イベントのタスク管理のひな型とは？業務効率が上がる無料ひな型テンプレート！

多くの企業にとって、イベントは顧客や取引先との接点をつくり、認知や関係性を深める重要な企業活動です。

このような状況下で、特に重要性を増しているのがイベント業務のタスク管理です。

ここではイベントのタスク管理の無料のひな型（テンプレート）のおすすめをご紹介します！

企業の成果を左右するイベントのタスク。

しかし、イベントのタスクは、企画・準備・当日運営・事後対応など複数の工程にまたがり、属人化しやすい傾向があります。

イベントのタスクを簡単に実行するには、業務の標準化をしてタスクのひな型を活用するのがピッタリです。

しかし、イベント制作会社やコンサルティング会社にイベントのタスクのひな型の作成を依頼したら、多額の経費がかかってしまいます。

そこで本記事では、無料で使える、業務の標準化ができるイベントのタスク管理のひな型を紹介します。

イベントのタスク（イベント業務）とは何か、イベントのタスク管理の課題、エクセルでイベントのタスク管理を行う際のポイント、イベントのタスクひな型がある「スーツアップ」、そして、イベントのタスクひな型の紹介について説明します。

イベントのタスク（イベント業務）とは？

イベントは、目的をもって人を集めて開催する催しであり、その推進には企画から準備、集客、当日の運営、開催後のフォローまで幅広い業務が伴います。

まずはイベント業務の役割を理解した上で、イベントのタスクについて学びましょう。

中小企業やスタートアップなどの小規模組織の場合、イベントの専任部署がない場合も多く、経営者やイベント担当のメンバーがイベント業務を兼務することもよくあります。

イベントとは？

イベントとは、企業が特定の目的のもとに人を集めて開催する催しの総称であり、PRイベントやセミナー・講演会、展示会、社内イベントなど様々な種類があります。

対象者や目的に応じて形式を使い分けながら、集客から当日の運営、開催後のフォローまでを一連の流れで管理していくのが特徴です。

企業が開催するイベントは、単に催しを開くだけではなく、集客・体験・関係構築を通じて、認知拡大や顧客育成、組織の一体感づくりといった成果につなげる「仕組みづくり」です。

