中小企業におすすめのスケジュール管理ツールを紹介！選び方やメリットも解説

「スケジュール管理ツールを導入して、仕事にかかるストレスを減らしたい」

「うちの会社でもスケジュールの管理ツールを導入したいけど、どれがいいのだろう？」

導入を考えていても、さまざまなツールの中でどれが自社に合っているか分からない人が多いかもしれません。

本記事では、中小企業におすすめのツールをタイプ別に分類して紹介しています。

ツールの選び方や導入メリットのほか、スケジュール管理が上手い人の特徴などよくある質問にも答えていますよ。

自社にとって合うツールをイメージし、業務改善に役立てる上で、ぜひ参考にしてくださいね。

【タイプ別】中小企業におすすめのスケジュール管理ツール

まず、おすすめのスケジュール管理ツールをタイプ別に紹介していきます。

【グループウェア型】中小企業におすすめのスケジュール管理ツール

まずはグループウェア型のツールを紹介していきます。

グループウェア型とは、情報を共有しやすく、協働しやすくなる仕組みを持っているツールのこと。

機能が豊富で、比較的高額なツールが多いことが特徴ですよ。

Microsoft 365

カレンダーの共有やWEB会議の調整も簡単で、使い勝手がいいMicrosoft 365。

3つのプラン（月額899円／1,874円／3,298円）があります。

普段ワードやエクセルなど使っている会社が多いので、既存のオフィス資産を活用したい場合は、とくにおすすめ。

また、リアルタイムで共同編集できるのも魅力ですよ。

ファイルの最新版の管理に手間がかかる心配もありません。

Google Workspace

Google Workspaceには、3つのプラン（月額800円／1,600円／2,500円）があります。

Microsoft 365よりも安価で、シンプルなUIもポイント。

教育に時間を割けない中小企業にとっては、とくに使いやすいかもしれません。

リアルタイムでの使いやすさが大きなメリットで、URLを共有して少し設定を変えると共同編集が可能です。

社外の人とのやりとりがある場合にも非常に使いやすいツールですよ。

サイボウズ Office

サイボウズ Officeには、2つのプラン（月額600円／1,000円）があり、わりと安価で利用できます。

メンバーの空き時間を見ながらスケジュール調整が可能なのも魅力。

ファイルのバージョン管理にも対応しており、誰がいつどのように更新したか、更新履歴を自動記録できますよ。

ワンクリックで1つ前のバージョンに戻れるので、間違って保存してしまった場合も安心です。

【日程調整型】中小企業におすすめのスケジュール管理ツール

次に、日程調整型のツールを紹介していきます。

日程調整に関わる手間を削減できることが大きな特徴ですよ。

Zoho Connect（ゾーホー　コネクト）

3つのプラン（月額40円／100円／300円）がある、Zoho Connect。

Google カレンダー・Microsoft Outlookなど外部のツールとも連携可能で、社内外との予定共有がスムーズです。

イベント招待・通知・リマインダー機能もあり、日程調整に関するストレスを大幅に軽減できますよ。

また、日程の投票機能もあり、気軽に出欠確認を取れます。

スケジュール調整に関する負荷を大幅に削減可能で、メールやチャットツールほど手間もかかりません。

Acall（アコール）

日程を調整する際は、個人のスケジュールだけではなく、会議室やリモートワークの時間管理も必要になります。

Acallなら、PCからでもスマホからでも会議室を予約できますよ。

オフィスのほか、自宅やシェアオフィス・カフェなどを働く場所として登録可能で、従業員の所在確認もスムーズ。

リモートワークを導入している企業のマネジメントにとって、強い味方になるはずです。

月額費用や初期費用については、機能と人数によって異なるなので、問い合わせて見積りを出してもらいましょう。

Spir（スピア）

Spirの料金プランは、無料から月額80,000円まで、利用人数によって細かく設定されています。

1番大きな特徴は、空き時間URL機能で、日程調整に関するストレスを大幅に削減可能ですよ。

GoogleカレンダーやMicrosoft Outlookの予定から、空き時間を自動で抽出し、URLが発行されます。

ほかの人がスケジュール調整するには、共有されたURLから指定された空き時間を選ぶだけでOK。

確定後のミーティングのスケジュールが自動でカレンダーに反映されるので、ダブルブッキングの心配もありません。

【タスク管理型】中小企業におすすめのスケジュール管理ツール

次に、タスク管理に特化したツールを紹介します。

タスクを進めていく上での手間を削減できることが大きな特徴です。

スーツアップ

スーツアップは、操作性がエクセルなどの表計算ソフトに近く、非常に使いやすいです。

使いやすいテンプレートも充実しているため、誰でも簡単にタスク管理できますよ。

