スーツアップの導入方法について
株式会社スーツでは、2023年9月27日に経営支援クラウド「Suit UP」（以下「スーツアップ」といいます。）のα版をリリースしました。スーツアップは、中小・中堅企業やスタートアップなど（以下まとめて「中小企業等」といいます。）の労働生産性を高める、全社タスク管理を実現するSaaS（Software as a Serviceの略語、月単位・年単位（サブスクリプション）で活用できるソフトウェアサービス）です。全社タスク管理とは、単なるタスク管理やプロジェクト管理ではなく、個人・部署・経営に至るまで会社全体のタスクを「見える化」し管理する経営管理手法です。
本稿では、スーツアップの特徴と導入方法について記載したいと考えています。
経営支援クラウド「Suit UP」α版のサービス開始のお知らせ
【まとめ】
- スーツアップは、中小企業等の実情に合わせてシステム開発されているため、かんたんにシステム導入と運用ができて、組織の構築やコミュニケーションのデザインが出来て、全社的なタスク管理を実現することができる。
- スーツアップを導入し、運用するには、その中小企業等の社長の意志とスタッフの協力が不可欠。
- スーツアップの導入方法は、①幹部スタッフからの導入、②一つの部署からの導入、③全社での導入の3つがある。会社の組織やコミュニケーションの整備状況と、スタッフのITリテラシーによって導入方法が異なる。
- システムは魔法の杖ではない。組織のトップである社長の強い意志と推進力の下、スタッフのITリテラシーなど使用するスタッフのことを考慮して導入しなければ使われなくなってしまう。
１．スーツアップの特徴について
中小企業等においても、DX（デジタルトランスフォーメーション）が経営の重要キーワードとなって久しいですが、DXそのものが目的となってしまってはいけません。労働生産性の向上を目的としたシステムによる業務の自動化など、あくまでシステムは問題点を解決するための道具です。そのため、システムの導入にあたっては、まず会社にある問題点を明確にしなければなりません。
また、システムは道具ですので、多くの場合、1回だけの使用ではなく、継続して使用することを前提とします。会社とは多くのスタッフが所属するチームです。会社としてシステムを継続して使用できるように、システム運用をする体制構築も視野に入れる必要があります。
このように、まず会社には問題点があり、その解決手段としてシステムがあるわけです。そして、システムは導入して終わりではなく、その後のシステムの使用を考えて、継続して運用できる体制構築も行います。
スーツアップは中小企業等の全社タスク管理を実現するサービスです。会社の組織とコミュニケーションの設定を行うことにより、個人、部署・プロジェクト、経営や全社などの単位で全社的にタスク管理を行うことができます。
一般的に、中小企業等は組織力が弱く、チームで働くための仕組みづくりがなされていません。そのため「人に仕事が紐づいている」状態も多く、長年にわたり、同じスタッフが特定のタスクを担当していることから、そのスタッフが辞めてしまった場合は事業が止まってしまうリスクすらある状況です。
多くのスタッフは、なんとなく他のスタッフが何のタスクをしているかは把握していますが、会社にあるタスクは「見える化」はされておらず、具体的なタスクの実行状況は把握していません。組織図もぐちゃぐちゃで、社長一人を頂点として他のスタッフは全員が同格で横並びの「鍋ぶた型組織」や全社でのスタッフ数が少ないにも関わらず大企業のような多重の階層組織になっているなども散見されます。また、コミュニケーションも会社全体を考えて設計されているわけではありません。しっかりしていない会社ならば、部署や役職者の定例会議も開催されていませんし、ビジネスチャットツールも部署ごとにチャンネルが設定されていないなどもあります。
これらの問題点を解決するためにスーツアップの導入が必要になるわけです。しっかりと組織を構築し、コミュニケーションをデザインし、全社的にタスク管理を行うことで、組織力の獲得を図ることができます。
また、中小企業等には、大企業と比較して、組織力が弱いという特徴だけではなく、もう一つ大きな問題点があります。スタッフ一人ひとりのITリテラシーが低いという問題点です。
そのため、スーツアップでは、中小企業等のスタッフでもかんたんに導入できるように、エクセルやスプレッドシートなど表計算ソフトを模したインターフェースを採用しており、導入のその日からかんたんに操作できるようにしています。
また、システムの導入時だけでなくシステム運用においても、スタッフのITリテラシーが大きな問題となります。システム導入については、そのシステムを開発した会社や販売代理店などの導入サポートを得られることが多いわけですが、導入後の運用が続かないことはよくあることなのです。タスク管理ツールにおいては、スタッフによるタスク設定・更新が続かなければ、システムを導入したところでタスク管理を実現することができません。ITリテラシーが低いスタッフからすれば、毎日システムに入力するというだけで大きなストレスになります。
