【スーツアップ使い方ガイド】コミュニケーションの設定方法

「スーツアップ使い方ガイド」では、経営支援クラウド「Suit UP」（以下「スーツアップ」といいます。）を初めて使う方向けに、分かりやすく、かんたんにスーツアップの使い方の説明をしてまいります。今回は、コミュニケーションについてになります。

私たちは、中小・中堅企業やスタートアップのユーザーの皆様がスーツアップを使うことで、会社の組織力、労働生産性、売上・利益や企業価値の向上、また、スタッフの皆様の働きやすさの改善と幸せに貢献できるものと確信しています。

ご参考：企業トピ by R25「あえて、機能を削減。 “継続利用”に向き合ったタスク管理ツール「スーツアップ」の哲学」　

１．コミュニケーションとは？

コミュニケーションとは、ワークスペースの定例会議の情報を登録する機能です。チームで働くからには、組織を定義して役割分担すること、また、チームを構成するメンバー間でコミュニケーションを図ることが重要になります。そこで、スーツアップに定例会議のサイクルを網羅して登録し、会社のコミュニケーションの流れを可視化しましょう。

２．コミュニケーションの設定

コミュニケーションでは、「会議の名称」「概要」「目的」「オンライン」「開催場所」「開催頻度」「開催日時」「時間」「参加メンバー」「事務局」「資料」「議事録」「メモ」を設定・登録できます。また、コミュニケーションでは、会議を「法令/定款の意思決定機関」「全体会議」「経営会議」「役職者会議」「部署会議」「その他会議」に分類して設定できます。

（１）会議の追加・会議の名称の設定

会議の追加とは、新たな会議とその情報を追加する機能です。会議の追加を行う場合は、会議の分類名の右側にあるドットをクリックし、プルダウンから「会議を追加」を選んでください。既にある会議の「会議の名称」のセルの右側のドットをクリックし、プルダウンから「上に会議を追加」「下に会議を追加」を選ぶことでも会議を追加できます。また、会議の名称は入力によって設定することができます。なお、「法令/定款の意思決定機関」においてのみ、プルダウンから株主総会、取締役会、監査役会及び監査等委員会の名称を選んでください。

（２）概要の設定

概要とは、会議の概要を説明するための項目です。会議の詳細や内容について入力し、コミュニケーションの管理を行いましょう。概要は、該当する会議の行の「概要」のセルをダブルクリックし、入力することで設定できます。

（３）目的の設定

目的とは、会議の目的を示すための項目です。目的は、該当する会議の行の「目的」のセルをダブルクリックし、プルダウンから選ぶことで設定できます。スーツアップにおいては、「意思決定」「モニタリング」「意思決定・モニタリング」から、目的を選べます。

（４）開催場所の設定

開催場所とは、会議を行う場所を示すための項目です。開催場所は、該当する会議の行の「開催場所」のセルをダブルクリックし、入力することで設定できます。また、一度入力した場所については、該当する会議の行の「開催場所」のセルをダブルクリックすることで、プルダウンから選べます。

（５）開催頻度・開催日時・時間の設定

開催頻度・開催日時・時間とは、会議を行うタイミングを示すための項目です。開催頻度・開催日時・時間を設定する場合は、該当する会議の行の「会議の名称」のセルの右側にあるドットをクリックし、プルダウンから「繰り返し設定」を選ぶことで、または、該当する会議の行の「開催頻度」「開催日時」「時間」のセルをクリックすることで、繰り返し設定画面を表示してください。繰り返し設定画面では、「次回開催日」「開催時間」「繰り返し開始日」「繰り返す間隔」「終了条件」を設定できます。

（６）参加メンバーの設定

参加メンバーとは、会議に参加するメンバーを示すための項目です。参加メンバーを設定する場合は、該当する会議の行の「参加メンバー」のセルをダブルクリックし、参加メンバー画面を表示してください。参加メンバー画面では、名前の前にあるボックスにチェックを入れることでメンバーを選べます。また、メンバーは役職・部ごとに選ぶことができます。

（７）事務局の設定

事務局とは、会議の事務局を担当するメンバーを示すための項目です。事務局を設定する場合は、該当する会議の行の「事務局」のセルをダブルクリックし、プルダウンからメンバーを選んでください。

（８）オンライン・資料・議事録の設定

オンライン・資料・議事録とは、それぞれオンライン会議のURL・資料のURL・議事録のURLを登録するための項目です。オンライン・資料・議事録を設定する場合は、該当する会議の行の「オンライン」「資料」「議事録」のセルをダブルクリックし、空欄にURLを入力してください。

（９）メモの設定

メモとは、会議についてのその他の事項や備考などについて入力するための項目です。メモを設定する場合は、該当する会議の行の「メモ」のセルをダブルクリックし、空欄にメモの内容を入力をしてください。

（10）会議の削除

会議の削除とは、会議とその情報を削除する機能です。会議の削除を行う場合は、削除したい会議の行の「会議の名称」のセルの右側にあるドットをクリックし、プルダウンから「会議削除」を選んでください。

【スーツアップ使い方ガイド】
１．タスクの設定方法
２．タスクの重要度の設定方法
３．タスク期限の設定方法

【関連ブログ】
１．スーツアップの基本画面、各部の名称と操作方法
２．スーツアップの「組織」と「コミュニケーション」の基本画面、各部の名称と操作方法
３．スーツアップの導入方法について

【初心者向けコンテンツ】
第1回　スーツアップの基本
第2回　管理者向けガイド
第3回　一般利用者向けガイド