表計算ソフトによるタスク管理より、スーツアップはかんたん！

株式会社スーツでは、2023年9月27日に経営支援クラウド「Suit UP」（以下「スーツアップ」といいます。）のα版をリリースしました。おかげさまで、スーツアップのα版は、リリースから4か月が経過して、多くの中小・中堅企業やスタートアップ（以下まとめて「中小企業等」といいます。）の皆様にご利用いただくようになりました。最近では、スーツアップが2024年春にβ版にバージョンアップをすることに向けて、日々、お客様の声をシステム開発に反映させていただき、当社一丸となって、より使い勝手の良いシステムへと改善をさせていただいています。

当社の代表者の小松と大学生インターンの武田との対談形式の記事コンテンツ「初心者にもわかる！はじめての全社タスク管理ツール ・スーツアップ」では、プロジェクト管理やタスク管理ツールに馴染みのない方に対して、スーツアップと全社タスク管理を分かりやすく伝えるをコンセプトにしています。

第4回は、なぜスーツアップは、マイクロソフトのエクセルやグーグルのスプレッドシートなどの表計算ソフトによるタスク管理より、かんたんに導入、継続できるのかについて記載しています。

経営支援クラウド「Suit UP」α版のサービス開始のお知らせ

第3回　スーツアップはかんたんに導入、運用できるタスク管理ツール

 

【まとめ】

• 一番使われているタスク管理ツールは、タスク管理ツールではなく、表計算ソフトのエクセル。
• エクセルでのタスク管理は、自由度が高くいろいろな設定をすることができるが、人それぞれになりがち。
• スーツアップは、タスク管理に特化したツールのため、エクセルでのタスク管理よりも飛躍的に便利。
• スーツアップには、期限通知機能、定型タスク設定機能、ツール連携機能など、表計算ソフトによるタスク管理にはない機能がたくさんある。
• スーツアップは、入力画面はユーザーにとって慣れ親しんだ表計算ソフトのインターフェースが良いと判断したが、それ以外についてはタスク管理ツールとしてユーザーの操作性や効率性を最大限追求している。

６．タスク管理ツールといったらエクセル!?

インターン武田（以下「武田」といいます。）：早いもので第4回目です。初回の対談で「タスク管理といったらコレ」といったツールがないと言っていましたが、そんな中でも会社で使われているタスク管理ツールは何になりますか？

株式会社スーツ　代表者：小松裕介（以下「小松」といいます。）：それはきっとマイクロソフトのエクセルですね。

武田：エクセルってタスク管理ツールじゃなくて、表計算ソフトじゃないですか。笑

小松：そうです。表計算ソフトです。でも、エクセルがタスク管理ツールの世界でも最強なんですよ。笑

武田：私はグーグルのスプレッドシート派ですよ。笑

小松：私も今はスプレッドシートが多いかもしれません。とはいえ、やはり操作性はエクセルの方が優れているように思いますね。スプレッドシートが登場したときは複数ユーザーで同時編集ができて本当に画期的だと思いましたね。ちなみにスーツアップも複数人も同時編集できます。

武田：話を戻すと、一番のタスク管理ツールが表計算ソフトのエクセルというのはどういうことですか？

小松：そのままですよ。エクセルは本当に素晴らしいツールで、売上管理、営業管理、顧客管理、収益シミュレーションや株主名簿などいろいろなビジネスシーンで使われているわけですが、その一つがプロジェクト管理やタスク管理ということです。

武田：さすが世界のマイクロソフトですね。

小松：そうですね。ただ最近は、この使い勝手が素晴らしくいろんなことに使えるエクセルに対して、機能特化で対抗しようとするSaaSも増えてきていますね。

武田：そうなんですね。言われてみれば確かに、特定の分野に特化すれば、表計算ソフトという汎用性の高いツールよりもユーザーにメリットあるSaaSを作れそうですね。

小松：グローバルで大きな集団を狙ってシステム開発をすると、どうしても初期設定が複雑化してしまったり多機能になったりしてしまいます。そこの隙間を狙ってスタートアップがSaaSの提供をしようとしています。

