Chatworkでタスク管理をする方法を解説！

「Chatworkってどんなツールなの？」

「Chatworkでタスク管理をするには具体的にどう使えばいい？」

とお悩みの方も多いでしょう。

Chatworkをタスク管理機能を使いこなせば、日々の業務を効率よく行うことができます。

この記事では、Chatworkでタスク管理をする方法や基本的な機能の説明、メリット・デメリットなどを丁寧に解説します。

Chatworkを活用して効率的にタスクを管理したい方、日々の業務効率化を目指したい方はぜひ参考にしてください！

Chatworkとは

Chatworkは、ビジネスコミュニケーションの効率化を目的としたツールです。

プロジェクト管理やタスク共有、情報伝達をスムーズに行えるため、多くの企業や個人事業主に利用されています。

また、スマートフォンアプリやウェブブラウザからでもアクセスでき、どこにいても利用可能でリモートワークや外出先での作業にも適しています。

直感的なインターフェースを持ち、初心者でもすぐに使い始められる点が魅力です。

Chatworkの基本的な機能

Chatworkは、日々のコミュニケーションや情報共有をスムーズに進めるための機能が充実しており、個人利用からチーム利用まで幅広く対応可能。

ビジネスの効率化をサポートするための基本機能を3つ紹介します。

メッセージの送信

まずは、Chatworkの基本となるメッセージの送信機能です。

個別チャットやグループチャットでメッセージをやり取りでき、リアルタイムでの情報共有ができます。

さらに、ステータス機能を活用したオンライン・オフライン状況を把握したり、@メンションを使って特定のメンバーに通知を送ることも可能です。

メッセージ履歴も時系列で保存されるため、過去のやり取りを見返すのも簡単。

音声・ビデオ通話

音声やビデオ通話機能を使えば、オンラインでの会議や打ち合わせも簡単に行えます。

リモートワークでも円滑なコミュニケーションが可能で画面共有機能を活用すれば、資料を共有しながら効率的に議論を進められます。

通話の安定性も高く、多人数でのミーティングにも対応しています。

ファイル共有

チャット内でファイルを共有する機能も備わっています。

ドキュメントや画像を簡単にアップロード・ダウンロードできるだけでなく、ファイルにコメントを付けることも可能です。

メールを使わなくともスピーディーにやり取りが可能になり、業務の効率化につながります。

さらに、共有されたファイルは一覧で確認できるため、後からでも必要な情報をすぐに見つけられます。

Chatworkでタスク管理をするメリット

Chatworkは、単なるコミュニケーションツールとしてだけでなく、タスク管理機能も備わっています。

ここでは、Chatworkでタスク管理を行う主なメリットを3つ紹介します。

スマホでも使える

Chatworkは、PCだけでなくスマホアプリにも対応しています。

外出先や移動中でもタスク管理ができ、時間や場所を選ばずに利用できるのが大きな魅力。

また、プッシュ通知機能をオンにすることで、重要なタスクを見逃す心配もありません。

PCとスマホ間でのデータ同期もスムーズで、場面に合わせてストレスなく併用することができます。

ファイルの共有がしやすい

タスクに関連する資料やデータを、Chatworkのファイル共有機能を使ってそのまま添付できる点もメリットの一つ。

プロジェクトの資料や参考データをタスクに添付すれば、メールやクラウドストレージを行き来する手間を省くことができます。

ファイルのバージョン管理も簡単にでき、常にメンバー全員が最新の資料を共有することが可能です。

無料でも使える

Chatworkでは、無料プランでも基本的な機能が利用できます。

タスクの登録や期限設定、担当者の割り当てなどの基本的な機能が揃っており、コストをかけずに始められます。

初めてタスク管理ツールを導入する人や、小規模なチームにはとくにオススメのツールです。

アップグレードすることで、より長期間のメッセージ履歴を保存したり、大容量ファイルの共有ができるようになります。

メインツールとして長く使用したい人にも適したチャットツールと言えます。

Chatworkでタスク管理をするデメリット

便利な機能が多いChatworkですが、タスク管理ツールとして利用する際に注意すべき2点をご紹介します。

無料プランだとメッセージの閲覧期限がある

Chatworkの無料プランでは、メッセージの保存期限が30日間に制限されています。

この制限により、長期間にわたるタスクの記録や過去のやり取りを確認する必要がある際は不便に感じることも。

長期的に管理したい情報や重要なやり取りは、別途バックアップを取る習慣をつけておくと安心です。

この制限がネックになる場合は、有料プランへのアップグレードを検討するのも一つの方法です。

メンバーのタスクは一覧で見れない

タスク管理機能は便利ですが、複数メンバーのタスクを一覧で表示することはできません。

タスクはチャットごとに紐づいているため、チャットルームにまたがるタスクを一括で管理できず、結果として全体像が見えにくくなる場合があります。

プロジェクト全体の進捗状況を一目で把握したい場合や、メンバー間でのタスクの重複を避けたい場合は他のツールと併用する必要があります。

Chatworkの登録方法

Chatworkを利用するためには、アカウントを作成する必要があります。

登録にはメールアドレスが必要で、簡単なステップで利用を開始できます。

具体的な登録のステップ

Chatworkでタスク管理する方法

Chatworkのタスク管理機能はシンプルで直感的に使えます。

ここでは、基本的な使い方をステップごとに説明します。

知っていると便利なChatworkの機能

Chatworkは基本的なタスク管理機能だけでなく、知っておくとさらに便利に活用できる機能がいくつかあります。

ここでは、特に知っておくと役立つ3つの機能について詳しく解説します。

完了したタスクをもとに戻す

誤って完了にしてしまったタスクも、履歴から簡単に復元できます。

タスク一覧の「完了済みタスク」タブから、該当するタスクを選び、「未完了に戻す」をクリックするだけで再度アクティブな状態にできます。

これにより、タスクの管理ミスを防ぎ、スケジュールの遅延を最小限に抑えることができます。

復元機能を活用することで、誤操作を恐れずに効率的にタスクを管理できます。

スマホからタスクを追加する

スマホアプリを使えば、移動中や外出先でもタスクを追加可能です。

方法はデスクトップ版とほぼ同じで、チャット画面で「タスク追加」アイコンをタップし、内容や期限を設定するだけ。

タスクをその場で記録できるので、抜け漏れが減り、効率的な管理が可能になります。