段取り八分仕事二分とは？意味や仕事での実践方法・ポイントを解説！

「段取り八分ってなに？」
「段取りよく仕事をするにはなにをしたらいいの？」

言葉は聞いたことはあれど、段取り八分が実際にどのようなものか分からない方も多いのではないでしょうか。

段取り八分とは、物事を進めるうえでの事前準備が非常に重要であるということを表した言葉です。

この記事では、「段取り八分」の意味と段取りが大切な理由、そして段取りよく物事を進めるための方法やコツをご紹介します。

物事を進めるのが苦手な方も、この記事を読めばきっと解決のヒントが見つかるはずです。

段取り八分仕事二分とは？

段取り八分仕事二分とは、「仕事の成果は準備でほぼ決まる」という意味のことわざです。

この考え方は、ビジネスや現場作業、料理、イベント運営など、あらゆる分野で活用されています。

実際に成果を出しているプロフェッショナルの多くは、事前の準備や計画に多くの時間を割いており、それが本番での成功率を高めている要因となっています。

段取り八分・仕事二分の意味

「段取り八分」とは、物事の約8割は段取り＝準備で決まるという意味です。

残りの「仕事二分」は実際の作業・実行に該当します。

たとえば、プロジェクトで表すと、タスク分解やスケジュール設計、関係者との連携準備といった工程が「段取り」にあたります。

それがしっかりできていれば、当日の業務はスムーズに進むという考え方です。

このことわざは、効率化やリスク管理の重要性を端的に表しており、多くの企業や現場で重視されています。

2種類の段取り

段取りには「内段取り」と「外段取り」の2種類があります。

内段取りとは、作業を中断して行う準備のことを指し、たとえば機械を止めて工具を交換するような工程が該当します。

一方、外段取りは作業を止めずに並行して行える準備で、必要な道具をあらかじめ揃えておくなどが典型例です。

生産現場などでは、内段取りをいかに外段取りに移行させるかが効率化の鍵になります。

これはトヨタ式生産方式などでも重視されており、仕事の質を高める基本的な考え方です。

段取りが大切な理由

「準備が8割」といわれるほど、仕事やプロジェクトの成功には事前準備が欠かせません。

なぜ段取りがこれほどまでに重要視されるのでしょうか。

段取りをしっかり行うことで得られる3つの大きなメリットを具体的に解説します。

効率的にプロジェクトを進められる

「段取り八分」の最大のメリットは、効率よくプロジェクトを進行できることです。

「何を」「いつまでに」「どのように」行うのかを明確にしておけば、作業の流れがスムーズになります。

計画が立てられていない状態で手探りに進めると、途中で「次に何をすればいいのか？」と迷う時間が発生します。

しかし、段取りをしっかり組んでおけば、やるべきことが明確化されるため、迷いなく効率的に作業を進めることが可能です。

特にビジネスの場面では、段取りをしっかりと行うことで、会議やプロジェクト進行時の無駄を省き、時間の節約につながります。

たとえば、プレゼンの際に想定される質問と回答を事前に考えておくことで、実際に質問をされても落ち着いて答えることができ、説得力も高まります。

このような事前準備が、結果的にプロジェクト全体の質や成功率を高めるのです。

プロジェクトに遅れがでない

段取りがしっかりしていれば、プロジェクトの遅延を防ぐことができます。

多くのプロジェクトで遅れが発生する理由は、計画が曖昧だったり、途中で必要な作業に気づくなどのイレギュラーが発生することが挙げられます。

事前に計画を立てておくことで、作業の期限や優先順位が明確になります。

規模の大きなプロジェクトでは、一つの遅れが他の工程に連鎖することもあるため、事前の段取りは非常に重要です。

タスクの抜け漏れをなくすることができる

段取りを行うことで、タスクの抜け漏れを防ぐことができます。

必要なタスクをリストアップし整理しておくことで、やるべきことが一目で把握できるようになります。

タスクを一覧にすると、目に見える形でチェックできるため、抜け漏れがあっても未然に防ぐことが可能です。

作業の重複も避けられて効率的にプロジェクトを進行させることができます。

段取りの基本とは？仕事を成功させるための前提知識

段取りの基本を押さえることは、仕事の質とスピードを飛躍的に向上させる鍵です。

なぜなら、どんなに優れたスキルを持っていても、準備や計画が甘ければ成果は不安定になるからです。

以下の基本を身につけることで、誰でも「段取り八分仕事二分」を実践できるようになります。

5W1Hを意識して計画する

仕事の段取りでは「5W1H」を明確にすることが基本です。

なぜなら、これらを明確にすることで、関係者間の認識齟齬やミスを防ぎやすくなるからです。

たとえば、会議の段取りで「いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どうやって」を事前に整理して共有することで、準備がスムーズに進み、当日の混乱も防げます。