とはいえ、エクセルも40年程度の歴史がありますからね。長い年月をかけて世界のトップエンジニアたちが作り込んだ素晴らしい操作性、プロダクトです。私もスーツアップでエクセルやスプレッドシートなど表計算ソフトを模したインターフェースを開発しているので、改めてエクセルの凄さを感じています。

武田：エクセルでタスク管理を行う場合、多くの会社はどのような使い方をしているのでしょうか？

小松：私も約20年ほど中小企業の経営をしてきましたが、エクセルでのタスク管理は散々してきました。他の方と違いはないと思いますが、縦軸に具体的なタスクを並べて、横軸にタスク名、担当、期限などを並べることが多いのではないかと思います。

武田：スーツアップと同じような形ですね。

小松：そのとおりです。スーツアップではとにかくユーザーが使いやすいように、継続してタスク管理を続けられるように最低限の入力項目の設定していますが、エクセルでタスク管理を行う方はもっと多くの項目を設定している方がほとんどかもしれません。

武田：具体的にはどのような項目になりますか？

小松：前回もお話をさせてもらいましたが、タスクの進捗率やガントチャートの設定をされている方も多いのではないかと思います。それこそ会社や部署、使うユーザーによって、自由に様々な設定ができるところがエクセルの良いところだと思います。

武田：たしかに知識やスキルのある１名のユーザーが雛型となるエクセルファイルを作ればいいですもんね。

小松：そうです。先ほどのとおり、グローバルで勝負しているツールは、やはりターゲットを狭める、細かく設定することはできません。いろいろなビジネスシーンに対応できるなど、設定や用途の自由度が高くないと普及しませんからね。抜群に操作性が良くて、自由度が高く、少し知識やスキルのある人が雛型化できて、その雛型データを多くの人が操作していくようなイメージです。

武田：すごいですね。私も就職活動はやっぱり商社じゃなくてシリコンバレーに行こうかな。笑

小松：ここで軽口を挟んでくるのは才能ですね。笑 しかし、このエクセルでのタスク管理ですが、自由度が高いならではの問題も生じます。

武田：どういうことですか？

小松：自由度が高いということはいろいろな設定をすることができるということです。そのため、人それぞれになりがちなんです。特に人間なんて合理的な生き物ではありませんから、なんとなく入力項目が設定された雛型があって、その雛型を作成した人がたまたま偉い上司だったら、ふわっとそれが使われていくなんてことはよくあることなんです。他にも同じ社内であっても、各部署でバラバラのタスク管理の雛型が作成されていて、各部署の会議に参加している経営陣からすれば統一感なく見づらいとか、せっかく深く考え尽くして雛型を作ったとしてもスキルの低い人がその設定を壊すとかもあります。笑

武田：ありますね。エクセルだと、セルに設定した関数が壊される、セルは勝手に統合される、手計算した数字を直接入力されるとか、1社目のインターンでも辛く悲しい思い出がありました。笑

小松：大学生インターンのコメントだとは思えないですね。40歳ぐらいのサラリーマンの悲しいエピソード・トークかと思いましたよ。それぐらい「エクセルあるある」ということなんでしょうね。笑

７．スーツアップはエクセルのタスク管理よりかんたん！

武田：それこそスーツアップのインターフェースはエクセルに近いわけですが、エクセルでのタスク管理とスーツアップを比較するといかがでしょうか？

小松：そこはもちろんスーツアップの方が、エクセルでのタスク管理よりも、飛躍的に便利ですよ。スーツアップは表計算ソフトではなくタスク管理に特化したツールで、表計算ソフトでは簡単にはできないことが、簡単にできますからね。

武田：先ほどの話のとおりですね。それでは具体的に、タスク管理に特化したツールならではの機能を伺いましょうか？笑

小松：しっかりと空気を読んだ司会進行、ありがとうございます。笑 あと、予めお伝えしておくと、エクセルならばマクロ、そして、スプレッドシートならばGAS（Google Apps Script）などで、表計算ソフトをベースに自動化することもできますが、普通のビジネスパーソンではなかなかできることではありませんから、これからの話については、一般的な使い方の表計算ソフトを想像して話を聞いてもらいたいと思います。

