Office365（Microsoft365）でプロジェクト管理できるツールは？違いを徹底比較

ビジネスシーンでは、多くの人がMicrosoft社のツールを利用しています。

Office365（Microsoft365）は、サブスクリプション型のクラウドサービス。

常に最新状態のツールにどこからでもアクセスしやすく、チームで活用するプロジェクト管理に役立つサービスです。

本記事では、Office365でプロジェクト管理ができるツールをそれぞれ紹介します。

Office365でスマートにプロジェクト管理するために、ツールを比較検討したいなら、ぜひ本記事を確認してください。

Office365でプロジェクト管理できるツール一覧

Office365は、Microsoft社が提供するサブスクリプションタイプのクラウドサービス。

現在は、Microsoft365という名称に統合されています。

生産性を高められるさまざまなツールを使用できるので、プロジェクト管理にもおすすめです。

とくにプロジェクト管理向けのツールを4つ紹介します。

ツール名	概要	主な機能
Microsoft Project	プロジェクト管理に特化したツール	・タスクやスケジュールの管理 ・ロードマップやガントチャートの作成 ・Power BIとの連携
Microsoft Planner	チームや個人でのタスク管理に特化したツール	・タスクの一元管理 ・ガントチャートの作成 ・Teamsとの連携
Teams	ビジネス向けのチャットツール	・チーム（グループ）やチャネル（チーム内の小さなグループ）の作成 ・チャットやテレビ会議などでのディスカッション
Microsoft To Do	個人のタスク管理に特化したツール	・ToDoリストの作成 ・ToDoリストの共有 ・Microsoft Plannerとの連携