小さな仕事でも5W1Hの意識を習慣づけることで、段取り力が着実に身につきます。

ゴールを設定する

段取りの第一歩は「ゴール設定」です。

なぜなら、ゴールが曖昧だと手順も曖昧になり、段取りの精度が下がるからです。

たとえば、資料作成なら「クライアントに納得してもらうための提案資料を作る」といった目的意識があることで、必要な情報・構成・分担が見えてきます。

逆に「なんとなく作る」では、何をどこまでやれば良いかが分からず、無駄が生まれます。

だからこそ、仕事を始める前には、目的と到達点を具体的に設定する習慣を持ちましょう。

行動目標と状況目標を使い分ける

計画を立てるときは、「行動目標」と「状況目標」を使い分けることが大切です。

行動目標とは「何をするか」、状況目標とは「どうなっていたいか」です。

たとえば「1日3件営業電話をかける」は行動目標、「契約率を15％にする」は状況目標にあたります。

両者を混同すると、実行フェーズで混乱しやすく、段取りにも影響が出ます。

計画時にはまず状況目標を定め、それに向けて必要な行動目標を分解していくことで、成果に直結する段取りの実践が可能です。

過去の成功・失敗事例を活かす

段取り力を高めるには、過去の経験を活用することが有効です。

なぜなら、似たような課題には似たような解決策が通用することが多いからです。

たとえば、過去のプレゼンで時間が足りなかった経験があるなら、次回は時間配分に注意した資料設計を意識できます。

逆にうまくいった事例は「再現性のある成功パターン」として活用可能です。

成功も失敗も記録・共有して、次の段取りに反映することで、仕事の精度とスピードが着実に向上します。

段取りよく仕事を進める方法

「段取り八分」の考えを実行するためには、きちんとした準備が必要になります。

ここでは、効率的に段取りを行うための7つのステップをご紹介します。

段取りよく仕事を進めるためには、計画と実行、そして振り返りが欠かせません。

上記の手順を実践して、効率的に目標を達成しましょう。

段取りよく仕事を進めるためのポイント

段取りが重要なのは分かったけれど、実際に仕事で活かすにはどうすればいいのでしょうか？

ここでは、さらに段取りを効果的にするための具体的なポイントをご紹介します。

余裕をもったスケジュールにする

段取りよく仕事を進めるためには、余裕をもったスケジュール設定が必須です。

タイトなスケジュールでは、予期せぬトラブルや遅延が発生した際に対処が難しくなります。

プロジェクト全体が滞ってしまう可能性もあるため、余裕を持たせたスケジュールで柔軟に調整するようにしましょう。

余裕のあるスケジュールは精神的な余裕にもつながり、チーム全体のパフォーマンスを向上させる効果もあります。

タスクの因果関係に注意する

プロジェクトを進める際は、各タスクの因果関係に注意しましょう。

「Aが終わらないとBが始められない」というようなタスク間の関係を理解し、順序立てて計画を組むことが重要です。

タスク同士の関係性を把握することで、無駄な待ち時間を減らし、プロジェクト全体の効率を向上させることができます。

ツールを利用してチーム全体のスケジュール管理をする

個人の段取りだけでなく、チーム全体のスケジュール管理も成功のカギです。

ガントチャートやタスク管理アプリを使うことで、チーム全体の進捗やスケジュールを把握しやすくなります。

情報共有がスムーズになるため、各メンバーが自分の役割を把握しやすくなり、全体の遅延を防ぐことに繋がります。

ツールを活用することで、タスクの進捗状況をリアルタイムで確認できるため、問題が発生した場合の迅速な対応が可能です。

振り返りを怠らない

プロジェクトが完了したら、必ず振り返りを行いましょう。

計画と実行の間にズレがなかったかを確認し、改善点を次のプロジェクトに活かしましょう。

振り返りの際には、PDCA（Plan-Do-Check-Act）サイクルを活用することがおすすめです。

振り返りを習慣化することで、次の仕事ではより効率的かつ質の高い段取りが組めるようになります。