武田：そうですね。そこは、多くの方は改めて今の説明をされても、きっとよく分からないと思います。笑

小松：そうですかね。この対談ではしっかり丁寧に説明をしてまいります。笑 さて、それではエクセルなどの表計算ソフトとタスク管理ツールの違いが分かる代表的な機能から順番に説明したいと思います。

① 期限通知機能

小松：まずは、期限通知機能です。タスク管理で重要なことは、誰が、どのようなタスクを、いつまでにやるのかということです。このいつまでにやるのかというタスクの期限を自動的にメールやチャットツールを通じて通知することができる機能です。この機能は、表計算ソフトによるタスク管理からスーツアップにすぐに乗り換えたくなる代表的な機能なのではないかと考えています。

武田：たしかにエクセルからはメールが送付されたり、Slack、Chatwork、LINE WORKSやTeamsなどのチャットツールと連携したりできないですもんね。自動的にリマインドできるのは嬉しいですね。

小松：そうなんです。私も中小企業でタスク管理を散々やってきましたが、まぁみんな期限を守らない！笑

武田：それは昨今のインターン生よりも酷いですよ。笑

小松：いやいや、インターン生にもいろいろいますからね。笑 私の感覚だと、しっかりしている大企業を除き、大半のビジネスパーソンはタスクの期限管理ができていないと思っています。新興市場に上場するような著名なスタートアップであっても、凡事徹底ができない組織力の会社が多いと思います。

武田：タスクの期限が守れないことには、上司のタスクの期限設定が厳し過ぎるとか、とんちんかんという場合もありますよね？

小松：もちろんそういった場合もあると思います。上司のタスクの期限の設定の仕方が悪い、部下が設定されたタスクの期限を守らない。どちらであっても大事なことは、タスクの期限をしっかりと守っていくことと、そのためにコミュニケーションを図ること、つまりは「このタスクの期限は3日後だけど大丈夫か？」などとリマインドをすることですね。

武田：そうですね。多くのサラリーマンはタスクの期限を忘れているということはないと思いますが、改めて上司に言われないと、切迫感というか、そのタスクの期限を遵守しようというモチベーションがあがらないですよね。もちろんお客様の顔が見えていたら、とにかくやらなきゃとは思うと思いますけど。

小松：たった2社のインターン経験のくせに、ついにサラリーマンを代表して語り始めましたね。笑 とはいえ、武田さんの指摘は合っていると思いますよ。

武田：ありがとうございます。笑

小松：私も同じ見解です。タスクの期限ですが、サラリーマンは個別のタスクの重要度や緊急度などを理解して、遅れても許されるタスクと本当に期限を超えてしまったら問題になってしまうものを切り分けて、大きな問題にならない範囲で期限を超過していきます。日本のサラリーマンは真面目なので、このあたりのバランス感覚も素晴らしいものがあります。笑

武田：これって褒めてます？笑

小松：褒めてますよ。とはいえ、会社の経営者としては、やはり社内での決め事とはいえ、組織として正式に決めたタスクの期限ですから、しっかりと遵守してタスクを実行していってもらいたいですね。会社経営では、こういう凡事徹底が本当に大事ですし、これが良い会社・成長する会社と普通の会社との差ですね。

私も長年、エクセルでタスク管理をしていましたが、エクセルには自動でタスクの期限に合わせて通知が送付されるような機能はありませんから、ひたすら自分でエクセル表をにらめっこしながら部下にリマインドする毎日ですよ。「このタスクの期限は大丈夫か～？あと3日しかないぞ～！」ってカンジですね。笑

武田：たしかに。ひたすらリマインドになりそうですね。それが管理職の仕事といえば仕事のような気がしますが。笑

小松：はい、おっしゃるとおりです。笑 とはいえ、管理職の仕事だとしても、もう時代は令和ですからね。期限の通知ぐらい自動的にメールなりチャットツールなりで通知してもらいたいですよ。

② 定型タスク設定機能

小松：次は、定型タスク設定機能です。スーツアップでは、タスク設定をイレギュラーな非定型タスクと定型タスクにグループ分けして登録できるようになっています。さらに定型タスクは、例えば毎週月曜日に行うとか毎月10日に行うとか、繰り返し行うことが決められている定期タスクと、タスクの内容と担当者は決まっているものの実行タイミングだけが決まっていない不定期タスクに分けられます。

