スーツアップは全社タスク管理をかんたんに実現するツール

株式会社スーツでは、2023年9月27日に経営支援クラウド「Suit UP」（以下「スーツアップ」といいます。）のα版をリリースしました。おかげさまで、スーツアップのα版は、リリースから4か月が経過して、多くの中小・中堅企業やスタートアップ（以下まとめて「中小企業等」といいます。）の皆様にご利用いただくようになりました。最近では、スーツアップが2024年春にβ版にバージョンアップをすることに向けて、日々お客様の声をシステム開発に反映させていただき、当社一丸となって、より使い勝手の良いシステムへと改善をさせていただいています。

さて、当社では、今後さらにたくさんの中小企業等の皆様にスーツアップをご利用いただくために、スーツアップと全社タスク管理について、プロジェクト管理やタスク管理ツールに馴染みのない方にも分かりやすいような、当社の代表者の小松と大学生インターンの武田との対談形式の記事コンテンツ「初心者にもわかる！はじめての全社タスク管理ツール ・スーツアップ」を制作しました。

初回は、スーツアップの説明、タスク管理とプロジェクト管理の違い、そして、スーツアップがかんたんに導入できて、使い続けられるシステムを目指していることについて記載しています。

経営支援クラウド「Suit UP」α版のサービス開始のお知らせ

【まとめ】

• スーツアップは、主に社員数100名以下の中小企業等で全社タスク管理を実現するためのタスク管理ツール。
• 多くの人はタスク管理はメンドクサイからやらない。やれば必ず労働生産性があがる。
• 全社タスク管理とは、単なるタスク管理やプロジェクト管理ではなく、個人・部署・経営に至るまで会社全体のタスクを管理する経営管理手法。
• システムは道具であって、使いやすくて、使われ続けないと意味がない。難しいタスク管理ツールがあふれている。
• スーツアップのコンセプトは、中小企業等に対して、全社タスク管理をかんたんに導入できて、運用し続けられること。

１．スーツアップはどんなツールなの？

インターン武田（以下「武田」といいます。）：はじめまして。株式会社スーツでインターンをしている都内の某大学に通う大学3年生の武田と申します。インターン経験は2社目で、今後、就職活動では大手総合商社に就職して、将来は海外で仕事をしたいと考えています。今回は、小松社長との対談を通じて当社の新サービスでもあるスーツアップを分かりやすく世の中の人にお伝えするという、対談の相手役にご指名いただき光栄に思っています。大役で緊張しています。笑

株式会社スーツ 代表取締役社長CEO 小松（以下「小松」といいます。）：こちらこそ、よろしくお願いします。それにしても随分と流暢な語り口調だね。これだけ話ができれば就職活動の面接はバッチリだね。笑

武田：そうですかね？これぐらい本番の面接でも話ができるといいんですけど･･･。さて、今回の対談は多くの方に読んでもらう記事にするつもりですので、小松さんのことを知らない読者の方もいらっしゃると思います。改めて小松さんの自己紹介をお願いします。

小松：そうですね。せっかくなので、沢山の人に読んでもらう記事にしましょう。笑 小松裕介と申します。株式会社スーツで代表取締役社長CEOをしています。私自身は今までは伊豆にあるレジャー施設や大手YouTuber事務所の企業再生をしたり上場会社の代表取締役社長をしたりするなど、中小企業等のバリューアップを中心に仕事をしてまいりました。スーツ社は2014年創業で約10年の社歴です。今までのスーツ社では、経営支援事業といって、一般的な経営コンサルティングよりもクライアント企業様との距離が近く、伴走期間も長い経営支援をしていました。2年前からは、この20年の私の中小企業等の経営ノウハウをSaaSにしようと、今回お話をさせていただくスーツアップのシステム開発を行ってまいりまして、昨年2023年9月にα版をリリースいたしました。なので、私たちは経営支援クラウド事業と呼んでいるのですが、今のスーツ社の本業はシステム会社になります。

武田：私がスーツでインターンをし始めた昨年10月にはスーツアップのα版が既にスタートをしていましたが、スーツアップとはどんなツールなのでしょうか？

小松：スーツアップですが、主に社員数100名以下の中小企業等で全社的なタスク管理を実現するためのタスク管理ツールです。いわゆるSaaS（Software as a Service）と呼ばれる月単位や年単位でご利用いただけるソフトウェアサービスですね。

武田：タスク管理は、やらなきゃいけないことのヌケモレを無くすとか、業務効率を上げるためには大事ですよね。私も就職活動のためにやらなきゃいけないことを書き出しています。

小松：さすが将来の商社マンですね。笑 まさにそのとおりで、個人であってもタスク管理はした方がいいのですが、なぜか個人より複雑なチームであってもタスク管理をしていない会社がほとんどなのです。