段取りよく仕事を進めるのにおすすめのタスク管理ツール

おすすめのタスク管理ツールの比較表

以下は、段取りよく仕事を進めるのにおすすめのタスク管理ツールの比較表です。

導入前の比較検討に役立ててください。

サービス名	月額料金 (1人あたり)	導入	主な機能	連携ツール	特長
スーツアップ	スタータープラン：500円/月 スタンダードプラン：1,080円/月	クラウド型	タスクひな型機能 期限通知機能 定型タスク機能 タスク設定 組織設定 コミュニケーション設定 タスク分析機能	Chatwork Slack Googleカレンダーなど	中小企業向けに最適化されており、導入・運用が簡単
Trello	基本料金：無料 スタンダード：5ドル/月 プレミアム：10ドル/月 エンタープライズ：17.5ドル/月	クラウド型	タスクをカード化機能 タイムライン機能 カレンダー機能 位置情報を設置できるマップビュー機能	Slack GitHub Salesforceなど	無料でも使える機能が多い
Asana	パーソナル：無料 スターター：1,200円/月 アドバンスド：2,700円/月	クラウド型	プロジェクトマネジメント機能 プロジェクトビュー機能 タスク管理機能 カスタムフィールド機能	Slack Dropbox Instagantt Google ドライブなど	無料プランの充実度が高い
Wrike	基本料金：0ドル チーム：10ドル/月 ビジネス：24.80ドル/月 エンタープライズとピナクル：要問い合せ	クラウド型	サブタスクの登録 時間管理 リソース管理 コスト管理 承認機能	Salesforce Microsoft Teams Dropbox Google ドライブなど	短期から長期まで幅広いタイプのプロジェクトに対応
Jooto	スタンダード：417円/月（年間契約） 500円/月（月額契約） ビジネスプラ：980円/月（年間契約） 1,300円/月（月額契約） タスクDXプラン：要問い合せ	クラウド型	プロジェクト横断管理 通知機能 コミュニケーション管理 データ共有機能 外部ツール連携 ガントチャート機能	Chatwork Slack Googleカレンダーなど	日本企業に最適化された機能を搭載
Backlog	スタータープラン：2,970円/月 スタンダードプラン：17,600円/月 プレミアムプラン：29,700円/月 プラチナプラン：82,500円/月 ※チーム単位の価格設定	クラウド/オンプレミス	カンバンボード ガントチャート コミュニケーション機能 ドキュメント機能 モバイルアプリ	Slack Google Workspace Jenkinsなど	初心者でも使いやすいシンプルなデザイン

チームのタスクを管理したい人は「スーツアップ」

スーツアップは、表計算ソフトのような直感的な操作が可能なツールで、PCスキルに自信がない方でも気軽にチームのタスク管理ができます。タスクひな型、期限通知及び定型タスクなどプロジェクトやタスクの管理に役立つ機能が揃っているので、更新スケジュールの管理や作業の進捗状況の確認もスムーズに行えます。

スーツアップは、表計算ソフトのような親しみやすい操作感で、パソコンが苦手な人でも直感的に使えるのが魅力。チームでのタスク管理や外部ツールとの連携に長けており、幅広く活用できるでしょう。

「かんたん、毎日続けられる」をコンセプトに、やさしいテクノロジーでチームをサポートする「スーツアップ」。

導入を検討してみませんか？

まとめ：段取り八分を習慣化して仕事の質を高めよう

「段取り八分、仕事二分」という言葉が示すとおり、事前の準備や計画が仕事の成否を大きく左右します。

5W1Hを意識した計画立案や、目的・ゴールの明確化、過去の経験の活用といった基本を習慣化することで、仕事の効率や成果は格段に向上します。

また、段取りを整えることで、タスクの漏れや遅延リスクを減らし、チーム全体の動きもスムーズになるでしょう。

段取りは一度きりの作業ではなく、日々の業務で繰り返し磨いていくスキルです。

今日から意識して段取り力を高め、より高品質な仕事を目指しましょう。