Googleカレンダーでタスク管理する方法は？メリット・デメリットを詳しく解説

業務を正確に把握して効率よくプロジェクトを進めるには、タスク管理が欠かせません。

さまざまなツールでタスク管理できますが、中でもおすすめなのがGoogleカレンダーです。

Googleアカウントさえあればだれでも使えるGoogleカレンダーは、タスク管理にぴったりのツール。

活用することで、スケジュールを適切に管理できて、タスクの遅延防止につながりますよ。

本記事では、Googleカレンダーを使用したタスク管理をする方法と、メリット・デメリットについて解説します。

タスク管理のよくある質問についても紹介するので、導入を検討する上で役立ててください。

Googleカレンダーでタスク管理する方法

まず、Googleカレンダーでタスク管理する方法について確認しておきましょう。

基本的な方法は、以下の2つです。

タスクを追加する

Googleカレンダーを開いて、タスクを開始したい日時を直接クリックしましょう。

左上の「作成」ボタンから「タスク」を選択して追加してもOKです。

タスクの詳細（タイトル・説明・日付・時刻・間隔など）を入力し、保存をクリックするとタスクが追加されます。

カレンダーをクリックする場合、日付の入力は不要なので、時間短縮になりますよ。

一方で、翌週や翌月など現在表示されていない日程を登録する場合は、アイコンからのほうが便利です。

予定として追加する

Googleカレンダーを開いて、予定を追加したい日付のスペースを直接クリックします。

表示されるウィンドウで予定のタイトルや時間・場所などを入力し、保存ボタンをクリックしてください。

Googleカレンダーでのタスク管理がおすすめな人

Googleアカウントを持っている人や簡単操作でスケジュールを管理したい人には、Googleカレンダーがおすすめです。

Googleカレンダーは、ほかのGoogleのサービスと連携できるため、タスクを一元管理して業務効率化を図れます。

シンプルで直感的な操作が可能で、初心者でも簡単に操作できますよ。

また、複数のデイバスでアクセスできるため、どこでもリアルタイムでスケジュールを確認できるのもポイント。

シフト勤務や出張が多い人は、ぜひ試してみてください。

Googleカレンダーの基本機能

Googleカレンダーの基本機能は、以下の3つです。

それぞれ詳しく見ていきましょう。

予定の作成と編集

Googleカレンダーでは、予定の作成と編集が可能です。

予定の作成は、カレンダー上の日付をクリックして登録するか、「予定を追加」アイコンから日時などを登録します。

予定を編集するときは、編集したい予定をダブルクリックするか、編集アイコンをクリックすると編集できますよ。

カレンダー表示のほか、リスト表示・1日単位のグリッド表示・年表示などで確認できるので、とても便利です。

「あの会議はいつだっけ？」と不安を感じたら、予定の検索機能も使ってみてください。

リマインダー設定

予定を忘れないように、リマインダー設定を活用しましょう。

Googleカレンダーの画面右上にある歯車マークから、「設定」を開きます。

画面左側のメニューバーから、「通知設定」でリマインダーを設定できますよ。

通知方法・通知タイミング・通知音などの設定が可能なので、自分好みに変えてみてください。

共有カレンダーの利用

Googleカレンダーは、ほかのGoogleユーザーとカレンダー情報を共有できます。

新しいカレンダーを作成してリンクを送付するだけなので、非常に簡単ですよ。

共有カレンダーを利用すると、打ち合わせ日時のすり合わせや会議日程の調整に時間をかける必要がありません。

また、カレンダーの権限の設定は、相手との関係性に合わせてそれぞれ変更可能です。

選択肢は、「予定日時の表示」「予定の詳細の表示」「予定の変更」「予定の変更および共有の管理」の4つ。

状況や相手によって幅広い使い方ができるのが、Googleカレンダーの強みです。

Googleカレンダーでタスク管理するコツ

次に、Googleカレンダーでタスク管理するコツを2つ紹介します。

色分け・通知機能を活用する

タスク管理をより効率的かつ視覚的にわかりやすくするために、色分け・通知機能を活用しましょう。

色分け機能は、予定の種類や重要度、担当者など目的よって色を使い分ける機能です。

一覧表示で簡単にタスクを把握できるのが便利ですよ。

通知機能は、予定の開始時間や場所など必要な情報を事前に知らせてくれる機能です。

うっかり忘れることがなくなるように活用してください。

繰り返しを設定する

タスクの繰り返し機能は、定期的なタスク管理に非常に便利です。

毎日・毎週・毎月など、一定の間隔で行うタスクを繰り返し設定で管理できます。

また、「日」単位から「年」単位まで、幅広く繰り返し設定できますよ。

「終了日」や「繰り返し回数」も指定できるので、終了予定が決まっているタスクにも柔軟に対応可能です。

タスクを選択して、「日時」から「繰り返し」をクリックして詳細を設定しましょう。