武田：学生の私が考えても、個人もそうですし会社でもタスク管理をした方がいいように思うのですが、やらないのは何でですか？

小松：それはメンドクサイからですね。管理職スタッフは、一般スタッフに対して、このタスクを、誰が担当で、いつまでにやってくれと言うだけですが、このたった3つの指示がなかなかできないものなのです。

武田：サラリーマンはお客様の対応をしたりオンライン会議をしたり忙しいですもんね。

小松：なんか絶対に小バカにしているよね？笑

武田：そんなことないです。笑

小松：武田さんの指摘のとおりで、タスク管理はやれば必ず労働生産性が上がります。当たり前ですが、個人でも、部署単位でも、全社でもみんながやったほうがいいでしょう。私たちは全社タスク管理といって、全社でのタスク管理を推奨しています。

しかし、さっき言ったとおり、みんなメンドクサイからやらない。でも、今の時代ですから、テクノロジーの力で、とにかくかんたんにタスク管理をできるようにしたいと思って、中小企業等向けにスーツアップという全社タスク管理ツールを作ったわけです。

２．タスク管理とプロジェクト管理の違い

武田：タスク管理以外にも、プロジェクト管理とかTo Do List管理とかありますが、これらの違いって何ですか？

小松：そうですね。正直なところ、このあたりの言葉の定義は曖昧になっていると思います。例えばタスク管理ですが個人のタスク管理のことを言う場合もありますし、プロジェクトや会社などチームでのタスク管理と言っても違和感はないと思います。

厳密に定義をすると、私は、タスク管理とは、個人が、その人が担当しているタスクを管理することだと思っています。タスク管理のタスクとは個人が抱える小さな作業や課題などのことで、管理の対象は、タスクの名称、内容、相手先・協力先、重要度、対応方法、期限、進捗状況などですね。

一方で、プロジェクト管理ですが、想定された目標達成のために組まれたチームや、そのチームを構成する個人・メンバーのタスクを管理するものです。プロジェクトという言葉には、1ヶ月とか3か月とか期間限定のような一時的な語感があって、プロジェクトのメンバーも複数人が所属しているようなイメージがあります。

武田：たしかに人気バンドもボーカルが一人で活動する場合は、だいたい期間限定ですし、ソロ・プロジェクトと「ソロ」を強調しますもんね！

小松：まぁそうなんですが、その例え話は分かりづらくない？笑

話を戻しますが、そのためプロジェクト管理では、個人でのタスク管理と比較して、当たり前ですが、他のメンバーと相互に関係し合っているところに特徴があります。例えば、これはタスクの「依存関係」とよく言われるのですが、Aさんが担当しているタスクが終了しないと、Bさんの担当しているタスクが着手できないとかですね。

武田：こういった「依存関係」のタスクまであると、しっかりとプロジェクト管理をしないとミスをしてしまいそうで怖いですね。

小松：そうですね。チームならばなおのことタスク管理をしなければならないですね。先ほどタスク管理という言葉は一般的には個人のタスク管理を指すのではないかと言いましたが、そもそもタスク管理が必要なタスクって、お客様だったり取引先だったり他の人と関連しているタスクなのだと思うのです。山の中で一人で創作活動をしているならば別かもしれませんが、他人と関連していないタスクってそうあるものじゃないと思います。そのため、個人的には、タスク管理に、個人とチームを分けることにはあまり意味はないように思っています。

武田：むしろ、先ほどのプロジェクト管理の定義のように、個人のタスク管理を広げていって、チームやそのチームのメンバーのタスクを管理するところまで行ったほうが合理性がありそうですね。

小松：そうですね。個人だけに閉じたタスク管理はあまり想像ができませんね。ちなみにTo Do List管理ですが、To Do Listは日本語に翻訳すると「やることリスト」ですから、その管理となると、個人のタスク管理ですが、タスク管理よりもかんたんな印象を持っています。

武田：当社がスーツアップで実現しようとしている全社タスク管理はどのようなものですか？

小松：ちゃんと司会進行してくれているね。ありがとう。笑 当社が中小企業等に推奨している全社タスク管理ですが、文字のとおりなのですが、全社的にタスク管理をしようといったものです。

会社には、個人のタスク管理も必要ですし、チームやそのチームのメンバーのタスク管理も必要です。但し、プロジェクトと違うのは、会社だから一時的で終わりというものではなく、期限がなく続いていきます。あと、会社だから、チームも一番代表的なチームの単位は部署で、基本的にメンバーはみなどこかの部署に所属していますよね。

なので、私たちは、全社タスク管理とは、単なるタスク管理やプロジェクト管理ではなく、個人・部署・経営に至るまで会社全体のタスクを管理する経営管理手法と言っています。

