スーツアップはかんたんに導入、運用できるタスク管理ツール
株式会社スーツでは、2023年9月27日に経営支援クラウド「Suit UP」（以下「スーツアップ」といいます。）のα版をリリースしました。おかげさまで、スーツアップのα版は、リリースから4か月が経過して、多くの中小・中堅企業やスタートアップ（以下まとめて「中小企業等」といいます。）の皆様にご利用いただくようになりました。最近では、スーツアップが2024年春にβ版にバージョンアップをすることに向けて、日々、お客様の声をシステム開発に反映させていただき、当社一丸となって、より使い勝手の良いシステムへと改善をさせていただいています。
当社の代表者の小松と大学生インターンの武田との対談形式の記事コンテンツ「初心者にもわかる！はじめての全社タスク管理ツール ・スーツアップ」では、プロジェクト管理やタスク管理ツールに馴染みのない方に対して、スーツアップと全社タスク管理を分かりやすく伝えるをコンセプトにしています。
第3回は、なぜスーツアップがかんたんにシステム導入ができ、そして、システム運用も継続して行うことができるのかについて記載しています。
経営支援クラウド「Suit UP」α版のサービス開始のお知らせ
【まとめ】
- スーツアップでは、ユーザーが一番よく使うことになるタスク管理に、マイクロソフトのエクセルやグーグルのスプレッドシートのような表計算ソフトのような入力画面を採用。
- スーツアップは、中小・中堅企業やスタートアップなどの100人以下のスタッフの会社に特化。
- スーツアップの特徴は、会社の組織とコミュニケーションが紐づいたタスク管理ツール。
- タスク管理とは、誰が、どのようなタスクを、いつまでに行うかが、基本の管理項目。
- スーツアップは、最初からシステム運用を視野に入れて、とにかく運用が簡単できるようにシステム開発をした。
５．スーツアップならば、かんたんに導入・運用できる！
インターン武田（以下「武田」といいます。）：第3回目です。前回は、多くの会社が、なぜシステム導入ができないのか、システム運用ができないのかという一般的な会社の話で終わってしまったので、本日こそスーツアップの話に切り込みたいと思います。笑
株式会社スーツ 代表者：小松裕介（以下「小松」といいます。）：そうでしたね。この対談はプロジェクト管理やタスク管理ツールに詳しくない人向けですので、初心者の方にも分かりやすいように、なるべく背景事情から丁寧に説明したいと考えています。ビジネスの世界ではまずウルトラCのような突飛なアプローチはしません。そのため、しっかりと問題点さえ認識できれば、対応策・解決策については自然と見つかるものだと思います。
そういえば、私の友人がこの対談記事を見てくれていて、武田さんは優秀なインターン生だねと褒めていましたよ。笑
武田：本当ですか!? 嬉しいです。どのあたりを褒めていました？
小松：そこを深堀ります？笑 会社や仕事に対する厳しい姿勢と堂々と正論を言えるところを褒めていましたよ。あと若い、青臭いって言っていました。笑
武田：それ本当に褒めてます？笑
小松：褒めてる、褒めてる。笑 論理的な思考力や地頭の良さがあるだけじゃなく、大学生のうちから人間の機微まで分かっちゃったらスーパーマンだから年相応でいいと思いますよ。私は一生懸命で青臭い武田さんが若者らしくて好きですよ。スーツ社でインターンをしたからには、たとえ何か事情があって仕事にやる気がないサラリーマンがいたとしても、そういう人も優しく導けるリーダーになって欲しいですね。笑
武田：ありがとうございます！ちょっとよく分からないところもありますが、頑張りたいと思います！笑
小松：さて、引っ張りに引っ張りましたので、そろそろ第1回の最後のご質問に回答をしましょうかね。笑
武田：はい。よろしくお願いいたします！改めてですが、システムが導入できない、運用できないといった問題がよく発生しているわけですが、スーツアップでは、全社タスク管理をかんたんに導入できて、運用し続けられるようにするために、具体的にどのようにしているのでしょうか？
小松：こちらですが、せっかくなので、スーツアップの画面を見せながら回答していきたいと思います。
① スーツアップのタスク管理は表計算ソフトのような入力画面
