進捗管理を見える化する方法とは？Excelを使った方法を解説！
「業務環境を改善するために進捗管理を見える化したいけれど、やり方が分からない」
「Excelを使った業務管理の見える化ってどうやるの？」
業務の進捗管理に関して、悩みを抱えている人も多いですよね。
任意のツールを使って進捗管理を見える化すれば、プロジェクトやタスクの進捗状況を可視化できますよ。
さらに、可視化したデータを活用すれば、業務効率の向上や属人化の解消も可能です。
本記事では、進捗管理を見える化する方法や実施のポイント、Excelを使った方法を解説します。
「進捗管理を見える化して快適な業務環境を構築したい」という人は、ぜひ参考にしてみてください。
進捗管理の見える化とは？
進捗管理の見える化とは、プロジェクトやタスクの進捗状況を可視化し、関係者の間で共有する取り組みのこと。
主に属人化の解消や業務の効率化をねらって実施されます。
チームメンバー全員が業務の進捗状況をひと目で判断できる状態を目指していきましょう。
見える化するためのツールは、利便性が高くテレワークにも対応できるデジタルツールを使うのが一般的。
ただし、個人の好みや状況によっては、ホワイトボードやカレンダーなどのアナログなツールが使われることもあります。
ツールの導入や利用方法の学習などの手間は発生しますが、大いに業務環境の改善に役立ちますよ。
ぜひ実施を検討してみてくださいね。
進捗管理の見える化をするメリット
プロジェクトやタスクといった情報を可視化する施策には、多くのメリットがあります。
進捗管理の見える化をするメリットについて、さっそく確認していきましょう。
チームメンバーの進捗をすぐに確認できる
進捗管理の見える化を行うメリットの1つは、チームメンバーの進捗をすぐ確認できるようになることです。
各メンバーのタスクを可視化してチーム全員が閲覧できる状態にすれば、進捗状況の共有が容易になります。
結果的にチームワークが高まり、連携の精度も上がるので、業務の効率化が期待できますよ。
進捗状況の共有に関するコミュニケーションは、ともすれば無駄な時間になりがち…。
ツールを活用して見える化することで、無駄な時間を大幅に削減できるのもポイントです。
遅れに素早く対応できる
進捗管理の見える化には、業務の遅れに素早く対応できる環境を作り出せるというメリットも。
見える化により、遅れているタスクや業務がひと目で分かるようになるからこそ、効果的に対処できますよ。
チームメンバーがトラブルを確認し次第フォローするなど、自発的なサポートが生まれやすくなるのもポイント。
また、見える化を適切に行うことで、キャパシティオーバーや属人化も防げます。
遅れが発生する原因にアプローチして未然に防ぐという意味でも、ぜひ見える化に取り組みましょう。
チームメンバーの責任感が高まる
進捗管理を見える化すると、業務の進捗状況がチーム全体に公開されることになります。
個人のタスクがプロジェクトにどう影響するかが明確になり、チームメンバーの責任感が高まるはずです。
個人のポジションや貢献度をはっきりさせることは、モチベーションや主体性の向上につながります。
「責任感を持って仕事を進めてほしい」「メンバーのモチベーションや主体性を高めたい」と考えていませんか？
リーダーとして課題を感じているなら、ぜひ進捗管理の見える化に取り組んでみてください。
タスクの抜けや重複がなくなる
タスクの抜けや重複がなくなることも、進捗管理の見える化を行うメリットの1つです。
見える化により全てのタスクを可視化すれば、実施しなければならないタスクがひと目で分かるようになります。
複数人の目でチェックする仕組みを構築できるので、タスクの抜けや漏れを防ぐことにつながりますよ。
また、プロジェクト全体を可視化しているため、重複しているタスクの発見も容易です。
見える化によって、ミスなく効率的に業務を進めていきましょう。
進捗管理を見える化する方法
進捗管理の見える化には、さまざまな方法があります。
ただし、効果をしっかりと実感したいなら、チームや職場にマッチしたものを選ぶことが重要です。
上手く合わない方法を選ぶと逆効果になってしまう可能性もあるため、慎重に選ぶ必要がありますよ。
進捗管理を見える化する方法をいくつか紹介しますので、参考にしてください。
日報を提出する
PCを使えない職場やデジタル機器の扱いが苦手な人が多い職場で進捗管理を見える化したいなら…。
デジタルツールの導入が難しい場合は、日報を活用するのがおすすめです。
まずチームメンバーが日報に業務の進捗を書いてマネージャーやリーダーに共有します。
そして、日報を受け取った人がホワイトボードやカレンダーなどに状況を記載すれば、簡単に進捗を見える化できますよ。
コミュニケーションのきっかけになる日報は、自身の業務を手軽に振り返れる点でも便利です。