そのためスーツアップでは、ITリテラシーが低いスタッフでもかんたんに毎日使い続けられるように、タスク管理画面において、タスク設定の項目を最低限に簡素化して数を減らし、入力作業そのものも自動化するなどの対応をしています。また、私たちは、そもそもスタッフ一人ひとりの責任感だけでタスク設定・更新を持続できるとは考えておらず、チームで協力し合ってタスク管理ができるようにしています。そのためスーツアップでは、スタッフみんなで全社的なタスク管理を継続できるように、組織の構築とコミュニケーションのデザインを整備できる設定画面を用意しています。
部署やプロジェクト単位でタスクを管理することで、所属メンバー同士で協力し合うことができます。スーツアップの運用では、部署などの定例会議で、会議のその場で参加メンバーが一緒になってタスク設定・更新を行うことを推奨しています。このような更新方法は、他のスタッフのタスク設定をしている際に手持ち無沙汰なスタッフが発生するため、非効率に感じるかもしれません。しかし、スーツアップにきちんとタスク設定が入力されず、システム運用が続かず、その結果、全社タスク管理というマネジメントシステムが正しく機能しない方が会社にとって大きな問題なのです。
以上のように、中小企業等は、スタッフが共に働くための仕組みづくりができていませんし、スタッフ一人ひとりのITリテラシーも決して高くなく、問題解決の手段としてシステムを活用しようとしても、中小企業等のスタッフのレベルに適合したものでなければ、システム導入や、その後の運用は進みません。しかし、スーツアップであれば、中小企業等の実情に合わせてシステム開発されているため、かんたんにシステム導入と運用ができて、組織の構築やコミュニケーションのデザインが出来て、全社的なタスク管理を実現することができます。
２．スーツアップの導入準備について
このようにスーツアップは中小企業等の実情に合わせてその問題解決のためにシステム開発がされていますが、具体的な導入に当たっては準備が必要になります。
この準備において一番重要なことは、社長が、前項で書いたような問題に対して、しっかりと問題点を認識して、その問題と対峙して、問題解決にやる気になることです。
中小企業等の問題点とはマネジメントシステムの構築をしていないことです。これは究極的に言えば、社長の仕事です。社長の仕事とは、継続して儲かる仕組み、ビジネスモデルを構築することです。お客様に対する継続的な商品・サービス提供のためには、仕入先や販売代理店など社外の協力会社と向き合うだけでなく、社内の体制づくりと仕組みづくりも重要な仕事なのです。
別稿でも記載をさせてもらいましたが、多くの社長は自分の会社の組織に興味がないのです。日本の優秀なビジネスパーソンであれば、社長が「これをやっといて！」という漠然とした指示をしても、上手にタスク設定をして、期限を切って、そこそこの品質と期日で仕上げてくれます。そのため、なんとなく事業が回っているため、社長は自社の組織やマネジメントシステムに対して問題意識を持ちません。その結果、会社を良くするためには、とにかく社外との向き合いが重要だと考えてしまうのです。
私が好きな経営学者にハーバード・ビジネススクール名誉教授のジョン・P・コッターがいます。同氏は、変革には①危機意識の浸透、②強力な推進チームの結成、③ビジョンの策定、④ビジョンの伝達、⑤社員のビジョンの実現への支援、⑥短期的な成果を上げるための計画と実行、⑦改善した結果の定着、⑧新しいアプローチを組織内に根付かせることの8段階があって、当たり前のことではありますが、まずは問題点を把握して、会社全体として危機意識を高めなければ企業変革はできないと言っています。
まずは中小企業等の社長が、自社の組織やマネジメントシステムに問題点があることを認識する必要があります。中小企業等の社長の多くはオーナー経営者であって、大株主の地位と経営者の地位の両方を有しており、それこそ一人で会社の重要事項についてオールマイティーに決定することができます。つまりは会社の組織変更、人事異動やルール設定などを自由に行うことができるのです。もし中小企業等で働くスタッフが会社を良くしたいと思い、この組織力の問題と向き合おうとしたとしても、社長を巻き込まなければ何も進まないのです。
次に、その社長に、本気になって、会社が抱える問題と対峙してもらわなければなりません。私はプロ経営者として中小企業等の企業再生を手掛けてまいりましたので、会社の問題と対峙して解決することが自分の仕事だと思っています。しかし、多くの社長は、もちろん組織のトップとして役割を果たさなければなりませんが、決してトラブル処理が得意な方でも好きな方でもありません。そのため、覚悟を決めて、会社の問題に向き合ってもらわなければなりません。