小松：このようにスーツアップでは、ユーザーが一番よく使うことになるタスク管理に、マイクロソフトのエクセルやグーグルのスプレッドシートのような表計算ソフトのような入力画面を採用しています。
武田：この画面を見たら、その時点でなんとなく使い方が分かりますね。
小松：そうなんです。まさにそれが狙いです。それこそ中小企業で働く、あんまりITに詳しくないサラリーマンの方でも、なんとなく感覚的に操作できてしまう。これくらい簡単じゃないと軽い気持ちでシステム導入ができません。
前回、経営者が本気にならないとシステムの導入・運用は難しいという話をしましたが、私たちとしては、ユーザーが軽い気持ちでも踏み出せるように、システムの開発会社やサービス提供者側が歩み寄る必要もあると考えています。
武田：そうですよね。どんなに素晴らしいシステムであっても、最初の導入でつまづいてしまって使われないのではもったいないです。
小松：私もそう思います。とはいえ、そういうプロジェクト管理やタスク管理ツールも多いのも事実です。
武田：多機能・高機能で素晴らしいツールのことですね。
小松：そうです。本当に素晴らしいツールだと思いますが、初心者、中小企業には優しくないですかね。
武田：なんで他のツールは初心者や中小企業に優しくしないんですか？
小松：それはかんたんです。多くの著名・有名なプロジェクト管理やタスク管理ツールは、ターゲットが、ITリテラシーが高い方だったり、情報システム部などシステム担当がいる大企業だったりするからです。一方で、スーツアップは中小・中堅企業やスタートアップなどの100人以下のスタッフの会社に特化しています。
最近のSaaSビジネスは、エンタープライズ向け、つまりは大企業向けのSaaSがセオリーですからね。
武田：そうなんですね。話が少し脱線してしまいますが、なぜSaaSビジネスでは大企業向けのSaaSがセオリーなんですか？
小松：スタートアップは営業スタッフが少ないでしょ？そのため、大企業向けのSaaSを作った方が効率良く売上獲得をできるんですよ。大企業ならば一部門でも導入してくれれば、いきなり従業員1,000名が使い始めるとかありますからね。
武田：それは効率的ですね。一方で、中小企業に営業してシステム導入できても、社員数が少ないから売上はあんまり上がらないわけですね。
小松：そうですね。しかも中小企業向けのSaaSについては、中小企業で働くスタッフのITリテラシーが高くないため、システムを使えるようにするためのサポートも大変と言われています。あと大企業と比べて解約率も高いと言われています。これはきっとシステムを継続して運用できないから、結局、解約しちゃうんだろうね。
武田：そうなると、大企業の社員のようにITスキルの高い人向けのツールが増えていくわけですね。
小松：そうですね。もちろん、例えばセキュリティの高さが求められたり、その大企業に最適化するようなシステム開発を追加で求められたりするなど、ターゲットを大企業にすることならでは苦労もあると思います。ただ、スタッフのITリテラシーが高いこと、スタッフが細々とした入力作業を継続できること、そして、情報システム部などが導入サポートを行ってくれる部署や担当があることなど良い点も沢山ありますかね。
話を元に戻すと、なので著名・有名なツールに関していえば、初心者や中小企業からすれば必要以上に多機能・高機能のツールばかりの状況だと思います。
武田：そもそも有名になるSaaSは大企業向けが多いということですね。
小松：そういうことになります。
武田：私はスーツのインターンなので、この画面は散々見ているのですが、本当に表計算ソフトのような入力画面で、その日から使うことができますよね。私もインターンの初日にスーツアップを触らせてもらったんですが、誰からの説明もなくても、なんとなくこういう機能なんだろうなと使うことができました。
小松：誰でもかんたんに。青臭い大学生インターンでも、その日から使うことができますからね。笑
武田：青臭いは余計です。笑
② スーツアップの導入のポイント
武田：スーツアップが表計算ソフトのような入力画面でかんたんに使えるのは理解できましたが、導入時の他のポイントはどこになりますか？