ただし、書類を1つずつ確認する必要がある、利便性が低いなどのデメリットもあります。
制約があることも理解しつつ、職場の状況に合わせて活用してみてください。
チャットツールを導入する
進捗管理を見える化する方法の2つ目が、チャットツールの導入です。
コミュニケーションを行うためのチャットツールは、タスク管理機能を使ってタスクを可視化できます。
さらに、グループチャットを活用すれば、進捗状況や情報をチームメンバーに素早く簡単に共有可能ですよ。
ぜひ上手く活用して、進捗管理を見える化しましょう。
ただし、やりとりが多いと情報が埋もれてしまう、特化ツールと比べると機能性や利便性が劣るなどのデメリットも…。
使い勝手よりも情報共有性能を重視したい人におすすめの方法です。
ガントチャートを利用する
進捗管理を見える化する方法で最もおすすめなのが、ガントチャートを利用する方法です。
ガントチャートとは、スケジュールや進捗状況を棒グラフで表現した図のこと。
さまざまな情報を俯瞰できる状態に変換することで、より効果的な見える化を実現できますよ。
図を作成する方法は、有料ツールも無料ツールも含めてさまざまです。
費用を節約したいなら、Excel(エクセル)やGoogleスプレッドシートを使うのが一般的です。
利便性を重視したい場面では、有料のプロジェクト・タスク管理ツールを活用しましょう。
進捗管理を見える化する手順
次に、進捗管理を見える化する具体的な手順を解説します。
進捗管理を見える化する際には、まず目標を明確化することが重要です。
目標が明確でなければ、スケジュール設定や業務の割り振りが上手くいかなくなる可能性が高くなります。
丁寧に目標を設定し、具体的な数値を用いて、期日を明確に定めることがポイントです。
目標を明確化して適切に設定したら、必要なタスクを洗い出していきましょう。
十分に時間をかけてしっかりと洗い出しを行うことで、タスクの抜けを防止できますよ。
無駄なタスクがないか、重複していないか、依存関係がどうなっているかも確認しましょう。
タスクの洗い出しによって、高い精度でスケジュールを組めるようにもなることもポイント。
より効果的に業務を進められるようになるはずです。
次は、洗い出したタスクを細分化して、円滑にタスク管理できるようにようにしていきましょう。
企画書を作る、承認を得るなど、できるだけ小さな単位に分けるようにします。
細分化した後は、各タスクを再度チェックし、優先順位を設定することも忘れずに…。
しっかり段取りをしておくことが、業務への取り組みやすさや成果に直結しますよ。
細分化と優先順位の設定が終わったら、各タスクの所要時間を見積もりながらスケジュールを決めていきます。
KPI（進捗状況を定量的に評価する指標）を設定した上で、スケジュールを決めることがポイント。
また、余裕を持ったスケジュールにすることも、忘れてはいけません。
具体性が高く無理のないスケジュールを作成することを意識してくださいね。
各タスクには、責任者を必ず1人ずつ割り振るようにしましょう。
事前に各タスクの責任者を決めておくことで、業務の停滞や遅れを防げます。
責任感が向上するだけでなく、進捗状況をより的確に把握できるようになるというメリットもありますよ。
なお、責任者になるメンバーとは、事前に合意形成をとっておくことも忘れずに…。
以上の手順で具体的に整えていけば、確実に進捗管理を見える化できますよ。
Excelで進捗管理を見える化する方法
次に、Excelを使って進捗管理を見える化する方法を紹介していきます。
ガントチャートを活用することでスムーズに進捗管理を見える化できるので、ぜひ参考にしてみてください。
はじめに表の骨格となる項目を入力します。
基本の項目は、親タスク」「子タスク」「担当者」「開始日」「終了予定日」「ステータス」の6つ。
状況によって必要な項目が異なりますが、以上の6つを用意しておけば、多くのシーンに対応可能です。
項目の入力が終わったら、罫線の設定やセルの着色、文字の中央揃え・太字化などを行いましょう。
表として見やすい状態に整えておくことが大事です。
次に、タスクを入力していきましょう。
タスクの親子関係に注意しながら入力を進めていきます。
もし重複しているものや無駄なものがあったら、見つけた段階で省いておきましょう。
次に、タスクを担当する担当者を入力します。
担当者が決まっていないタスクは、空欄にするより「未定」と入力するのがおすすめ。
より分かりやすいように工夫しましょう。
次に開始日と終了予定日の入力です。
タスクに取り組み始めた日を「開始日」の欄に、終わる予定の日を「終了予定日」の欄に入力します。
上から順に入力していき、すべてのタスクに日付情報を入れましょう。
日付の次は、タスクのステータスを入力します。