企業経営の経験のない方からすれば、その会社においてオールマイティの存在である社長が、社内の問題と向き合うことは簡単なことのように思われるかもしれません。しかし、社長が会社の権限は持っていても、中小企業等ではその権限を行使できない場合があるのです。
なぜなら、前述のとおり、多くの中小企業等では「人に仕事が紐づいている」のです。スタッフが特定のタスクを担当していて、お客様を前にしては、そのスタッフがそのタスクを実行してくれなければサービス提供をすることができないのです。中小企業等では、そのスタッフに代替できるスタッフはいません。そうなると、社長よりも、そのスタッフの方が発言力が強いわけです。背景にあるのは「私がこのタスクをしなかったら会社は困るでしょう？」、「私がキーマンとしてこの会社の事業をまわしている」といった力関係です。
また、例え会社の権限があったとしても、スタッフが持つスキルに比して高いレベルのタスクを課したり、業務負荷を多くかけたりすれば、スタッフはついて来れないものです。ITリテラシーの低いスタッフに対して、複雑なシステムの操作方法を覚えて毎日システム運用するように指示をしても、当該スタッフのモチベーションが高ければ別ですが、その指示が実行されることはほぼないと思います。その場合は、社長は、そのスタッフに対して、そのタスクの必要性とビジョンを繰り返し伝える必要があります。まさにコッター教授の8段階を実行しなければならないのです。
このように、中小企業等が抱えるこれらの問題の解決のためには、社長自らが高いコミットメントをする必要があります。社長が問題解決しようと本気になって覚悟を決めれば、案外スタッフもついてきてくれるものです。逆に、中途半端だと、現状を維持したいと思うバイアスがかかり、変化に対して抵抗が生じてしまいます。
スーツアップを活用すれば問題解決を行うことができます。しかし、システムはあくまで道具でしかありません。スーツアップを導入し、運用するには、その中小企業等の社長の意志とスタッフの協力が不可欠です。
３．具体的な導入方法の事例
スーツアップの具体的な導入方法の事例を3つほどご紹介したいと思います。今まで記載してきたとおり、スーツアップは、会社の組織やコミュニケーションの整備ができ、全社的なタスク管理を実現します。そのため、会社の組織やコミュニケーションの整備状況と、スタッフのITリテラシーによって導入方法が異なります。
（１）幹部スタッフからの導入
スーツアップでは、個人、部署・プロジェクト、経営や全社などの単位で、全社的にタスク管理を行うことができます。そのため、導入当初から、各部署のタスクを管理し、スーツアップの効果をより確認したいユーザーには、社長及び各部署の部門長らの幹部スタッフで使用することをお勧めしています。
各部署の部門長クラスであれば、ITリテラシーも高いでしょうし、日々のタスク設定・更新についても持続できると思います。また、部門長は、各部署に帰属するタスクも把握していると思いますので、導入当初に部署のタスクを網羅してタスク設定してしまえば、全社的なタスクの「見える化」を実現することができます。
また、スーツアップは、経営に関するタスクのみの管理画面を用意しています。中小企業等では、経営企画室や社長室など経営に関するタスクを所管する部署がないことも少なくはありません。そのため、当該画面を用いて、幹部スタッフで協力して、経営戦略やマネジメントシステムの構築など経営に関するタスク管理をすることを想定しています。
幹部スタッフであれば、システム運用についても、それぞれの責任でタスク設定・更新が可能かもしれませんが、私たちは定例会議のその場での更新をお勧めしています。それこそ幹部スタッフであれば、部長以上の役職者会議や常勤役員による経営会議などの定例会議が設定されているのではないかと思います。そのような定例会議を活用してスーツアップの更新をしていくと、安定的かつ継続的にシステム運用が持続できるのではないかと思います。
なお、私が大手YouTuber事務所の株式会社VAZの企業再生をした時は、毎週月曜日に幹部スタッフで定例会議として経営会議を開催していました。その会議の中で、当時、社長を務めていた私が経営にかかるタスク状況について、また、各部署の部門長が各部署にかかるタスク状況について進捗報告を行い、その場で同時に、幹部スタッフが一緒にタスク設定・更新を行って全社タスク管理をしていました。
（２）一つの部署からの導入
いきなり幹部スタッフみんなでスーツアップを使用して全社的にタスク管理をすることに抵抗がある中小企業等の方は、一つの部署からの導入という選択肢もあると思います。スーツアップは全社タスク管理を実現するサービスですが、もちろん一つの部署に絞って、組織の定義やスタッフ登録、コミュニケーションを設定し、タスク管理を始めることも可能です。
一つの部署からスーツアップを導入する場合は、管理職スタッフだけでなく、その部署の一般スタッフも参加することになります。そのため、まずは管理職スタッフ及び一般スタッフが協力して当該部署で抱えているタスクを設定します。