小松：それは組織とコミュニケーションの設定です。スーツアップの特徴ですが、会社の組織とコミュニケーションが紐づいたタスク管理ツールなのです。
武田：私はスーツアップからタスク管理ツールを使い始めたため、会社の組織とコミュニケーションとタスク管理が紐づいているのが当たり前だと思っていましたが、これは他のツールにはないコンセプトなんですか？
小松：そうなんです。サラリーマンの目線でシステム開発をすると、どうしても一つの部署とか一つのプロジェクトとか小さい単位になっちゃうんでしょうね。スーツアップは経営者の目線で開発されています。そのため会社全体で全体最適を図ることができるようにしているわけですが、それってつまりは会社組織をベースにするということなんです。会社は経営理念や経営戦略を実現するための組織で、その組織や、その組織間のコミュニケーションに紐づいて全社的にタスク管理を行うことが、どう考えても効率的です。
あと、スーツアップは私の約20年間の会社経営の経験からシステム開発されているのですが、組織とコミュニケーションの設定をちゃんとしないと、タスク管理が継続できないのです。
武田：どういうことですか？
小松：タスク管理とは、誰が、どのようなタスクを、いつまでに行うかが、基本の管理項目だと思います。でも、しっかり部署が定義されていないと、そもそも、このタスクがどこの部署の仕事か分からない。どこの部署の仕事か分からないのに、誰がそのタスクの担当かなんて決められないでしょ？
武田：たしかにそうですね。
小松：コミュニケーションも同じです。会社内で、そのタスクについて、何か問題が生じたときに相談する方法・機会が決められていなかったら、毎回スタッフの自主性・主体性に依存することになってしまいます。そうなったら、例えば、決してあってはならないことですが、上司と部下の人間関係がギクシャクしているとかだったら、それが原因でコミュニケーションがしっかりされずに、そのタスクが期日までに実行されないなどトラブルが生じてしまうわけです。
武田：つまりは、タスク管理を行うためには、予め会社として組織やコミュニケーションを決めておく必要があるわけですね。
小松：そのとおりです。タスク管理は一人でやるものじゃないですからね。管理が必要なタスクって、例えば、そのタスクが実行されることをお客様が待っているとか、そのタスクが実行されないと取引先に迷惑がかかるとかそういうものだと思います。このように、そもそもタスクは社内外の他者との関係に紐づいているのです。そのため、会社でタスク管理を行うからには、予め会社組織が正しく機能するための最低限の準備が必要なのです。
武田：よく分かりました。この組織やコミュニケーションは、導入時にスーツアップでかんたんに設定できるものなのでしょうか？
小松：そうですね。組織図やコミュニケーション、スーツアップのコミュニケーション画面は1ヶ月間で開催される定例会議のサイクルの設定を指すのですが、これらが会社に既にあれば、かんたんに設定することができます。
武田：組織図がないとか、定例会議がないといった会社って、あるんですか？笑
小松：そりゃそうです。中小企業にはそんな会社はいっぱいありますよ。組織図だって、私が今まで見てきた中小企業だと、社長がトップに君臨していてあと20名が同格で横並びとか、社員数が全体15名の会社なのに課や部のさらに上位の本部が1つだけあるとかぐちゃぐちゃな組織図の会社はたくさんあります。
武田：社長一人に対して部下が20人横並びって、それって組織なんですか？笑
小松：まぁ一応、組織図はあったよ。笑 ちなみにこういった組織のことを「鍋ぶた組織」と言いますね。
武田：中小企業はすごいですね。就職活動をしている大学生からはあんまり見えていない世界かもしれません。
小松：それはそうだろうね。就活したい会社ランキングの会社で「鍋ぶた組織」はさすがにないだろうからね。きっと就職人気企業の子会社・関連会社でも、そこまで組織がない会社はないんじゃないかな。笑
武田：もしスーツアップを導入したい会社に組織図や定例会議がない場合はどうなりますか？
小松：先ほどのとおり、タスク管理を継続して運用していくには、しっかりと作る必要がありますね。もし自社で作れないような場合は、有料にはなってしまいますが、当社で全社タスク管理導入コンサルティング・サービスを提供していて、組織図もコミュニケーションもその会社にあったものを作るサポートをしていますよ。