必須ではありませんが、進捗状況をより詳細に把握する上で有効ですよ。
「完了」「進行中」「未着手」など、誰でもすぐ判断できるような書き方にしましょう。
次に、プロジェクトの開始日から終了日までのカレンダー作成です。
任意の箇所に日付と曜日を1日分入力します。
日付と曜日セルを選択し、セルの右下の「■」をクリックして右側にドラッグしてみましょう。
任意の日付まで、簡単にカレンダーを延長できますよ。
よりスケジュールが分かりやすいように、セルに色をつけてみましょう。
「開始日」「終了予定日」の欄に書かれた日付を参照し、セルを塗りつぶすことで、一目瞭然になります。
Ctrlキーを使って複数箇所の選択を行うと、スムーズ作業できますよ。
1色でも問題ありませんが、見やすさを重視するなら、担当者やステータスなどで変えるのも可です。
負担にならない範囲で工夫してみてください。
最後に、入力した内容に間違いがないか、タスクに抜けがないかを確認します。
セルの塗りつぶし範囲や日付はとくに間違えやすいので、しっかりと確認しましょう。
ファイルの保存も忘れないようにしてくださいね。
進捗管理の見える化のポイント
進捗管理の見える化には、押さえておきたいポイントが3つあります。
プロジェクトの成功を左右することもあるため、把握した上で実施するようにしましょう。
情報をリアルタイムで更新する
進捗管理の見える化を成功させるためには、情報をリアルタイムで更新する仕組みを作ることが重要です。
見える化の効果を最大限に発揮し、急なタスク追加や納期変更などにも対応できるようにしましょう。
リアルタイムに更新されれば、より円滑なサポートやフォローにつながりますよ。
簡単に確認できるようにする
簡単に確認できるようにすることも、進捗管理の見える化を成功させるポイント。
いくら取り組みを行っても、使いにくくて確認に時間かかってしまうと、だれも閲覧しなくなります。
最悪の場合、ツールの導入費用が無駄になってしまう可能性も…。
見える化されたものは、簡単に確認できるようにしなければ意味がありません。
アナログツールであれば、見やすい場所に設置しましょう。
デジタルツールであれば、使い勝手がよく、色々なデバイスでアクセスできるものを選ぶのがおすすめです。
定期的に振り返りを行う
進捗管理の見える化を実施した後は、定期的に振り返りを行うことが大事です。
問題がないか、使われているか、効果があるか確認し、システムや環境を改善してください。
実施がゴールとなりがちな施策ですが、導入しただけで満足してはいけません。
利用状況やタスク量、データなどのチェックも忘れずに、見える化施策をより効果的なものにしていきましょう。
個人のタスクの量や進捗まで見えてくると、業務の偏りを是正することにもつながります。
仕組みが整ってくれば、遅れやトラブルにも素早く対処できるようになりますよ。
Excel以外で進捗管理の見える化におすすめなツール
Excel以外にも、進捗管理の見える化に使える便利なツールがあります。
おすすめツールを紹介しますので、使い勝手や機能性を比較検討した上で選びたい人は、ぜひ参考にしてください。
Notion
Notionは、アメリカの企業・Notion Labs, Inc.が提供する、クラウドベースで動作するツールです。
タスク管理機能やデータベース機能、ノート作成機能、メモなど多くの機能を搭載しています。
ユーザーからは、幅広いニーズに対応しているオールインのツールと呼ばれていますよ。
ガントチャート作成機能やロードマップ機能など、プロジェクト・タスク管理関連の機能が充実しているのもポイント。
さらに、カスタマイズ性が高く、テンプレートも豊富です。
多機能なぶん慣れや知識が必要ですが、おすすめのツールです。
Trello
オーストラリアのソフトウェア会社が提供するTrelloは、カンバンボードとタスクカードを使ってタスク管理を行うツール。
直感的な操作性と優れた視認性が、多くのユーザーから支持されています。
10枚までのカンバンボードが作成可能な無料プランが用意されているのも魅力的。
とくに小規模のプロジェクト・チームで進捗管理を見える化したい人におすすめのツールです。
シンプルな使い心地のツールをぜひ試してみましょう。
Backlog
Backlogは、日本の株式会社ヌーラボが開発したプロジェクト管理ツールで、管理方法が充実しています。
ガントチャートやカンバンボードに加え、進捗状況を曲線グラフで表示するバーンダウンチャート表示機能も。
操作が直感的なので、タスクや進捗の管理や見える化もスムーズに進められます。
海外製ツールよりメニューやヘルプが分かりやすいのもポイント。
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