定例会議を設定すれば、毎回タスクとして追加する必要もありません。

Google カレンダーやSlackと連携できるのもポイント。

折り込んだタスクをカレンダーに追加できたり、タスクに進展があったときに通知を受け取ったりできます。

既存のツールとの親和性が高いことが、スーツアップの大きな特徴です。

Asana（アサナ）

Asanaの料金プランは、無料から月額2,700円までで、利用人数によって異なります。

期日や担当者を明記する機能があり、誰がいつまでにどの仕事をするべきなのか、混乱せずに済みますよ。

ワンクリックでタスクの承認ができるので、時間もかかりません。

また、仕事に費やしている時間を計測できるのもポイント。

過去のデータを活用して各タスクに所要する時間を正確に見積もり、作業の効率化や業務改善を図れますよ。

Trello（トレロ）

Trelloは、カンバン方式のスケジュール管理ツール。

利用人数によって、無料から月額17.5＄のプランがありますよ。

Google カレンダーやMicrosoft Outlookなどのツールから、ドラック＆ドロップで使えるのが便利です。

Slackやメールへの自動投稿も可能なので、タスク完了の連絡といった雑多な業務に時間を取られません。

目の前のタスクに集中しやすい機能が備わっていて、重要な仕事に時間を割けるようになるはずですよ。

中小企業向けスケジュール管理ツールの選び方

次に、中小企業向けのスケジュール管理ツールの選び方について確認していきましょう。

操作性の良さ

中小企業向けのスケジュール管理ツールとしてまず重要なのは、操作性の良さです。

多くの場合、大企業のように予算が潤沢にあるわけではありません。

だから、操作の習熟にコストが発生するツールよりは、直感的に操作できるものを選ぶのがおすすめです。

操作性がよければ、業務にかかるスピードも早くなるはずですよ。

中小企業の強みである意思決定の速さに磨きをかけることにもつながります。

必要な機能が揃っているか

ツールを選ぶ上で、必要な機能が揃っていることも重要です。

素晴らしい機能があっても、使われなければ意味がありません。

業務改善ができそうなツールをリストアップすることから始め、導入前にシミュレーションもしておきましょう。

実際に使う場合も、まず無料プランから始め、使いたかった機能の使用感を確認してください。

また、ツールを導入と併せて、業務フロー自体を見直すことで、業務をより効率化できますよ。

外部のツールと連携できるか

外部のツールと連携できるかどうかも、重要なポイントの1つ。

ツール同士の相性が悪いと、かえって手間が増える可能性も…。

新しいツールが既存のツールと連携できれば、余裕のない中小企業でもスムーズに取り入れることが可能ですよ。

現在使用中のツールとの連携のしやすさは、しっかりと確認するようにしてください。

中小企業でスケジュール管理ツールを導入するメリット

次に、中小企業でスケジュール管理ツールを導入するメリットについて紹介します。

タスクや進捗の管理がしやすくなる

メリットの1つは、タスクや進捗管理がしやすくなること。

中小企業は、比較的小規模なチームでプロジェクトを実行することが多いです。

スケジュール管理ツールを導入することで、一気にタスクの見える化が進みます。

小さなチームであれば、リソースの配分を瞬時に行えるので、効果も絶大です。

リモートワークや外出先でも予定を確認できる

どこでも予定を確認できるのも、スケジュール管理ツールのメリット。

従業員の数が少ない中小企業では、各従業員の担当範囲が広くなりがちです。

場合によっては、担当者しか仕事の詳細を知らないというケースもあるかもしれません。

スケジュール管理アプリを活用すれば、業務に関わるさまざまなことを見える化できます。

ほかの人が緊急で対応しなければならなくなっても、業務が滞りにくくなりますよ。

社内の連携・コミュニケーションがスムーズに

スケジュール管理ツールを使うと、社内の連携・コミュニケーションがスムーズになります。

会議や打ち合わせの予定を全員が確認できるため、事前の準備や調整がしやすくなり、時間の無駄が減りますよ。

中小企業では、1人で複数の業務を行うことが多く、負担が大きくなりがちです。

個人の業務が滞ることは、プロジェクト全体の進行が遅れることにもなりかねません。

相互の負荷を確認できる体制を整えることで、要員を増やすなどのフォローもしやすくなりますよ。

「中小企業におすすめのスケジュール管理ツール」についてよくある質問

【まとめ】中小企業におすすめのスケジュール管理ツール

多くの中小企業では、人もお金も潤沢にあるわけではありません。

ほかの会社もやっているからという根拠の薄い理由で新しいアプリを導入すると、上手くいかないことも…。

まずは、導入することで期待できるメリットをしっかりと整理しましょう。

導入する上で、できる限り経費を抑えながらテスト運用することも必要ですよ。

結果をしっかりと分析した上で、業務の効率化に取り組んでいってくださいね。