エクセルでプロジェクト管理する方法を解説！プロジェクト管理に便利な機能も紹介！

「プロジェクト管理って、なんだか難しそう…」と思っていませんか？

本記事では、エクセルを使った簡単なプロジェクト管理方法について紹介します。

プロジェクト管理に必要とされる機能は、基本的にエクセルにそろっていますよ。

たとえば、タスクの洗い出しや進捗確認、スケジュール管理など、すべてエクセルで行うことが可能です。

ポイントを押さえれば、誰でもエクセルでプロジェクト管理ができるようになります。

ぜひ本記事を参考にして、実際に試してみてくださいね。

プロジェクト管理とは

プロジェクト管理とは、目標達成のために計画・実行・管理する一連のプロセスのことです。

資源（人・物・お金など）を効率的に活用し、期日までに成果を出すことを目指します。

プロジェクト管理とタスク管理の違い

プロジェクト管理とタスク管理は、どちらも目標達成のために行われますが、対象とする範囲が異なります。

プロジェクト管理は、プロジェクト全体の計画・実行・管理が対象です。

一方、タスク管理は、プロジェクトを構成する個々のタスクの進捗や担当者などを管理します。

プロジェクト管理は大きな枠組みを管理し、タスク管理は個々の作業を管理するイメージです。

プロジェクト管理の中に、タスク管理が含まれていると考えておきましょう。

エクセルでプロジェクト管理をするメリット

エクセルでのプロジェクト管理は、新しいツールを導入する必要がないので、誰でも簡単に始められます。

また、自社の状況に合わせて自由にカスタマイズできるのも便利です。

エクセルでプロジェクト管理をするメリットについて、確認していきましょう。

導入コストがかからない

多くの企業では、すでにエクセルが導入されています。

だから、エクセルでプロジェクト管理するなら、新しいツールを導入する必要がありません。

追加の費用をかけることなく、今すぐプロジェクト管理を始めることが可能ですよ。

導入コストがかからないのは、予算が限られている中小企業や個人にとって大きなメリット。

無料のテンプレートも多数あるので、手軽にプロジェクト管理を始めてみましょう。

自社に合わせてカスタマイズできる

エクセルでは、表の形式や項目を自由に設定することが可能です。

必要な項目を追加したり不要な項目を削除したりなど、自社のプロジェクトの規模や種類に合わせて調整できます。

また、関数やマクロを活用すれば、複雑な計算や処理も自動化できますよ。

たとえば、進捗に応じて色を変更したり、期日が近づいたらアラートを表示したりする設定も可能です。

自社のニーズに合わせて柔軟にカスタマイズできるのが魅力なので、いろいろ試してみてください。

ファイルが共有しやすい

エクセルで作ったプロジェクト管理表は、メールや社内ネットワークで簡単に共有可能です。

関係者が最新の情報をいつでも確認できるので、情報共有がスムーズに進みます。

クラウドストレージサービスを活用すれば、さらにスムーズな共有が可能です。

ただし、複数人で同時編集するには制限があるので、注意してください。

エクセルでプロジェクト管理をするデメリット

エクセルは手軽に使える一方で、複数人での同時編集には向かないツールです。

また、情報が散逸しやすく、セキュリティの面でも注意が必要です。

エクセルでプロジェクト管理をするデメリットについて確認していきましょう。

同時に編集できない

エクセルには、原則として同時に複数の人が同じファイルを編集できないという特徴があります。

誰かがファイルを開いている間は、ほかの人は読み取り専用モードになり、書き込めません。

だから、複数の人で協力して作業する場合には、ファイルの受け渡しや編集のタイミングの調整が必要です。

ファイルをOneDriveにアップして適切に設定すれば同時編集可能ですが、制限もありますよ。

エクセルバージョンの違いによっては上手くいかないことがあるので、注意してください。

同時編集が必要な場合には、クラウドストレージサービスや専用の共同編集ツールを検討しましょう。

Microsoft 365の一部プランでは、同時編集が可能です。

セキュリティリスクがある

エクセルは、ファイルを簡単に共有できる一方で、セキュリティのリスクも伴います。

パスワードを設定しても、解析ツールを使えば解読される可能性を避けられません。

また、ファイルがウイルスに感染したり情報が漏洩したりしないよう、注意が必要です。