その会社の組織力次第なところがありますが、しっかりしている会社であれば「定型タスク」が数多く設定されることとなり、それらのタスクについて担当者と期限の設定ができます。そうでない場合はタスクの定型化がなされていないため、一度「非定型タスク」に列挙して設定して、その部署が抱えているタスクの「見える化」に注力すると良いと思います。
その際にくれぐれも注意してもらいたいのは、現在、部署に所属するスタッフが抱えているタスクを網羅して設定してもらいたいのです。もし前述のように長年にわたり、同じスタッフが特定のタスクを抱え込んでいるならば、ここで組織的な「見える化」をしないと、いつまで経っても、そのタスクは当該スタッフだけの「ブラックボックス化」されたタスクとなってしまいます。そのようなタスクがないように、タスクを個人から組織の帰属に切り替えることを意識して対応をしてもらいたいと思います。
現在、部署にあるタスクを全て設定した後は、経営戦略などに鑑み、本来あるべきタスクとの差分を把握して、必要に応じて部署内で協議をして、部署としてあるべきタスクに再設定してもらればと思います。
システム運用については、もし定例の部署会議が設定されていなかったら定例会議を設定し、その会議の中で全員でタスク設定・更新を行うことをお勧めします。繰り返しになりますが、スタッフ一人ひとりの自主性と責任感だけで、タスクの「見える化」という会社や他のスタッフへの貢献は持続できないものです。
（３）全社での導入
スーツアップを一気呵成に全社に導入するという選択肢もあります。例えば、導入事例の「組織構築と社員教育もできるタスク管理ツール ～ 株式会社fonfun 代表取締役社長 水口 翼さん ～」にあるfonfun社は、東京証券取引所スタンダード上場企業ということもあり、中小企業等と比較して組織もしっかりしておりスタッフのITリテラシーも高く組織力があるため、最初から幹部スタッフや一つの部署での導入ではなく全社での導入で進めました。
そもそもスーツアップは、中小企業等のスタッフのITリテラシーを考慮してシステム開発されており、エクセルやスプレッドシートのような表計算ソフトのインターフェースを採用しているため、追加でスタッフがシステムの使用のために勉強をすることなく、その日から使用することができます。そのため、マネジメントのレベルが高い会社であれば、全社での導入を進めたほうが効率的です。
なお、前述のfonfun社では、幹部スタッフに対して30分程度の説明をしただけで、スーツアップを全社的に導入でき、その後も幹部スタッフを中心に安定的なシステム運用を実現しています。
最初から全社で導入するメリットは、部署を超えたスタッフ間で情報交換ができることや会社全体で「このシステムの導入と運用をやるんだ」という雰囲気を醸成できることだと思います。本来はタスクを分担するために組織にしているわけですから、会社に所属するスタッフ全員が共通の目的で動くことはそうあることではありません。後者の雰囲気の醸成は、会社全体で会社を改善する、変革をするという機運を高めることにも繋がり、会社の企業文化にも影響を与えると思います。
スーツアップは全社タスク管理を実現するツールのため、全スタッフが一斉に使うと、隣の部署に所属するスタッフのタスクも、それこそ社長のタスクも、会社に存在する全てのタスクの「見える化」を実現することができます。これによって、会社がどこへ向かっているのかという経営の大局を掴むことができますし、社内で困っているスタッフの存在も知ることができ、手を差し伸べることもできるようになります。
全ての中小企業等がいきなり全社でのスーツアップの導入をできるとは考えませんが、一定程度の組織力を有する会社では検討しても良いのではないかと思います。
以上のように、スーツアップの導入は、その後の運用も視野に入れて、会社の状況に鑑みながら進めてもらえればと思います。システムは魔法の杖ではありません。組織のトップである社長の強い意志と推進力の下、スタッフのITリテラシーなど使用するスタッフのことを考慮して導入しなければ使われなくなってしまいます。システムは道具でしかありませんから、継続して使用してもらわねばならないのです。そのためには、時には幹部スタッフだけかもしれませんし、一つの部署かもしれません。逆に全社で一気に導入を進めた方が良い場合もあるかもしれません。戦略的にシステム導入と運用を進めていくことが大切です。
なお、当社では、スーツアップの導入にあたり、ユーザーとなる中小企業等の幹部スタッフや一つの部署のスタッフ、もしくは、全スタッフに対して、全社タスク管理を導入する意義やスーツアップの操作性などについて積極的に説明をしています。スーツアップの導入に際して、私たちがご協力できることがあれば何なりとご用命いただければ幸いです。
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３．スーツアップは社長をリーダーにするタスク管理ツール
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