スーツアップの導入がオススメな会社（5パターン）
株式会社スーツでは、2023年9月27日に経営支援クラウド「Suit UP」（以下「スーツアップ」といいます。）のα版をリリースしました。スーツアップは、中小・中堅企業やスタートアップなど（以下まとめて「中小企業等」といいます。）の労働生産性を高める、全社タスク管理を実現するSaaS（Software as a Serviceの略語、月単位・年単位（サブスクリプション）で活用できるソフトウェアサービス）です。全社タスク管理とは、単なるタスク管理やプロジェクト管理ではなく、個人・部署・経営に至るまで会社全体のタスクを「見える化」し管理する経営管理手法です。
本稿では、「道具としてのスーツアップ」と題して、スーツアップによって実現できることを明らかにした上で、様々な利用者がスーツアップを利用するとどのような効果が得られるかについて記載したいと考えています。後編では、様々な利用者がスーツアップを利用するとどのような効果が得られるかについて説明します。
経営支援クラウド「Suit UP」α版のサービス開始のお知らせ
【まとめ】
- スーツアップは、①社歴10年超となる中小企業等の創業者、②二代目経営者、③スタートアップの創業者、④大企業の投資・M&Aの部署や投資ファンドのスタッフ、そして、⑤事業承継を実現したい経営者の全てにメリットがある。
- 社歴10年超となる中小企業等の創業者は、スーツアップの導入により、組織力の獲得と企業文化の強化を図ることができる。
- 二代目経営者は、スーツアップを導入により、タスクの「見える化」が実現する。
- スタートアップの創業者は、スーツアップを導入により、組織の構築やコミュニケーションのデザインなど、チームとして機能するために最低限必要となる組織的な機能を獲得することができる。
- 大企業の投資・M&Aの部署や投資ファンドのスタッフは、投資先企業の各社にスーツアップを導入することで、当該企業の全社的なタスクの「見える化」が実現する。
- 事業承継を実現したい経営者は、組織を構築し、コミュニケーションをデザインし、タスクの「見える化」と「仕組み化」をすることができる。
２．利用者ごとのメリット
スーツアップは、中小企業等に対して、かんたんに全社タスク管理を導入し、継続的にタスク設定・更新ができるツールです。
前項で記載のとおり、スーツアップは、道具として、ユーザーの①組織の構築、②コミュニケーションのデザイン（主に会議体の整備）、③全社的なタスクの「見える化」、④各部署のタスクの「定型化」、⑤全社的なタスク管理、⑥各部署のタスクの「標準化」、そして、⑦適正なコーポレート・ガバナンスの実現をします。
また、スーツアップのターゲットは、主にスタッフ数が10名以上100名未満の中小企業等です。しかし、これについては当事者である中小企業等の経営者の方からすれば、中小企業等といっても業種業態、社歴や成長ステージなど全く違うため、十把一絡げにすることはできないと思われると思います。もし同じスタッフ数であったとしても、スタートアップの創業者と社歴50年の中小企業の二代目経営者では、全く違う経営スタイルが求められることは言うまでもありません。ただ一方で、経営者に求められる役割・機能は、どのような会社であれ、新しくビジョンや経営戦略を描いて社内外の多くの人を巻き込んでいくリーダーシップと効率的な組織の構築・運営とタスク管理を行うマネジメントであることには変わりはありません。
本項では、以下のとおり、スーツアップを導入する想定として、①社歴10年超となる中小企業等の創業者、②二代目経営者、③スタートアップの創業者、④大企業の投資・M&Aの部署や投資ファンドのスタッフ、そして、⑤事業承継を実現したい経営者の5人のペルソナを用意しました。この5人のペルソナごとに、スーツアップを利用するとどのような効果が得られるかなどについて説明をしていきたいと思います。
① 社歴10年超となる中小企業等の創業者
企業の生存率は社歴10年を超えるあたりから極端に減ってしまうと聞いたことはありませんか？こちらですが、確たる統計データがないのですが、起業を語る際によく言われていることです。