スーツアップでは、このような定型タスクの場合は、改めてタスク設定を行わなくても、自動的にタスク設定が生成されるようになっています。

武田：これは分かりやすく便利ですね。繰り返し行うことが分かっているタスクならば、改めて設定するのはメンドクサイですもんね。

小松：そうですね。分かりやすく作業が減ります。私としてはユーザーの皆さんにはこの機能をぜひ使ってもらいたいと考えています。

武田：定型タスク設定機能「推し」なんですね。笑

小松：そうです。「推し」ですね。笑 スーツアップですが、最初は幹部スタッフだけとか一部署だけとか部分導入でもいいのですが、やはり最終的には全社的なタスク管理を実現してもらいたいと考えています。なぜそう考えるかと言うと、会社のタスクの「見える化」が実現することでオペレーションの改善を進めることができるからです。

日本の中小企業は定型化や標準化などの「仕組み化」がしっかりできていないため、労働生産性が低いです。まずはこのスーツアップの定型タスク設定機能を用いて、非定型タスクを定型タスクに移行することを意識してもらいたいと思います。業務の「仕組み化」ができれば、スタッフも同じタスクを繰り返せばよいだけになりますので、日々の仕事も楽になりますし、習熟度が高まり専門性も身に付きます。そうすれば必ず労働生産性が上がって付加価値が増えますから、最終的にはサラリーマンの給料を上げることに繋がると思います。

武田：そうですよね。世界の先進国と比較したら日本の給料の低さは異常ですからね。

小松：そのとおりです。業務の「仕組み化」が進めば、中小企業であっても、自然とジョブ型の採用に移行できるようになると思います。「この業務ができる人材を採用したい」、「この職種に就いたら将来こういったスキルを持った人材になれる」といったようにです。本来ならば中小企業こそジョブ型の採用だと思っています。

武田：どういうことですか？

小松：中小企業で社会的な認知・ブランドも昇給の見通しもなかなかない中で、大企業と同じように、もやっと就職が、就”社”というわけにはいかないということですよ。その人にどのような仕事をやってもらうのか、そして、その結果、その仕事を通じて、どのようなスキルが身に付くのかは、中小企業こそ提示しなければならないと思います。

武田：本当にそうですね。この定型タスク設定機能は、中小企業のジョブ型採用のはじめの一歩にもなりそうですね。

小松：何と言っても、目先のタスク管理も楽になりますしね！笑

③ ツール連携機能

小松：3番目ですが、他のSaaS、ツールとの連携ができます。スーツアップでは、まずはβ版の時点で、チャットツールのSlack、カレンダーツールのGoogleカレンダーとの連携を予定しています。

武田：これは今の時代は必須ですね。

小松：そうですね。中小企業でもDXが喫緊の課題になってきています。SaaSがこれだけ普及してきてますから、やはり複数のツール間で連携して効率化を図りたいですよね。

武田：エクセルなどの表計算ソフトだとこのあたりはやはり難しいのでしょうか？

小松：そうですね。先ほど申し上げましたが、マクロやGASなどで新たに追加してシステム開発を加えればできないことではありませんが、そのシステム開発を個別に行うのも開発費がかかりますし、そのシステムの保守・管理を続けていく、アップデートを続けていくのは、少なくとも中小企業等においては現実的ではないと思います。

武田：たしかに。出来ることと”現実的に出来ること”は違いますよね。

小松：そうなんです。昔だとエクセルのマクロができる人は凄いともてはやされた時代もあったように思いますが、多くの場合はその人以外の人が触れられないタスクになっちゃうんです。経営者の目線だと、人に仕事が紐づいている状態、よくタスクの属人化や「タコつぼ化」などと言われますが、それは一番避けたい事態ですね。その人の人事異動もできなくなってしまいますし、異動をさせないとしても、その仕事が高度で複雑であればあるほど「この仕事が大変なんです」と言われちゃうともう他の仕事を振ることすらままならなくなっちゃう。