ただし、サブタスクを持つタスクの場合は、繰り返し設定できないことに注意してください。

Googleカレンダーでタスク管理するメリット

Googleカレンダーでのタスク管理には、4つのメリットがあります。

それぞれのメリットを見ていきましょう。

タスクと予定を一元管理できる

Googleカレンダーでは、タスクだけでなく予定などスケジュールも一元管理できます。

タスクと予定をカレンダー上にまとめて表示できるため、一目でスケジュール全体を把握しやすくなりますよ。

「ここを見ればすべての情報がわかる」という状態になり、ツールを分けて管理する必要がないのがメリットです。

Googleサービスとの連携がスムーズ

Googleカレンダーは、Gmail・Google Meet・Google Mapなど、ほかのGoogleのサービスとの連携が可能です。

ほかにも、Googleドキュメント・Googleチャット・Google Keepなどと連携できますよ。

チームの連携作業にとって、ほかのGoogleサービスとの連携機能は、非常に有効です。

スケジュールの登録からMeetのURLを発行したり、届いたGmailからスケジュールをカレンダーに自動で登録したり…。

ほかのGoogleサービスと簡単に連携できるのが、Googleカレンダーの大きなメリットの1つです。

無料で利用できる

Googleカレンダーは無料で利用できるので、気軽に始められます。

シンプルなデザインと十分な機能が好評で、初めてITツールの導入する人にもおすすめです。

また、使い続けることで自分の行動データが蓄積され、前年度や過去5年の実績などを振り返るのにも役立ちますよ。

スマートフォンから利用できる

Googleカレンダーは、スマホやタブレットなど複数の機器から利用できます。

専用のアプリをインストールすると、直接Googleカレンダーを開くことも可能です。

iOSとAndroidのデバイスに対応していて、App StoreやGoogle Playから無料で入手できますよ。

同じGoogle アカウントでログインすれば、異なるデバイス間であっても自動的にタスク情報が同期されます。

どの端末からでも最新の情報にアクセス・編集が可能なのは、大きなメリット。

移動中や外出先でもGoogleカレンダーを活用できるので、業務効率化に大いに役立つはずですよ。

Googleカレンダーでタスク管理するデメリット

Googleカレンダーでのタスク管理は便利ですが、まったくデメリットがないわけではありません。

2つのデメリットを確認しておきましょう。

タスクの共有に制限がある

Googleカレンダーは、タスク共有に制限があります。

基本的には、カレンダー自体をメンバーと共有していても、作成したタスクはメンバーに伝わりません。

作成したタスクは自分だけでしか確認できないため、メンバーの進捗確認や仕事の割り振りには不向きです。

タスクを共有するには、チームで共有のGoogleアカウントを作り管理する方法があります。

あるいは、タスク作成の際に日時も入力して共有する方法もありますよ。

日時設定のないタスクの場合は、複数アカウントを使ってGoogleカレンダーで共有することはできません。

他のタスク管理ツールに比べて機能が少ない

Googleカレンダーは、他のタスク管理ツールに比べると、機能が少なくシンプルです。

他のタスク管理ツールと比較すると機能が少ないのは否めません。

タスクの追加や編集・日時設定・完了マークなど、最低限のタスク管理に必要なツールはあります。

ただし、優先度の設定や依存関係設定など、詳細なタスク管理機能はないことに注意しておきましょう。

Googleカレンダーでのタスク管理についてよくある質問

最後に、Googleカレンダーでのタスク管理についてよくある質問について確認しておきましょう。

【まとめ】Googleカレンダーでタスク管理する方法

Googleカレンダーを使用したタスク管理とメリット・デメリットについて紹介しました。

単純明快な操作性で、簡単にタスク管理が可能なのが、Googleカレンダーの特徴です。

タスク管理をすると、視覚的にタスクの進捗状況がわかり、作業の効率化を図れるようになります。

Googleカレンダーなので、Googleアカウントがあれば誰でも無料で気軽に始められるのも魅力です。

タスクだけでなくスケジュールも一元管理できるので、ぜひ利用を検討してくださいね。

チームでのタスク管理ならスーツアップがおすすめ

チームでのタスク管理なら、「スーツアップ」がぴったり。

表計算ソフトのような画面で誰でも直感的に操作でき、タスクの担当者や期限が一目でわかるため、抜け漏れや遅延を防げます。

たとえば、月末の請求業務や入社対応など、定型業務をテンプレート化しておくことで、毎回ゼロから作業を組み立てる必要がありません。

さらに、SlackやChatWorkと連携してリマインド通知も自動化できるため、マネージャーの負担も軽減されます。

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