重要な情報を含むファイルは、とくに注意してください。

情報セキュリティ対策を徹底し、安全な管理を心掛けましょう。

エクセルでプロジェクト管理をするときのポイント

エクセルでプロジェクト管理をする際は、進捗状況を定期的に確認しましょう。

タスクの漏れや重複がないように注意することが大切です。

また、表を見やすく工夫することで、情報を把握しやすくなり、効率的なプロジェクト管理につながりますよ。

エクセルでプロジェクト管理をするときのポイントについて解説します。

進捗状況を確認する時間を作る

プロジェクト管理では、定期的に進捗状況を確認することが重要です。

毎日、あるいは週に一度など、定められたタイミングで必ず進捗を確認する時間を設けましょう。

進捗状況を確認することで、問題が発生した際に早期対応が可能です。

また、遅延しているタスクがある場合も、早めに対策できますよ。

プロジェクトを成功させるために、定期的な進捗確認を欠かさないようにしてください。

タスクの漏れ・重複がないようにする

プロジェクト管理では、タスクの漏れや重複がないように注意することが重要です。

タスクの漏れがあると、プロジェクトの遅延や失敗につながる可能性を避けられません。

また、タスクの重複があると、無駄な作業が増えたり混乱を招いたりする原因になります。

タスクを洗い出す際には、関係者と協力して網羅的に行いましょう。

作成したタスクリストを定期的に見直して修正することで、上手く管理するようにしてください。

表を見やすくする

エクセルでプロジェクト管理表を作成する際は、表を見やすく工夫することが大切です。

文字のサイズやフォントを統一し、見やすい色使いを心がけましょう。

たとえば、重要な項目は太字にしたり、色を変えたりすると目立ちます。

罫線を適切に使用したり、セルの幅を調整したりすることで、表の見やすさを向上させましょう。

ただし、色を使いすぎると逆に見にくくなるため、注意が必要ですよ。

エクセルでプロジェクト管理表を作成する方法

エクセルでプロジェクト管理表を作成する方法の一例して、ガントチャートを作成してみましょう。

プロジェクト管理表で使えるエクセル機能

エクセルには、プロジェクト管理表を作成するのに役立つ機能が豊富にあります。

活用することで、表の見やすさや操作性の向上が可能です。

プロジェクト管理表で使えるエクセル機能を確認しておきましょう。

書式設定

エクセルでは、文字の色やサイズ、フォント、罫線など、様々な書式設定が可能です。

書式設定を活用することで、表の見た目を整えて情報を分かりやすく表示してみましょう。

たとえば、重要な項目を太字にしたり色を変えたりすることで、目立つようになります。

罫線を使って表を区切ったり、セルの幅を調整したりすることで、見やすさの向上が可能です。

書式設定を上手に活用することで、誰にでも分かりやすいプロジェクト管理表を作成できますよ。

プルダウン

エクセルのプルダウン機能を使うと、入力する項目を選択式にできます。

たとえば、担当者や進捗状況など、決まった選択肢の中から選びたい項目を表示させる場合に便利です。

プルダウンを設定すると、入力ミスを減らすことにつながります。

また、入力されたデータを集計する際にも、プルダウンで選択された項目をもとに簡単に集計できますよ。

プルダウンを活用することで、効率的なデータ入力と集計が可能になります。

フィルター・ソート機能

エクセルのフィルター機能を使うと、条件に合うデータだけを抽出して表示できます。

たとえば、特定の担当者のタスクだけを表示したり、遅延しているタスクだけを抽出したりすることが可能です。

データを並べ替えるソート機能も活用しましょう。

開始日の順にタスクを並べ替えたり、担当者別にタスクを並べ替えたりするときに便利です。

フィルター・ソート機能を使うと、大量のデータの中から必要な情報を素早く見つけ出すことが可能ですよ。

まとめ：エクセルの便利な機能で効率的なプロジェクト管理を実現

エクセルを活用した簡単なプロジェクト管理方法について紹介してきました。

エクセルは、導入コストがかからず、自社に合わせて自由にカスタマイズできるのが大きなメリットです。

プロジェクト管理表の作成や便利な機能の活用により、効率的なプロジェクト管理を実現できます。

本記事を参考にしながらエクセルを活用して、プロジェクトを成功させましょう。