特にスタートアップにおいては、限られた予算で見込み顧客との接点をつくり、さらなる成長を目指すための経営上の重要な機能として位置づけられています。

イベント業務の役割を正しく理解することが、イベントのタスク管理を適切に行うための第一歩です。

1. PRイベント

PRイベントとは、新商品発表会や記者発表会などを通じて、企業や商品の認知拡大と話題づくりを図るイベントのことです。

メディアやインフルエンサーを招き、社外への情報発信の起点とすることが多いのが特徴です。

開催の目的やターゲットを明確にし、当日の演出や取材対応までを計画的に準備することが重要です。

2. セミナー・講演会

セミナー・講演会とは、専門的な情報やノウハウを提供し、見込み顧客の育成や関係構築を図るイベントのことです。

会場開催やオンライン（ウェビナー）など、目的に応じて形式を選べるのが特徴です。

集客から当日の進行、参加者への事後フォローまでを一貫して管理することが成果を左右します。

3. 展示会

展示会とは、業界の展示会に出展し、自社の商品やサービスを来場者に紹介して見込み顧客との接点をつくるイベントのことです。

ブースの設計や配布物の準備、来場者への対応など、多くの準備業務が発生します。

獲得した名刺やリードを開催後の営業活動につなげるまでが、展示会業務の重要なポイントです。

4. 社内イベント

社内イベントとは、キックオフや懇親会、表彰式などを通じて、従業員のエンゲージメントや組織の一体感を高めるイベントのことです。

社外向けのイベントとは目的が異なり、社内の関係づくりや理念の浸透を重視します。

企画から当日の運営までを担当者間で分担し、抜け漏れなく進めることが求められます。

一般的なイベントの仕事

イベント業務は、PRイベント、セミナー・講演会、展示会（出展）、社内イベントなどの企画・運営を推進します。

大企業になれば、イベント事業部や広報・マーケティング部署のように独立した組織が存在しますが、中小企業やスタートアップだと担当者を配置できればよいぐらいです。

代表的なイベントの仕事には、以下のような業務内容があります。

1. 認知拡大や話題づくりを行うPRイベント業務

イベントの代表的な種類は、PRイベントです。

PRイベントの業務とは、新商品発表会や記者発表会などを企画・運営し、メディア対応や当日の演出を通じて認知拡大と話題づくりを行うイベントのタスクです。

開催して終わりではなく、報道や口コミといった成果につなげるまでを見据えることが重要です。

企画の狙いが成果を大きく左右するため、イベントのタスク管理においても重要なタスクです。

2. 見込み顧客を育成するセミナー・講演会業務

セミナー・講演会業務とは、専門的な情報を提供する会を企画・集客し、当日の進行から参加者への事後フォローまでを行うイベントのタスクです。

会場開催やオンライン（ウェビナー）など、目的に合わせた形式の選定が求められます。

集客数や参加後の商談化が成果を左右するため、抜け漏れのないタスク管理が重要です。

3. 見込み顧客と接点をつくる展示会（出展）業務

展示会（出展）業務とは、業界の展示会への出展を計画し、ブース設計や配布物の準備、来場者対応、開催後のリード管理などを行うイベントのタスクです。

出展までに多くの準備業務が発生するため、スケジュールに沿った進行管理が必要です。

獲得した名刺やリードを営業につなげるまでを含めて、正確なタスク管理が求められます。

4. 組織の一体感を高める社内イベント業務

社内イベント業務とは、キックオフや懇親会、表彰式などを企画・運営し、従業員のエンゲージメントや組織の一体感を高めるイベントのタスクです。

会場や日程の調整、当日の進行、参加者への案内など、幅広い準備業務があります。

担当者間での分担と進捗の共有が成否を左右するため、計画的にタスクを管理しながら進めることが求められます。

中小企業やスタートアップなどの小規模組織のイベント業務

中小企業やスタートアップなどの小規模組織の場合は、イベントに特化した専任部署がない場合も多く、経営者自らがイベント業務を行ったり、他部署のスタッフが本来の業務と並行してイベント業務を兼務したりしていることが多く、タスクが山積みになりがちです。