武田：そうですね。その人しか分からない仕事があったら、私だったら毎日これ見よがしに「この仕事が大変だ。疲れた。」って言いまくりますね。笑

小松：嫌なサラリーマンですね。笑

武田：だって社内で自分のプレゼンスを高めたいならば、他の人ができない、自分だけが能力を発揮できる仕事をより魅力的に見せた方が得ですよね？笑

小松：そうです。大学生のくせに悪徳政治家みたいなズル賢さですね。武田さんみたいなサラリーマンに中小企業の経営者は苦しめられているんですよ。笑

武田：そうなんですか？笑

小松：スーツアップによってタスクの「見える化」が実現されれば、特定の人に仕事が紐づくから、組織に仕事が紐づくに移行できますので、その観点からも全社的なタスク管理はお勧めです。

武田：少し話が脱線してしまいましたが、スーツアップのツール連携は今後も増えていくのでしょうか？

小松：そうですね。β版をリリースした後は、コミュニケーションツールとの連携を優先的に、Chatwork、LINE WORKSやTeamsなどとの連携を進めていく予定になっています。先ほどご説明をした期限通知機能をチャットツールで受け取りたいニーズも増えてきていますからね。

④ タスク管理のノウハウ

小松：最後ですが、スーツアップはタスク管理に特化しているツールですので、タスク管理に関するノウハウがふんだんに詰まっています。

武田：これは大きいですね。この対談で今までもお話をさせていただきましたが、タスク管理というと、ただ単に自分が抱えているタスクを管理すればいいような簡単な響きですが、チーム・会社で行うタスク管理には高度なノウハウがありますね。

小松：そうですね。大体の場合は、導入も運用も複雑にしすぎな印象を持っています。今までも繰り返しお話をさせていただいていますが、システムは道具であって使い続けなければ意味がありませんからね。

武田：おっしゃるとおりだと思います。エクセルでタスク管理をする場合だとやはり複雑になってしまうものでしょうか？

小松：そうですね。エクセルは使い勝手がよく自由度が高いツールです。そして雛型の設定を任せられる人はITリテラシーも高く、その他のビジネススキルもあって優秀な人が多いですから、どうしても自分を賢く見せてしまうような高度な設定、複雑な設定をし過ぎている印象です。

武田：そうなるとタスク管理のための項目が増えていくわけですね。

小松：そうです。先ほども進捗率やガントチャートなどの説明もしましたが、タスクそのものに関する情報をどんどん増やしていくことができます。相手側の情報であったり、タスクの手順・作業に関するものであったりです。タスクは現実世界で行うことのリストですから、周辺情報を記載し始めたらきりがないわけです。しかし、頭が良くて真面目な人は、どんどん項目を増やしてしまう。笑

武田：そして、チーム全体で導入ができなかったり、運用が続かなくなってしまったりしてしまうわけですね。

小松：そのとおりです。社長をはじめ管理職スタッフも「やってる感」を望みますからね。

武田：「やってる感」とはどういうことですか？

小松：要は不安なんですよ。管理職スタッフも深く首を突っ込んで作業はしたくない、判断はしたくない。それが前提にあるから、たくさん項目があって「やってる感」があるとそれだけで安心できるんです。その結果、どんどんタスク管理の管理項目、入力項目が増えていくわけです。

武田：そうですね。目がチカチカするようなびっしりなエクセルファイルは「やってる感」がありますね。笑

小松：若い時に投資会社で働いていた私の友人は「今日も膨大なエクセルの海を泳いでいるよ～」って、眠たそうな顔でよく言っていましたよ。あれは「やってる感」ありますね。笑 そうなるとどうなるか？

武田：現場が置いてけぼりになる！笑

小松：正解です。「そんなの毎日入力してられない！」と途中で毎日の入力を諦めてしまって、タスク管理を放棄するようになります。

武田：タスク管理に関する項目を減らしてかんたんに導入・運用できるようにすることが正解なんでしょうが、社内でそれをすると、上司からは「やってる感」が足りないから増やせって言われそうですね。笑