Office365には複数のプランがあり、契約するプランによって使用できるツールが異なりますよ。

Office365の「Microsoft Project」でプロジェクト管理する方法

Microsoft Projectは、プロジェクト管理に特化したツールで、高度なプロジェクト管理機能が特徴です。

Microsoft Projectを用いたプロジェクト管理の方法について確認していきましょう。

ガントチャートの作成

Microsoft Projectでは、容易にガントチャートを作成できます。

ガントチャートとは、プロジェクトの工程やスケジュールを管理する際に作られる表のこと。

一般的には、縦軸がタスクや担当者の一覧、横軸が時間軸になっている棒グラフがよく見られます。

タスクリストから独自のガントチャートを作成できるほか、テンプレートの活用も可能ですよ。

複数のタスクや担当者などを一つの表で管理でき、プロジェクトの全体像を把握しやすくなります。

チームメンバーと共有しやすいこともポイントです。

ロードマップの作成

Microsoft Projectは、ロードマップの作成によって、プロジェクトの目標を意識した管理を実現できます。

ロードマップとは、プロジェクトの目標を達成するために立てる戦略を可視化した表やグラフのことです。

チームで同じ方向を向き、プロジェクトを成功させるには欠かせません。

Microsoft Projectを活用すれば、目標やその達成度を見える化しながらプロジェクト管理することが可能になります。

「Power BI」との連携

Microsoft Projectは、Power BIとの連携により、プロジェクト内の情報を用いたレポートの作成が可能です。

Power BIとは、Microsoft社のビジネスインテリジェンス（BI）ツールのこと。

蓄積されたデータを収集・統合した上で、分析・加工しレポートを作成できます。

プロジェクトをマネジメントする立場の人にとっては、非常に有効な機能です。

Power BIと連携させて、計画と実績の差異を把握・分析できる表やリストを作成し、詳細な管理が可能になります。

リソース管理

Microsoft Projectでは、リソースの使用率や必要量を管理して、プロジェクトをスムーズに進められます。

リソース管理とは、ヒト・モノ・カネ、時間や情報などを適正に活用できるように管理することです。

プロジェクトを成功させるには、リソースをどれだけ有効に活用できるかがポイントになりますよ。

Microsoft Projectを活用すれば、プロジェクトに必要なリソースの確保や最適な割り当てが可能です。

予実を分析することで、改善案も見えてきやすくなります。

Office365の「Microsoft Planner」でプロジェクト管理する方法

Microsoft Plannerは、チームや個人でのタスク管理に特化したツールです。

Office365の法人向けプラン（ビジネスやエンタープライズなど）を契約していれば使用できますよ。

タスクの一元管理

Microsoft Plannerの大きな特徴の1つは、タスクを一元管理できること。

ほかのツールに登録しているタスクを集約して一元管理することで、プロジェクトをスムーズに進められます。

各タスクを1つのプロジェクトにまとめて管理できると、全体像が見やすく管理もしやすいです。

また、タスクだけでなくOutolookのカレンダーやOneNoteの資料を紐づけることで、タスク管理の幅が広がりますよ。

進行状況の可視化

Microsoft Plannerなら、カンバン方式での進捗状況を見える化することが可能です。

カンバン方式では、タスクが書かれたカンバンを進行具合に合わせて移動させられます。

タスクの進捗状況や未完了のタスクが一目瞭然になることが、大きな特徴ですよ。

また、ガントチャートを作成してプロジェクトを俯瞰的に管理できるようにもなります。

進捗状況を一目で確認できるので、スピーディーで柔軟なプロジェクト管理を実現できるはずです。

Teamsとの連携

Microsoft Plannerは、Teamsと連携することで、より効率よくプロジェクト管理できます。

Teamsは、Microsoft社が提供するチャットツール。

メンバー間でコミュニケーションを取ってプロジェクトを進められるため、非常に便利です。

タイムリーなやりとりを実現できることによって、最新状態での管理にもつながりますよ。

Office365の「Teams」でプロジェクト管理する方法

Teamsは、チャットやビデオ会議など、チームで仕事をする際に欠かせないツール。

使用できるOffice365のプランは、Microsoftアカウントさえあれば使用できる無料版から有料版までさまざまです。

タスク管理

Teamsでは、Microsoft PlannerやMicrosoft To Doなどのツールと連携してタスク管理できます。

ほかのツールが持つタスク管理機能とTeamsのコミュニケーション機能が合わさると、非常に強力ですよ。

活用することで、より効率的なプロジェクト管理ができるようになります。

チーム全体の進捗管理だけでなく、メンバーそれぞれに割り当てられたタスクにも取り組みやすくなるはずです。

共同作業

Teamsなら、ファイル共有や共同編集の機能があるので、共同作業が可能です。

メンバーがリアルタイムにファイルを閲覧・更新できるので、スピーディーで正確なプロジェクト管理が可能です。

大きなチームや複雑なタスクでは、リアルな進捗管理ができることが重要なので、Teamsが役に立ちます。

また、共有チャネル機能を活用すれば、チーム外のユーザーとの共同作業も可能ですよ。

Office365の「Microsoft To Do」でプロジェクト管理する方法

Microsoft To Doは、個人でのタスク管理向けのツールですが、チームでのプロジェクト管理にも使用できます。

Windowsには標準搭載されている無料ツールで、感覚的な操作が可能です。

タスク管理

Microsoft To Doでは、日々のタスクを一覧にして管理可能です。

しかも、シンプルに使用できて取り入れやすいという特徴もあります。

仕事の最小単位であるタスクには、それぞれの期限や親子関係、優先順位などがあります。

効率よく仕事を進めるには、タスクを適切に管理することが欠かせません。

個人のタスク管理向けですが、プロジェクト管理でも個別タスクの管理は重要なので、重宝するツールです。

タスクの共有

Microsoft To Doは、タスクの共有が可能なので、プロジェクト管理にも活用しやすいです。

タスクを個人に割り当てたり、タスクリストや進捗状況を共有したりするのも、シンプルな操作で行えます。

タスクリストを共有すると、タスクの追加や編集が可能になりますよ。

複雑な機能ではないので、ストレスのないプロジェクト管理が実現できるはずです。

Microsoft Plannerとの連携

Microsoft To DoとMicrosoft Plannerを連携させると、プロジェクト管理のパフォーマンスが上がります。

Microsoft To Doは個人のタスク管理向け、Microsoft Plannerはチームでのタスク管理向けです。

連携するとタスクを共有できるので、チームでのタスクと個人でのタスクを合わせて管理できます。

チームで進めているプロジェクトの中で細分化されたタスクは、個人で管理できるとスムーズですよ。

Office365でプロジェクト管理するメリット

Office365でのプロジェクト管理は、機能面や費用面のほか、使い勝手も魅力です。

複数のツールを連携させることで幅が広がるので、ビジネスやプロジェクトのスタイルに合った使用ができます。

外部ツールと連携しやすい

Office365は、外部ツールと連携しやすいのが特徴です。

一般的に、複数のツールを使用すると、資料や情報が散在したり、ツールの切り替えが手間になったりします。

効率よく作業を進められないことが起こりがちです。

だからこそ、Office365と外部ツールを連携して作業効率を上げられるのは、大きなメリットですよ。

Office365のツール内で外部ツールを使用できると、作業時間の縮小やミスの防止、共有の活性化につながります。

ツールの特徴を活かしながら、スムーズにプロジェクト管理していきましょう。

ほかのMicrosoft製品と親和性が高い

Office365は、もちろんMicrosoft社のツールと親和性が高いです。

複数のツールを合わせて活用すれば、できることが増え、パフォーマンスが向上し、自由な働き方も実現できますよ。

プロジェクトには、特色の異なるメンバーやタスクが混在するのが普通です。

シームレスに複数のツールを活用できることは、管理のしやすさという意味でも重要になってきます。

また、使い慣れているツールと連携させることで、親しみのないツールも抵抗なく使い始められるかもしれません。

ツールがライセンス費用に含まれている

Office365では、各ツールの使用料が、契約しているプランのライセンス費用に含まれていることが多いです。

プランによって使用できるツールや機能が異なりますが、毎月のライセンス費用のほかに料金はかかりません。

また、年額払いにすると、総額が安くなるので、少しお得ですよ。

まとめ：Office365でできるプロジェクト管理

Office365には、プロジェクト管理に活用できるツールが複数あることを確認してきました。

最後に、本記事のポイントを改めてまとめておきます。

以上の内容を踏まえて、ぜひOffice365を活用した効果的なプロジェクト管理を実施してくださいね。