具体的には、イベントのタスク以外にも、宣伝広告や広報活動、営業企画などを幅広く担当している場合が多いです。

1.広告運用など宣伝広告の業務が含まれる場合

小規模組織では、イベント担当者がリスティング広告やSNS広告の運用などの宣伝広告の業務を兼務する場合があります。

イベントへの集客は広告施策と密接に関わるため、限られた予算で効果を最大化する計画的なタスク管理が求められます。

2.広報活動など広報の業務が含まれる場合

小規模組織では、イベント担当者がプレスリリースの配信やメディア対応などの広報の業務を兼務する場合があります。

広報とイベントは、企業や商品の情報を社外に発信する点で密接に関連しており、両者を一体的に推進することで認知拡大の効果を高めることができます。

3.セミナーやウェビナーなど営業企画の業務が含まれる場合

小規模組織では、イベント担当者がセミナーやウェビナーの企画・運営などの営業企画の業務を兼務する場合があります。

見込み顧客の獲得や商談化に直結するため、集客から事後フォローまでを漏れなく管理するタスク管理が重要です。

イベントのタスク管理のよくある課題

イベントのタスク管理は、企画から準備、当日運営、事後対応まで多くの工程にまたがり、社内外との調整も多いため、様々な課題が発生します。

ここでは特によくある3つの課題を紹介します。

担当者の知識不足

イベントのタスク管理のよくある課題は、担当者の知識不足です。

イベント業務は、企画、集客、当日運営、事後対応などの複数の工程にまたがるため、担当者には幅広い知識が求められます。

しかし、担当者の知識が不足していると、準備の抜け漏れや当日の段取り不足が生じ、イベントの成果や参加者の満足度に影響を及ぼす可能性があります。

たとえば、集客の設計や告知のタイミングを誤ると、参加者が集まらず、費やした準備が成果につながらないことがあります。

また、知識不足から会場手配や進行管理を誤ると、当日のトラブルや進行の遅れといった問題につながることもあります。

社内のコミュニケーション不足

イベントのタスク管理のよくある課題は、社内のコミュニケーション不足です。

イベント業務は、広報、営業、マーケティングなど多くの部門と連携して進める必要があります。

しかし、部門間のコミュニケーションが不足すると、集客状況や当日の役割分担に関する情報共有が滞り、準備や運営に必要な情報が揃わなくなります。

たとえば、営業部門が把握している見込み顧客の情報がイベント担当に共有されなければ、集客のターゲットがずれてしまう可能性があります。

また、当日の役割分担が明確に共有されていないと、対応の抜け漏れや混乱が生じることにもつながります。

イベント運営はチームで行う

イベントのタスク管理のよくある課題は、イベント運営を一人で抱え込んでしまうことです。

イベントは、企画、集客、当日運営、事後対応など多くの工程があり、一人の担当者がすべてを担うには負担が大きすぎます。

しかし、役割分担が曖昧なままだと、特定の担当者にタスクが集中し、抜け漏れや準備不足につながります。

たとえば、当日の運営が特定の担当者に依存していると、その担当者が対応できない場面でイベント全体が滞ってしまう可能性があります。

イベント運営はチームで行うことを前提に、誰がどのタスクを担当するかを明確にし、進捗を共有できる仕組みを整えることが重要です。

エクセルでイベントのタスク管理を作るときのポイント

エクセルを使ってイベントのタスク管理を作成する際には、いくつかのポイントに注意することで作業効率を大幅に向上させることができます。

事前に入れたい項目を整理しておく

イベントのタスク管理を作成する前に、管理したい項目を整理しておくことが重要です。

例えば、大項目・中項目、タスク名、業務内容、責任者、担当者、期限など、必要な情報を決めておくことで、あとから追加する手間が省けます。

また、何を重視するかを明確にすることで、表の見やすさや使い勝手が向上します。

共同編集ができるようにしておく

複数のメンバーでイベントのタスク管理を行う場合は、エクセルの「共同編集」機能を活用しましょう。

クラウドにファイルを保存することで、誰でもリアルタイムでデータを確認・編集できる環境を整えることができます。

特に複数の人が同時に作業を行うケースでは、データの整合性が保たれやすくなります。

OneDriveやGoogle Driveといったクラウドストレージを利用するのがおすすめです。

社内で言葉を統一しておく

イベントのタスク管理を効率的に進めるためには、社内で使用する言葉や表現を統一しておくことが大切です。

大項目・中項目、タスク名や業務内容などのキーワードを統一することで、データが混乱しにくくなり、スムーズなイベントのタスク管理が可能になります。

エクセルでイベントのタスク管理を作るときの作り方

エクセルを使ったイベントのタスク管理の作成方法を解説します。

業務一覧表を作成して、グループ分け（グルーピング）を繰り返して、チームのメンバーが誰でも簡単に把握できるようにします。

イベントのタスクひな型なら「スーツアップ」がおすすめ

もしエクセルでイベントのタスク管理を1から作るのが面倒だと感じる場合、テンプレートが既に用意されているツールを使うのがおすすめです。

経営支援クラウド「スーツアップ」はそのようなツールの一つで、あらかじめ用意されたイベントのタスクの無料のテンプレートがあり、初心者でも簡単に使い始めることができます。

カスタマイズの必要が少なく、時間を節約できるのが大きな魅力です。

スーツアップのメリット

• イベントのタスクのひな型はもちろん、初心者でもすぐに使える無料テンプレートが多数揃っています。そのため、専門知識がなくても導入可能です。
• 各種設定があらかじめ組み込まれているため、エクセルの複雑な操作を覚える必要がありません。
• カスタマイズも可能で、自社の業務に合わせたイベントのタスク管理を簡単に作成できます。

