlookの基本的な機能

Outlookは、ビジネスでもプライベートでも役立つ便利なツールです。

その多機能ぶりが魅力ですが、ここでは特に日常的に使える3つの基本機能についてわかりやすく紹介していきます！

メール機能

Outlookのメイン機能として、まずメール機能が挙げられます。

メールの送受信などの基本的な操作が感覚的にできるシンプルな仕様になっています。

また、仕事用、プライベート用、趣味用と複数のメールアカウントをまとめて管理できるので、メールチェックが機能が豊富で高度な設定もできるため、業務効率化に役立ちます。

Outlookのメール機能には、他にもいくつか使いやすいポイントがあります。

予定表

次に、予定表(カレンダー)機能について紹介します。

Outlookの予定表機能を使うことで、カレンダーやタイムライン表示でスケジュールを見やすく管理できます。

メールと連動させることで抜け漏れをなくすことのでき、とても便利な機能です。

連絡先管理

最後は、連絡先管理機能をご紹介。

Outlookでは、個人やグループの連絡先を簡単に管理できます。

「仕事の連絡先が増えすぎて管理が大変…」という方も、Outlookにまとめておけば安心です。

Outlookでタスク管理をするメリット

Outlookは、メールツールとしてだけではなく、タスク管理にも優れた機能を備えています。

ここでは、特に便利な2つのメリットをご紹介します！

メールから簡単にタスク登録できる

Outlookなら、メールから簡単にタスクを登録することができます。

メールをタスク欄にドラッグするだけで、メールの件名がタスク名として自動的に登録されます。

「メールを見てやらなきゃと思ったけど、後回しにして忘れてしまった…」なんてことも防げます！

タスクにはメールのリンクや添付資料も一緒に登録されるため、タスクの整理も容易になります。

タスクに期日を設定しておけば、リマインダーで通知が届くため、急ぎの依頼や重要な案件でも忘れずに対応できます。

別のタスク管理ソフトを使わなくてよい

Outlookでタスク管理を行えば、別の他のタスク管理ツールを導入する必要がありません。

Outlookは、メール、カレンダー、タスク管理が一体化しているので、複数のツールを切り替える手間がありません。

メールを確認しながらタスクを登録したり、スケジュールを見ながらタスクの進捗を確認したりと、すべてがOutlook内で完結します。

PCとスマートフォンの間でデータが同期され、どこにいてもタスクを簡単に管理でき、アプリの切り替えも必要ありません。

他のタスク管理ソフトを利用すると費用がかさんでしまうこともありますが、Outlookを使用することで追加費用が不要になるというメリットもあります。

Outlookでタスク管理をするデメリット

Outlookでタスク管理をすると仕事を円滑に進めやすくなります。

しかし、利用する際に注意すべき点や他のタスク管理ツールと比べた際のデメリットも存在します。

ここでは、特に気になる2点をご紹介します。

共有にはMicrosoftアカウントが必要

Outlookを使用するには、Microsoftアカウントが必要です。

そのため、タスクを共有する相手がMicrosoftアカウントを持っていないと成り立ちません。

チームやクライアント全員がMicrosoftの環境を使用していない場合、共有がスムーズに行えないこともあります。

近年では、様々なメール・チャットツールが普及しているため、クライアントに合わせて別のツールを併用しなければならないケースも。

チームでタスクを共有して管理したい場合は、Outlookの使用をルール化することがオススメです。

1つのタスクを複数人に登録できない

Outlookのタスク機能では、一つのタスクに複数の担当者を割り当てることはできません。

もし複数人に同じタスクを割り振りたい場合でも、それぞれ個別にタスクを作成する必要があります。

そのため、全体の進捗具合をリアルタイムに管理することは難しく、共同作業には向いていません。

1つのタスクを複数人で分担する場合は、他のタスク管理ツール(TrelloやAsana)の方が便利です。

Outlookでタスク管理する方法

ここからは、実際にOutlookでタスク管理をする手順をご紹介します。

タスクをチームメンバーに共有する方法

Outlookで管理しているタスクをチームメンバーに共有する方法をご紹介します。

共有するには、相手がOutlookにログインする必要があります。

知っていると便利なOutlookの機能

Outlookは多機能で便利なメールツール。

ここでは、知っているとさらに便利になる、Outlookでタスク管理をする際の機能を2つご紹介します。

定期的なタスクの設定

Outlookのタスク管理では、定期的なタスクの繰り返し登録ができます。

定期的に行うものを毎回設定するのは手間がかかりますよね。

Outlookでは、設定により決まったタスクを自動で登録できます。

以下が繰り返しの設定手順です。

アラームの設定

Outlookのタスク管理には、アラームでの通知設定機能があります。

せっかくタスクを設定しても、すっかり確認を忘れてしまった…なんてことは防ぎたいですよね。

アラーム設定の手順は以下の通りです。