最初のペルソナは、この社歴10年の「壁」を乗り越えた中小企業等の創業者です。順調にビジネスの拡大ができている社歴10年を超える会社だと、既にビジネスモデルは確立できており、スタッフ数も10名～50名程度の会社が多いのではないかと思います。30代半ばで起業した創業者も、40代半ばとなり、経営者として脂が乗ってきたタイミングではないかと思います。
一方で、エンジェル投資家、事業会社やベンチャーキャピタルなど外部投資家から出資を受けていないオーナー経営者の場合は、外部からの企業価値向上へのプレッシャーも一切なくコーポレート・ガバナンスの確立ができていない場合がほとんどです。そのため、組織の構築、コミュニケーションのデザイン、タスクの「仕組み化」など経営合理化についても、手付かずになりがちです。
社歴が10年経てば、一定の顧客基盤は確立できます。創業間もない時期に入社した若手スタッフも適齢期となり結婚し家族を持ち、ワークライフバランスを考えるようになり、創業当初の高揚感や緊迫感はなくなります。そして、多くの会社は、「人に仕事が紐づいている」状態で、特定のスタッフしか把握・担当していないタスクが存在しており、そのスタッフがいなくなったら業務がまわらなくなることは容易に想像がつきます。しかし、創業当初と違って、そのスタッフの居心地も決して悪いわけではなく極端な不満も見られないため、そのスタッフがいなくなることを想定した組織的な打ち手は行われません。一部のスタッフについては、仕事の習熟度は上がったものの、同じ仕事の繰り返しにマンネリ感を覚えている方もいるような状況です。
このような状況から、社歴が10年を超えたあたりから、企業の成長も、創業期と比較すると鈍化し、安定成長へと移行していきます。
このような中小・中堅企業に威力を発揮するのがスーツアップです。
スーツアップを導入することにより、組織力の獲得と企業文化の強化を図ることができます。具体的には、組織の構築とコミュニケーションの整理、タスクの「見える化」と「仕組み化」、そして、全社タスク管理による組織の規律を実現することができます。
別稿でも記載をしましたが、スーツアップによって実現する全社タスク管理は、社長自らのコミットなくして、導入・運用の継続ができるものではありません。社長が主導して、全社タスク管理という新しいマネジメントシステムの導入をしなければなりません。
具体的には、スーツアップの組織の設定画面で、業務分掌や職務権限の見直しをした組織図を入力します。10年の間で、例えば古参社員というだけでスキルは特に考慮されず高い役職に就いてしまっていたり、昇給のタイミングで新たな役職を作ってしまったが組織的な権限はないなど、組織も「つぎはぎ」になっていることが多いです。それをこういった機会に見直すのです。
部署が整理されたら、定例会議やビジネスチャットツールの設定等を見直してコミュニケーションをデザインします。中小企業等では、組織のルールがしっかりしていないため、個人の能力や性格に組織運営が依存しがちです。そのため、しっかりしている管理職スタッフの部署だけが定例会議が行われているなどはよくあることです。部署ごとに定例会議を設定することで、部署間や部署内のコミュニケーションをスムーズに図れるようにします。
そして、肝心のタスク管理です。各部署のタスクを洗い出して、タスクの設定画面に設定し、現状のタスクと本来あるべきタスクの乖離を把握します。「非定型タスク」が多ければどうすれば「定型タスク」に移行できるのか、繰り返し行う「定型タスク」の更なる標準化やシステム化など「仕組み化」はできないかなど、タスク一つずつを見直していきます。
このように、会社の組織とコミュニケーションが整理されて、全スタッフのやるべきタスクが明らかになって、担当と期限が設定される。このような全社タスク管理が続いていけば、会社が良くならないわけがありません。
② 二代目経営者