スーツアップはこんな人におすすめ

• エクセルでのイベントのタスク管理を簡単に始めたい人
• イベントのタスク設定に自信がない人
• 初期投資を抑えつつ効率的なイベントのタスク管理を目指したい人

イベントのタスク管理のおすすめ無料テンプレート

スーツアップにはあらかじめイベントのタスク管理に便利な無料テンプレートが豊富に揃っています。

ここではイベント、イベント（汎用）、PRイベント、セミナー・講演会、展示会（出展）、社内イベントのイベントのタスクのひな型を紹介します。

イベントのタスクのひな型

イベントのタスクのひな型は、記者発表会、プレスセミナー、懇談会、施設イベント、プレス内覧会、式典、展示会などのチェック項目があります。

あらかじめイベントのタスクのひな型の内容をリスト化しておくことで、イベント全体の業務を抜け漏れなく進めることができます。

イベント※汎用のタスクのひな型

イベント※汎用のタスクのひな型は、企画・コンセプト、予算・資金計画、会場・設備、プロモーション・マーケティング、ウェブサイト・申込管理、登録・受付管理、当日オペレーション、アフターフォロー・評価などのチェック項目があります。

あらかじめイベント（汎用）のタスクのひな型の内容をリスト化しておくことで、種類を問わずイベントの準備から運営までを計画的に進めることができます。

PRイベントのタスクのひな型

PRイベントのタスクのひな型は、PRイベントの企画、PRイベントの広報・PR、広報活動調査、報道状況調査、企業イメージ調査、オピニオンリーダーヒアリング調査、広報環境分析調査、パブリシティ調査などのチェック項目があります。

あらかじめPRイベントのタスクのひな型の内容をリスト化しておくことで、企画からメディア対応、当日の運営までを漏れなく進めることができます。

セミナー・講演会のタスクのひな型

セミナー・講演会のタスクのひな型は、企画・コンセプト、予算・資金計画、会場・設備、登録・受付管理、進行管理、当日オペレーション、アフターフォロー・評価などのチェック項目があります。

あらかじめセミナー・講演会のタスクのひな型の内容をリスト化しておくことで、集客から当日の進行、事後フォローまでをスムーズに進めることができます。

展示会（出展）のタスクのひな型

展示会（出展）のタスクのひな型は、企画・コンセプト、ブースデザイン、出展内容、内部調整、会場・設備、運営、アフターフォロー・評価などのチェック項目があります。

あらかじめ展示会（出展）のタスクのひな型の内容をリスト化しておくことで、出展の準備から当日の来場者対応、開催後のリード管理までを計画的に進めることができます。

社内イベント運営のタスクのひな型

社内イベント運営のタスクのひな型は、イベントの日程調整、イベント予算の調整、参加者リストの管理、予算管理の効率化などのチェック項目があります。

あらかじめ社内イベントのタスクのひな型の内容をリスト化しておくことで、企画から会場手配、当日の運営までを漏れなく進めることができます。

まとめ

イベントのタスク管理は、多くの工程にまたがるイベント業務を、属人化させずに計画的に進めるうえで役立ちます。

イベントの仕事は、PRイベント、セミナー・講演会、展示会（出展）、社内イベントにまで及び、一人の担当者がすべてを漏れなくカバーするのは容易ではありません。

イベントのタスクひな型を活用することで、業務の標準化が進み、抜け漏れのない効率的な運営が可能になります。

イベントのタスク管理を簡単に始めたい場合には、エクセルだけでなく専用ツールの導入も検討しましょう。

特に「スーツアップ」などのイベントのタスクの無料テンプレートが用意されているツールを使えば、何から手をつければよいか分からない状態からでも、効率よくイベントのタスク管理を始めることができます。