小松：サラリーマンも大変なんですよ。笑 そんな辛い立場のサラリーマンにもスーツアップは優しいです。

私は約20年にわたり中小企業等の経営に携わらせていただいて、しかもこの直近10年については様々な業種業態、成長ステージの会社の経営に関わらせていただきましたから、本当に沢山の会社にタスク管理を導入してきた自負があります。そのノウハウが凝縮されたのがスーツアップです。スーツアップは現場スタッフが導入・運用しやすいようにタスク管理に関する項目を減らしたわけです。

武田：完璧ですね。小松さんのキャリアのくだりがあれば、タスク管理に関する項目が少なくても、上司を説得できるような気がしてきました。笑

小松：スーツアップが普及すれば、これがタスク管理の標準的な管理項目ということになると思います。そこまで早く持っていきたいと思います。

武田：タスク管理に関する項目以外にも、エクセルでのタスク管理との違いはありますか？

小松：もちろんあります。スーツアップは会社の組織、コミュニケーションとタスク管理が繋がっていて、それで社内で支え合ってタスク管理ができるとか、エクセルと違ってユーザー側が好き勝手に設定をいじることができなくなっています。もちろん、予め私たちがよく考えて、会社として必要な設定については変更ができるようにはしています。

武田：そうですね。スーツアップはタスク管理ツールですが、かんたんにタスク管理を行えるようにするために、組織やコミュニケーションを繋げるなど、直接的なタスク管理に関する事項以外についてもよく考えられていますもんね。

小松：そうですね。あくまでスーツアップの目的は、全社的なタスク管理の実現であり、労働生産性の向上であり、会社の企業価値向上の実現ですからね。言葉遊びをしているわけではありませんから、狭く限定的にタスク管理の意味を絞って、結果として会社が良くならないのでは意味がありませんからね。

武田：ありがとうございます。今日はエクセルでのタスク管理と比較してご説明いただき、いかにスーツアップがかんたんにタスク管理を実現できるかがよく分かったように思います。

小松：理解してくれて良かったです。

武田：正直なところ、スーツアップは、エクセルと同じようなインターフェースを採用していることもあって、盛り上がりにかける対談になったらどうしようと思っていたのですが、全く問題ありませんでしたね。

小松：そうですかね。笑 スーツアップは、入力画面はユーザーにとって慣れ親しんだ表計算ソフトのインターフェースが良いと判断しましたが、それ以外についてはタスク管理ツールとしてユーザーの操作性や効率性を最大限追求しています。

武田：表計算ソフトのインターフェースに引っ張られて、スーツアップの持っているタスク管理ツールとしてのポテンシャルを見誤らないようにしなければならないですね。笑

小松：そうですね。私たちもしっかりと、スーツアップでのタスク管理がエクセルでのタスク管理よりも遥かに効率的であることや、スーツアップの本質的な価値・優れた機能を伝えられるように、コミュニケーションをしっかりとしてまいります。今日はありがとうございました。

（続く）第5回　会社でタスク管理をすることは当たり前になる!?

 

【関連ブログ】
１．スーツアップの導入方法について
２．プロジェクト管理やタスク管理で本当に大事なこと ～ なぜスーツアップではこの機能が採用されたのか ～
３．スーツアップで実現する全社タスク管理の導入・運用方法 

【初心者にもわかる！はじめての全社タスク管理ツール・スーツアップ】
第1回　スーツアップは全社タスク管理をかんたんに実現するツール
第2回　システムが導入できない！システムが運用できない！
第3回　スーツアップはかんたんに導入、運用できるタスク管理ツール
第4回　表計算ソフトによるタスク管理より、スーツアップはかんたん！
第5回　会社でタスク管理をすることは当たり前になる!?
第6回　どうしてスーツアップは開発されたのか!?
第7回　スーツアップが実現する組織力アップとは何か
第8回　スーツアップは労働生産性を上げるタスク管理ツール
第9回　スーツアップの導入・運用の3つのポイント
第10回　スーツアップのターゲットと導入の方法
番外編（前編）　「タスク管理の現状と課題」から考えるタスク管理専用ツールの普及とスーツアップ
番外編（後編）　「タスク管理の現状と課題」から考えるエクセルによるタスク管理とスーツアップ

※ 「経営支援クラウド」「Suit UP」及び「全社タスク管理」は株式会社スーツの登録商標です。