次のペルソナは、二代目経営者です。地方出身で、東京の大学に進学し、そのまま東京で大企業に就職。創業者の引退前に、30代前半から地元に戻って、家業の会社に幹部スタッフとして就職します。会社は、社歴も20年～40年程度で、スタッフの平均年齢も40代半ばです。幹部スタッフは創業者の代からのスタッフが多くいます。業績については、安定的な顧客基盤が確立されているため、横ばいが続くような状況です。
前項と同じく、多くの中小企業等は、社歴が10年から20年、40年と伸びても、「人に仕事が紐づいている」状態は変わりません。社歴10年超の会社との違いは、その特定のスタッフが高齢化していることと、そのスタッフが「ブラックボックス化」しつつ今も昔と同じやり方で行っているタスクの進め方が今の時代では非効率になっていることです。これに対して、大企業での勤務経験のある二代目経営者は問題意識を持っているものの、このベテランのスタッフに対して、どのように改善を指導すればいいか思い悩んでいます。
全てのスタッフはワード、エクセルやパワーポイントといった、いわゆるオフィス系のソフトを扱うことができますが、決してITリテラシーが高いとまではいえず、なんとかビジネスチャットツールは導入することができましたが、SFA（営業支援システム）については多くのスタッフの入力作業が続かず契約継続を断念するなどもしました。
このような二代目経営者の方にも、スーツアップは問題解決に役立ちます。
スーツアップを導入することにより、タスクの「見える化」が実現します。これにより創業者の時代から仕えてきたスタッフのタスクも一目瞭然とすることができます。「見える化」が進めば、他人にタスク状況を見られるわけですから組織としての規律が生まれます。もちろん特定のスタッフが抱えていて「ブラックボックス化」しているタスクについては、そのスタッフがスーツアップへのタスク設定に協力しないなどもあるかもしれません。しかし、そのような場合には、会社のためスタッフのためを旗印に、経営者として粘り強くコミュニケーションをしていかねばなりません。
また、スーツアップは、ITリテラシーが必ずしも高くないスタッフであっても、その日から使用できます。そのため、タスク管理画面では、エクセルやスプレッドシートのような表計算ソフトに似たインターフェースを採用しています。エクセルはWindows95の時代から考えても約30年の歴史がありますので、社歴の長い会社でスタッフの平均年齢が50代であったとしても大半の方が操作することができます。事例のような会社であっても、スーツアップであればスムーズに導入することができます。
このようにスーツアップであれば、スタッフのITリテラシーに不安のある社歴の長い会社であっても、タスクの「見える化」を第一歩として、組織の規律を取り戻すことができるのです。このケースの二代目経営者のように、長い社歴の中でしがらみとも言える関係性がスタッフとの間に構築されていると正しく組織を運営することは難しいのですが、Suit UPならば透明性ある情報共有を実現し、企業文化の刷新を図ることができます。
③ スタートアップの創業者
「0→1（ゼロイチ）」で事業を創るスタートアップの創業者には、組織の構築やタスク管理は不要でしょうか？もちろん、必要です。
最先端のテクノロジーで世の中を変えるような革新的なビジネスモデルを創るスタートアップ。どうしてもテクノロジーやビジネスモデルにスポットライトが当たることが多く、最近でこそ優秀なCXOなど幹部スタッフなどの採用をはじめ、チームビルディングの重要性について語られることも増えましたが、まだまだ組織の構築やコミュニケーションのデザイン、タスク管理などマネジメントシステムの構築は着目されていない印象があります。
スタートアップの創業者は、まずビジネスプランを立案して、次に小額のお金で商品・サービスのプロトタイプ（試作品）を創って市場投入して、成果が出たら、その実績を元に資金調達をして、本格的にビジネス化していきます。ビジネス化とは、商品・サービスの開発と、その商品・サービスを継続して提供できる体制づくり、すなわちスタッフの採用とマネジメントシステムの構築を意味します。
スタートアップの創業者がスーツアップを利用すれば、創業当初でスタッフ数が少ないこともあり、中小・中堅企業と比較して、さらにかんたんにスーツアップを導入することができます。
