【スーツアップ使い方ガイド】組織の定義の設定方法

「スーツアップ使い方ガイド」では、経営支援クラウド「スーツアップ」を企画・開発し、自身も20年以上にわたり中小・中堅企業やスタートアップ（以下「中小企業等」といいます。）の経営に関わってきた株式会社スーツの代表者である小松が、スーツアップを初めて使う方向けに、分かりやすく、かんたんにスーツアップの使い方の説明をしてまいります。今回は、部署の定義についてです。

私たちは、中小企業等のユーザーの皆様がスーツアップを使うことで、「会社の組織力、労働生産性、売上・利益や企業価値の向上、また、スタッフの皆様の働きやすさの改善と幸せに貢献できるもの」と確信しています。

１．部署の定義とは？

部署の定義とは、ワークスペースの会社・団体等の組織情報を設定する機能です。スーツアップでは、専門的な知識がないスタッフであっても組織設計ができるような入力方法をご用意しています。部署の定義は、「階層」「部署名」「役職名」「組織図」の4つから行えます。管理者は、チームでタスク管理を始めるために、まずは部署の設定をしましょう。なお、各項目の右上にある「編集」を押すことで、個別に編集ができます。

２．部署の定義の設定

（１）階層の設定

階層とは、ワークスペースの会社・団体等の部署の階層を選択する機能です。スーツアップでは部署の階層を3階層から6階層までの4つから選べます。管理者は会社・団体等の組織の状況に合わせて、この階層を選択するようにしましょう。階層が部署によって異なる場合は、一番多い階層数を選択するようにしてください。例えば、A部署は3階層、B部署は4階層となってしまっている場合は、4階層を選択してください。また、部署の階層がない小規模事業者や個人は3階層を選択するようにしてください。

（２）部署名の設定

部署名とは、ワークスペースの会社・団体等で使う部署の呼び方を設定する機能です。ここでは「営業部」のような具体的な部署名ではなく、「室」「部」「課」など各部署に共通する名称を、選択した階層に合わせて設定できます。一般的には、営業課や管理課などの「課」、その上位部署である営業部や管理部などの「部」、そして、社長直轄の部署である社長室や秘書室などの「室」で構成されることが多いですが、会社・団体等によってはチーム、グループ、局や支店などの名称の場合もあります。管理者は、会社・団体等の状況や組織図に応じて、部署名を設定しましょう。なお、例えば同じ階層であっても「部」と「支店」がバラバラに設定されている場合などは、組織図で個別設定を行うこともできますので、同じ階層で一番多い部署の名称を入力してください。

（３）役職名の設定

役職名とは、ワークスペースの会社・団体等の役職名を設定する機能です。階層に応じた役職クラスごとに役職名を設定できます。一般的には、管理職スタッフは「課長」、その上位役職である「部長」、そして、社長直轄の部署の場合は「室長」などと呼称されることが多いですが、会社・団体等によってはリーダー、マネージャーや店長・支店長などの名称の場合もあります。管理者は、会社・団体等の状況や組織図に応じて、役職名の設定をしましょう。

（４）組織図の設定

組織図とは、ワークスペースの会社・団体等の具体的な部署名と、部署の位置関係を設定する機能です。スーツアップでは、部署の追加・部署情報の編集・部署の削除の3つの方法で、組織図を設定できます。一般的には、商品やサービスごとに部署を作って編成した事業部別組織や、営業や管理のような事業運営に必要な機能や職能ごとに部署を作って編成した機能別組織で設定されることが多いですが、会社・団体等によってはこの2つの組み合わせの場合等もあります。管理者は、会社・団体等の実際の組織に合わせて、組織図を設定しましょう。設定が終わったら、「設定を完了する」を押してください。

① 部署の追加

部署の追加とは、組織図に新規に部署を追加する機能です。部署を追加する際は、組織図の画面にある「室」や「部・課」の横の「＋」を押してください。「＋」を押すと、上の図のように「部署を追加」の画面が表示されます。部署名を入力し、「保存する」を押して、部署を追加しましょう。また、部の配下には部署を追加できます。その場合は、部の横のドットをクリックし、プルダウンから「配下に部署を追加する」を選んでください。課を追加する場合は、下の図のように親部署も設定します。

② 部署の編集

部署の編集とは、設定した部署の情報を編集する機能です。部署を編集する場合は、各部署の横にあるドットをクリックし、プルダウンから「部署情報を編集する」を選んでください。「部署を編集」の画面が表示されるため、部署の編集を行ってください。なお、部署の編集では、個別設定（略称等）を行うこともできます。個別設定を行うと、その部署は正式名より個別設定に入力した名称が優先して表示されます。また、同様の設定は、部署の追加時にもできます。

③ 部署の削除

部署の削除とは、設定した部署を削除する機能です。部署を削除する場合は、各部署の横にあるドットをクリックし、プルダウンから「部署を削除する」を選んでください。

【スーツアップ使い方ガイド】
１．タスクの設定方法
２．タスクの重要度の設定方法
３．タスク期限の設定方法

【関連ブログ】
１．スーツアップの基本画面、各部の名称と操作方法
２．スーツアップの「組織」と「コミュニケーション」の基本画面、各部の名称と操作方法
３．スーツアップの導入方法について

【初心者向けコンテンツ】
第1回　スーツアップの基本
第2回　管理者向けガイド
第3回　一般利用者向けガイド

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