武田：よく理解できました。ありがとうございます。私も会社全体でタスク管理したほうがいいと思いますから、全社タスク管理を広めていきたいと思います。

小松：ぜひお願いします。学生起業家の友達とかにも教えてあげてください。笑

３．かんたんに導入できて、使い続けられるシステムが良いシステム

武田：タスク管理ツールってたくさんありますが、なんで今さらタスク管理ツールをシステム開発してサービス提供しようと思ったんですか？

小松：もちろん、それは簡単で「タスク管理といったらコレ」といったツールがないからだよ。プロジェクト管理ツールやタスク管理ツールで検索をかけてもらうと、先行している素晴らしいツールがたくさん表示されると思いますが、まだ群雄割拠といった感じでしょう？

武田：そうですね。たくさんありますね。こういったツールとスーツアップの違いはなんですか？

小松：他のツールとの一番の違いは、スーツアップは、中小企業等に対して、全社タスク管理をかんたんに導入できて、運用し続けられることをコンセプトにしたツールということかな。

武田：たしかに会社全体でタスク管理をしたほうがいいことは明らかですから、あとはタスク管理を導入することと、続けさせることですもんね。

小松：そうなんです。私は約20年間も中小企業等の会社経営に関わってきて、素晴らしいシステムはたくさんあるんですが、会社に導入できない、社員が使いこなせない、社員が使い続けられないという問題は本当によく起こります。本来は、システムは道具であって、使いやすくて、使われ続けないと意味がないわけですが、最近のシステムは高機能や多機能なんですが、頭でっかちで使いづらいものも多いと感じています。

武田：私もスーツ社の前のインターン先では、とあるSFA（営業支援システム）が導入されていましたが、先輩の営業マンたちが毎日入力する項目が多過ぎて営業できないってボヤいていましたよ。

小松：似たような事例はたくさんあるんじゃないかな。私たちが実現したいのは中小企業等の全社タスク管理ですが、中小企業等の経営レベルだと、高機能や多機能はあまりいらなくて、まずは全社的なタスク管理という基本的なマネジメントシステムを導入することが大事なんだよね。

武田：マネジメントシステムというと、例えば他にはどのようなものがありますか？

小松：月次決算、管理会計、KPI設定、CRM、評価制度･･･、それこそ定例会議や営業日報などもそうかな。本来は、まずは会社をしっかりとした組織にしてみんながチームで働くためには、かんたんでもいいから「仕組み」を作る必要があるよね。多くの人は、このかんたんをすっ飛ばして、一気に難しい「仕組み」を作ろうとし過ぎな気がします。

武田：たしかに情報が多ければ多いほどいいのでしょうが、たくさん入力するのも大変ですからね。筋トレみたいに、徐々に重いダンベルを持たないとケガしちゃうか、諦めて辞めちゃいますよね。

小松：そうですね。世の中には、システムの「入力地獄」に嫌気がして、スタッフの心が折れて、使われなくなって解約されてしまうシステムはたくさんあるんじゃないかと思います。

先行する他のタスク管理ツールに関しても素晴らしいツールはたくさんありますが、ITリテラシ－が高くない人に対しては、入力項目も多いですし、何より高機能・多機能過ぎて、必ずしもやさしくはありませんね。なので、私たちスーツアップは、誰でも使えるかんたんなツールを目指しています。

武田：それでは、スーツアップでは、全社タスク管理をかんたんに導入できて、運用し続けられるようにするために、具体的にどのようにしているのですか？

小松：おっと良い質問ですが、初回の対談はそろそろ時間なのでこのあたりで終わりにしましょう。その回答はまた次回にしましょう。笑

（続く）第2回　システムが導入できない！システムが運用できない！

 

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【初心者にもわかる！はじめての全社タスク管理ツール・スーツアップ】
第1回　スーツアップは全社タスク管理をかんたんに実現するツール
第2回　システムが導入できない！システムが運用できない！
第3回　スーツアップはかんたんに導入、運用できるタスク管理ツール
第4回　表計算ソフトによるタスク管理より、スーツアップはかんたん！
第5回　会社でタスク管理をすることは当たり前になる!?
第6回　どうしてスーツアップは開発されたのか!?
第7回　スーツアップが実現する組織力アップとは何か
第8回　スーツアップは労働生産性を上げるタスク管理ツール
第9回　スーツアップの導入・運用の3つのポイント
第10回　スーツアップのターゲットと導入の方法
番外編（前編）　「タスク管理の現状と課題」から考えるタスク管理専用ツールの普及とスーツアップ
番外編（後編）　「タスク管理の現状と課題」から考えるエクセルによるタスク管理とスーツアップ

※ 「経営支援クラウド」「Suit UP」及び「全社タスク管理」は株式会社スーツの登録商標です。