スーツアップを導入することで、組織の構築やコミュニケーションのデザインなど、チームとして機能するために最低限必要となる組織的な機能を獲得することができます。別稿でも記載をしましたがＮ－３（株式上場の申請を行う期から3期前）あたりから、主幹事会社やIPOコンサルタントが関与して初めて組織の整備が始まるわけですが、本来これらは株式上場のために必要なのではなく、スタッフが効率よく働き、企業価値を効率よく上げるために必要なのです。
スタッフ数が少ない時からスーツアップを導入していれば、新たにスタッフが入社したら、部署に所属させて、定例会議に参加させて、タスク設定・更新をさせればいいのです。スーツアップの運用を徹底するだけで、部署もスムーズに拡張・運営できますし、タスクの「見える化」と「仕組み化」、そして、全社タスク管理が実現します。一度、ガラス張りのタスク管理が実現してしまえば、それは企業文化となります。人は不思議なもので、郷に入っては郷に従えで、組織を構成する大半のスタッフが実行できていることは、後からその組織に帰属したスタッフは自分もちゃんとやらなければいけないと考えるものなのです。
このようにスーツアップであれば、スタートアップの創業者が思い描いた革新的なビジネスモデルの実現に、組織の構築、コミュニケーションのデザインやタスク管理などマネジメントシステムの構築を通じて貢献することができます。
④ 大企業の投資・M&Aの部署や投資ファンドのスタッフ
大企業の投資・M&Aの部署や、ベンチャーキャピタルやプライベート・エクイティ・ファンドなど投資ファンドのスタッフは、投資実行後は、株主という立場で投資先の経営をモニタリングするという仕事をしています。
具体的には、最終的な会社の成績表である会計情報と事業進捗を把握することができるKPI（重要業績評価指標）の2つに基づいて、投資先企業の社長やCFOから説明を受けることが多いのではないかと思います。大企業による事業投資の場合は、本業と事業シナジーのある領域の会社に投資することが多いです。そういった場合はもう少しスタッフの関与が色濃くなることも多く、共同での商品・サービス開発であったりアップセル・クロスセルといったチャネルの活用であったり事業の詳細に関する報告まで受けると思います。
投資先企業の業績が順調に進捗している場合は良いのですが、なかなか進捗しない場合もあります。本来ならば、すぐに対応策を練らなければならないのですが、会計情報やKPIのような遅行性の指標をモニタリングしていると、どうしても対応が後手になってしまうことがあります。
また、昨今、ボーリングのセンターピンを例に語られることが多いですが、ビジネスはタイミングごとに重要なポイントがあり、その1点に絞って、株主から経営陣に対して助言をするものの、なかなかそれであっても実行されないといった悩みも多いようです。投資先企業の経営陣としても決して株主を軽んじているわけではないのでしょうが、やはり社外からの目線で正しいことを語られても、実際に経営者となり社内の人間になってしまうと、過去からのしがらみがあって実行できないなど、会社の改革はスムーズには進みづらいものです。このように正しい助言であっても、月に一度の定例会議などだけでは、投資先企業のスタッフに対して、直接的な組織的な権限の行使ができるわけでもないため、遅々として改革が進まないことはよくあることなのです。
このような問題解決にもスーツアップは役立ちます。投資先企業の各社にスーツアップを導入することで、当該企業の全社的なタスクの「見える化」が実現します。スーツアップでは、投資先企業ごとにワークスペースが作成されますので、同じ入力項目のタスク管理画面で、情報の一元管理を行うことができます。また、スーツアップでは個人や部署・プロジェクト単位でタスク管理を行うことができるのですが、経営に特化してタスク管理する画面も用意されています。もちろん株主シェアの論点などで投資先企業の情報開示をどこまで行うかという論点もありますが、投資先企業の了承を得て、大企業の投資・M&Aの部署や投資ファンドのスタッフが、投資先企業のスーツアップのワークスペースにスタッフ登録してもらうことによって、その全社タスク管理に参加することもできます。日々、進行しているタスク状況がリアルタイムに把握できれば、タスクの実行状況だけでなく、そこで働くスタッフたちのモチベーションまで把握することができます。