③ スーツアップは運用もかんたん
武田：スーツアップの導入はよく分かりましたが、運用もかんたんなのでしょうか？
小松：スーツアップは運用についても、ITリテラシーが高くない中小企業のスタッフでもかんたんにできるように最大限の工夫をこらしています。ほとんどのスタッフは、基本的にスーツアップの運用に入ったら先ほどの組織やコミュニケーションの設定に触れませんから、タスク管理に絞ってご説明をしたいと思います。
まず、一番分かりやすいところですが、タスク管理画面ですが、横の入力項目を絞って、縦スクロールだけにしています。
武田：たしかに。縦と横で画面スクロールがあると操作が大変ですからね。細かいですが、こういう配慮は嬉しいですね。
小松：これは早い段階から開発チームと議論をして実現しています。縦スクロールだけだと楽ちんだよねと。笑 この横スクロールの項目を最低限にまで絞って、とにかく入力項目を減らすことに知恵を使いました。
武田：たしかに。たった11項目しかありませんもんね。
小松：そうなんです。こちらはタスク管理について改めて議論をして、絞りに絞った項目です。
タスク管理は、誰が、どのようなタスクを、いつまでに行うか。この3つの項目が大事なのです。それ以外は管理のための管理みたいなものもあって、スーツアップでいうと「大項目・中項目」「概要」は、そのタスクを分類し説明するための項目です。また、「担当者」が一人だけでタスク管理することにはヌケモレが発生するなどのリスクがあるため「責任者」の項目を増やしました。1つのタスクにつき2名体制で臨めるようにしています。他は「重要度」、「期限」、「通知」や「非公開」などですね。
武田：プロジェクト管理やタスク管理ツールでおなじみのガントチャートはつけなかったのですか？
小松：ユーザーヒアリングを実施したのですが、ガントチャートは大企業のスタッフがお客様へのプレゼンや上司に説明するときに使うことはあったんだけど、自分でタスクを把握する際には見ていないという声が多かったんですよ。
武田：言われてみれば、ガントチャートを見ても、結局、頭で読み替えて、このタスクはこの日が期限かって思いますからね。
小松：そうなんですよね。そのガントチャートを作るためには、そのタスクの期限とは別に、タスクの実行に着手する始めのタイミングも設定して入力させなければなりません。この1つの項目が増えるだけでもスーツアップを使うのをやめる人が出る確率が上がっちゃうんです。
武田：たった1つの項目かもしれませんが、タスクの数が増えたら、毎回その設定をするのはメンドクサイですもんね。
小松：そのとおりで、1つの項目といっても、継続してタスク管理の運用をしていったら、長い年月の間では、凄い数の設定や入力をすることになるわけだから、ここを減らしていかないと楽にならないんですよ。他にもタスクの進捗率も入力項目からバッサリと落としました。
武田：言われてみればそうですね。
小松：私はタスクの進捗率ほど適当な項目はないと思っています。だって、この進捗率って自己評価ですからね。例えば経験が浅く、習熟度が低い若手スタッフが「このタスクは今は80％ぐらいの進捗かな？」って、そのまま鵜吞みにできませんよね？笑
武田：そりゃそうですね。本当に80％の進捗率か、現状どういう状況なのかを根掘り葉掘り聞くことになりますね。笑
小松：その価値が乏しい情報を入力させるために入力項目を1つ追加するのはもったいない。これだけで多くの人がスーツアップの入力はメンドクサイって思っちゃう。
スーツアップはシステム運用をとにかく軽くしようと思ってシステム開発をしています。今まで述べてきたとおり、まずは入力項目をとにかく減らす。特に本質的な価値に繋がらない入力を沢山させて、その結果、会社で全社的なタスク管理が続かないのでは本末転倒だと思うのです。
武田：本当にそうですね。
小松：入力項目を最低限まで減らしたら、次は入力方法をかんたんにする。責任者や担当者は、組織画面で設定されたスタッフ一覧からプルダウンで選択することができます。カレンダーはアイコンからカレンダー画面が立ち上がって選択するだけで入力することができます。そして、表計算ソフトのような入力画面にしましたので、各項目についてコピー＆ペーストも行うことができるようになっています。