スーツアップによって投資先企業に全社タスク管理が導入・運用されれば、今までの他の事例と同じで、組織に規律が生まれるのです。誰か他のスタッフに見られている状態があるだけでも、いつもより背筋が伸びる気持ちで、日々の業務に当たることができます。本来ならば、会社が抱えているタスクは、会社を取り巻く全てのステークホルダーの誰に見られても問題はないのです。むしろ、会社が抱えている問題点や改善点を明確にし、ともに問題解決に向けてステークホルダーの力を借りるぐらいのリーダーシップが合っても良いように思います。
以上のように、投資先企業にスーツアップを導入することで、タスクというビジネスの現場により近い情報を取得することができるようになり、透明性あるコーポレート・ガバナンスの構築に役立ちます。株主という立場からさらに効率的なモニタリングを行うことができるようになります。
⑤ 事業承継を実現したい経営者
最後のペルソナは、事業承継を実現したい経営者です。事業承継が日本経済の重要課題となって久しいですが、中小・中堅企業の事業承継が進まないのには理由があります。それは、本稿でも繰り返し述べてまいりましたが、中小企業等では「人に仕事が紐づいている」が当たり前だからです。これでは第三者は怖くて、その会社をM&Aして引き継ぐことはできません。
経営者の仕事とは、ビジネスモデルという儲かる仕組みを作ることです。しかし、中小企業等の経営者の実際は、経営者としてビジネスモデルを構築するのではなく、一人のビジネスパーソンとしてお客様に商品・サービスを提供して対価を得て、それを日々、繰り返しているのです。商品・サービスを購入してくれるお客様が存在しているならば、目の前のお客様を大事にして優先させることはビジネスとして間違っているとは思いません。まさに「重要度」と「緊急度」の高い・低いで4つに分類したアイゼンハワーマトリックスのような話で、中長期的な観点から本来は経営者が優先順位を上げて着手すべき、緊急度は低いものの重要度が高いビジネスモデルの構築というタスクは、どうしても日々の忙しさに紛れて優先順位が下がってしまうのです。
事業承継を実現するためには、少しでも、この「人に仕事が紐づいている」状態を解消しなければなりません。そのためには、組織の構築と、タスクの「見える化」と「仕組み化」が重要になります。組織としてタスクに取り組めば、万が一、特定のスタッフがいなくなってしまっても事業を継続することができます。この状況を作り出さなければなりません。
今までの場合と同じように、スーツアップはこの問題に対応をすることができます。スーツアップを用いれば、全社タスク管理を実現することができます。具体的には、組織を構築し、コミュニケーションをデザインし、タスクの「見える化」と「仕組み化」をすることができます。これによって、会社が行っている事業の進め方、具体的なタスクが網羅されて明らかになれば、事業を引き継ぐ人にとっても、属人的な仕事の進め方によって「ブラックボックス化」している事業リスクを回避することができます。
なお、スーツアップは、事業承継が必要となるような社歴の長い会社のベテランのスタッフにとっても、かんたんなツールであることは今まで記載してきたとおりです。
しっかりと売上を上げてお客様がいる事業を次の世代に承継していくことには社会的な価値があります。一つでも多くの事業承継を実現するためにスーツアップを利用してもらいたいと思います。
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【道具としてのスーツアップ】
前編 スーツアップによって実現できる7つのこと
後編 スーツアップの導入がオススメな会社（5パターン）
※ 「経営支援クラウド」「Suit UP」及び「全社タスク管理」は株式会社スーツの登録商標です。