武田：画面を見ただけで、なんとなく操作方法も想像できますし簡単なんだろうと思います。笑
小松：この春にβ版になる前までに、タスク雛型機能も実装しますから、タスクそのものの設定も雛型から選択することができるようになりますよ。
武田：それは凄いですね。入力項目は最低限だし、入力方法もとにかく簡単というわけですね。
小松：そうなんです。そして、先ほども説明しましたが、スーツアップでは運用が続けられるようにするために組織とコミュニケーションの設定があります。
武田：導入のポイントでもあった組織とコミュニケーションですね。
小松：そうです。全社タスク管理の導入のセットアップとしてもこれらは設定する必要がありましたが、運用においても重要なのです。
組織が定義されていれば、タスク管理画面を部署やプロジェクトごとに管理することができます。個別のタスクについても、部署内で相談し合うこともできると思います。コミュニケーションも同様です。例えば部署の定例会議が設定されていれば、その会議のその場でスーツアップを用いてみんなでその部署のタスク管理をしてしまえばいいのです。
武田：スーツアップは、グーグルのスプレッドシートのように同時編集することができますもんね。
小松：そうです。私も今まで散々いろいろな会社で全社タスク管理の導入・運用をしてまいりましたが、やはりなかなかスタッフの自主性に任せた運用は続かないですね。「みんなそれぞれタスクを更新しておいてね！」って言うのは簡単ですが、それだけでタスク設定・更新が続くならば苦労はないですね。笑
武田：そりゃそうですよね。
小松：だから、最初から、組織で支え合ったり助け合ったりしてタスク管理をできるようにして、コミュニケーションの画面で定例会議を設定させて、その場でタスクの更新をみんなでできるようにしたのです。これが全社タスク管理の運用を継続させるためにスーツアップが行き着いた答えです。
武田：最初から運用を視野に入れてシステム開発をしたというわけですね。
小松：そのとおりです。第1回でも言いましたが、システムはあくまで道具であって、ユーザーに使い続けてもらわなければしょうがないですからね。システムの導入・運用を視野に入れて、使いやすい道具を作ったに過ぎません。笑
武田：スーツアップは多機能・高機能とは違った切り口で作られているタスク管理ツールですね。
小松：そうそう。とにかく、スーツアップはかんたんに導入、運用できるタスク管理ツールを目指しています。会社のことを考えると、とにかく社員の皆さんにスーツアップを使ってもらって、全社タスク管理を実現することが大事ですからね。全社タスク管理が実現してしまえば、必ず労働生産性は向上しますし、その結果、企業価値向上も実現することができます。
（続く）第4回 表計算ソフトによるタスク管理より、スーツアップはかんたん！
【関連ブログ】
１．スーツアップの導入方法について
２．プロジェクト管理やタスク管理で本当に大事なこと ～ なぜスーツアップではこの機能が採用されたのか ～
３．スーツアップで実現する全社タスク管理の導入・運用方法
【初心者にもわかる！はじめての全社タスク管理ツール・スーツアップ】
第1回 スーツアップは全社タスク管理をかんたんに実現するツール
第2回 システムが導入できない！システムが運用できない！
第3回 スーツアップはかんたんに導入、運用できるタスク管理ツール
第4回 表計算ソフトによるタスク管理より、スーツアップはかんたん！
第5回 会社でタスク管理をすることは当たり前になる!?
第6回 どうしてスーツアップは開発されたのか!?
第7回 スーツアップが実現する組織力アップとは何か
第8回 スーツアップは労働生産性を上げるタスク管理ツール
第9回 スーツアップの導入・運用の3つのポイント
第10回 スーツアップのターゲットと導入の方法
番外編（前編） 「タスク管理の現状と課題」から考えるタスク管理専用ツールの普及とスーツアップ
番外編（後編） 「タスク管理の現状と課題」から考えるエクセルによるタスク管理とスーツアップ
※ 「経営支援クラウド」「Suit UP」及び「全社タスク管理」は株式会社スーツの登録商標です。
