【スーツアップ使い方ガイド】タスクの設定方法

「スーツアップ使い方ガイド」では、経営支援クラウド「スーツアップ」を企画・開発し、自身も20年以上にわたり中小・中堅企業やスタートアップ（以下「中小企業等」といいます。）の経営に関わってきた株式会社スーツの代表者である小松が、スーツアップを初めて使う方向けに、分かりやすく、かんたんにスーツアップの使い方の説明をしてまいります。今回は、タスクの設定方法についてです。

私たちは、中小企業等のユーザーの皆様がスーツアップを使うことで、「会社の組織力、労働生産性、売上・利益や企業価値の向上、また、スタッフの皆様の働きやすさの改善と幸せに貢献できるもの」と確信しています。

１．タスクとは？

タスクとは個人が抱える小さな作業や課題のことです。タスクは大項目、中項目、タスク名の3段階に分類されており、業務の全体像を理解しやすく設定できます。

２．非定型タスクと定型タスク

（１）非定型タスク

会社には定型化されていないタスクや突発的に発生するタスクがあります。これらは、非定型タスクとして設定できます。また、非定型タスクは定型タスクへと移行させることができます。スーツアップでは、「タスクの見える化」から始まりタスクの定型化や標準化など「仕組み化」まで自然と取り組めるように設計されています。全社的にオペレーションの改善を行って、タスクの廃止化、外注化、集約化、簡素化やシステム化を行い労働生産性の向上を図りましょう。

（２）定型タスク

会社のビジネスモデルが確立していれば、お客様へのサービス提供に関するタスクや営業・マーケティングのタスクなど、同じタスクが繰り返されることになります。そのようなタスクをスーツアップでは定型タスクとしています。定型タスクは、責任者・担当者が決まっていて週次・月次と繰り返す「定期タスク」と、責任者・担当者は決まっているもののタスクの期限までは決まっていない「不定期タスク」の2つに分類されます。

３．大項目・中項目の設定

（１）大項目の設定

大項目はタスクページにおいて、タスク名で入力したタスクをグループ分けするための一番大きな分類項目です。この項目の設定により、構造的に「タスクを見える化」できます。大項目の設定には、以下の方法があります。

① 大項目の追加

大項目を追加するには、まずタスクページの非定型タスクまたは定型タスクにカーソルを合わせます。右クリックをして「大項目を追加」を選択すると、大項目を追加できます。2つ目以降の大項目は、大項目の上で右クリックをして「上に大項目追加」または「下に大項目追加」を選択すると追加できます。また、右クリックの代わりにドットを左クリックしても、同様に大項目を追加できます。 

② 大項目の入力

スーツアップでは「大項目を追加」「上に大項目追加」「下に大項目追加」を選択すると、空欄の大項目が作成されます。その大項目を選択してEnterキーを押すか、ダブルクリックをすると、入力できるようになります。項目名を入力してEnterキーを押すと、大項目を設定できます。なお、項目名が3行を超えた場合、セルには3行目まで表示され、末尾に「…」が付きます。

③ 大項目の編集

スーツアップでは、入力した大項目を選択して、Enterキーを押すか、ダブルクリックをすると、大項目を編集できます。

④ 大項目におけるタスクひな型の追加

スーツアップでは、あらかじめ用意されているタスクひな型を設定できます。大項目の入力欄に文字を入力すると、画面右側に「アシスタントAI」が表示され、入力した内容に関連するタスクひな型が提案されます。タスクひな型のチェックボックスにチェックを入れて「選択したタスクを採用する」を押すと、当該タスクひな型を設定できます。大項目のタスクひな型は、大項目、中項目、タスク名を含めて選択できます。なお、タスクひな型を採用すると、入力した項目名はタスクひな型の項目名に置き換わります。

⑤ 大項目の削除

大項目を削除する際には、大項目にカーソルを合わせて右クリックをし、「大項目削除」を選択してください。なお、右クリックの代わりにドットを左クリックすることでも同様に削除できます。なお、大項目内の全ての中項目、もしくはタスク名が削除された場合にも、大項目は削除されます。

（２）中項目の設定

中項目はタスクページにおいて、タスク名で入力したタスクをグループ分けするための2番目に大きな分類項目です。中項目の設定には、以下の方法があります。

① 中項目の追加　

中項目を追加するには、まず大項目にカーソルを合わせます。右クリックをして、「中項目を追加」を選択すると、中項目を追加できます。大項目内における2つ目以降の中項目の追加は、中項目の上で右クリックをして「上に中項目追加」または「下に中項目追加」を選択すると、追加できます。また、右クリックの代わりにドットを左クリックしても、同様に中項目を追加できます。

② 中項目の入力

「中項目を追加」「上に中項目追加」「下に中項目追加」を選択すると、空欄の中項目が作成されます。その中項目を選択し、Enterキーを押すか、ダブルクリックをすると、入力できるようになります。項目名を入力してEnterキーを押すと、中項目を設定できます。なお、項目名が3行を超えた場合、セルには3行目まで表示され、末尾に「…」が付きます。

③ 中項目の編集

入力した中項目を選択して、Enterキーを押すか、ダブルクリックをすると、中項目を編集できます。

④ 中項目におけるタスクひな型の追加

スーツアップでは、あらかじめ用意されているタスクひな型を設定できます。中項目の入力欄に文字を入力すると、画面右側に「アシスタントAI」が表示され、入力した内容に関連するタスクひな型が提案されます。タスクひな型のチェックボックスにチェックを入れて「選択したタスクを採用する」を押すと、当該タスクひな型を設定できます。中項目のタスクひな型は、中項目、タスク名を含めて選択できます。なお、タスクひな型を採用すると、入力した項目名はタスクひな型の項目名に置き換わります。

⑤ 中項目の削除

中項目を削除する際には、中項目にカーソルを合わせて右クリックをし、「中項目削除」を選択してください。右クリックの代わりにドットを左クリックしても、同様に削除できます。なお、中項目内の全てのタスク名が削除された場合にも、中項目は削除されます。

４．タスク名の設定

タスクページにおいて、どのようなタスクを実行するのかを示すのがタスク名です。この設定により、実行すべきタスクを明確にできます。タスク名の設定の仕方には、以下の方法があります。

（１）タスク名の追加

タスク名の空欄は、中項目を設定すると中項目の右側に1つ作成されます。中項目内における2つ目以降のタスク名の追加の場合は、タスク名の上で右クリックをして「上に1行タスク挿入」または「下に1行タスク挿入」を選択すると、追加できます。また、右クリックの代わりにドットを左クリックしても、同様にタスク名を追加できます。

（２）タスク名の入力

「上に1行タスク挿入」「下に1行タスク挿入」を選択すると、空欄のタスク名が作成されます。そのタスク名を選択してEnterキーを押すか、ダブルクリックをすると、入力できるようになります。タスク名を入力してEnterキーを押すと、タスク名を設定できます。なお、タスク名が3行を超えた場合、セルには3行目まで表示され、末尾に「…」が付きます。

（３）タスク名の編集

入力したタスク名を選択して、Enterキーを押すか、ダブルクリックをすると、タスク名を編集できます。

（４）タスク名におけるタスクひな型の追加

あらかじめ用意されているタスクひな型を設定できます。前述のとおり、大項目及び中項目に文字を入力すると、画面右側に「アシスタントAI」が表示され、入力した内容に関連するタスクひな型が提案されます。タスクひな型のチェックボックスにチェックを入れて「選択したタスクを採用する」を押すと、タスク名にひな型を設定できます。

（５）タスク名の削除

タスク名を削除するには、タスク名にカーソルを合わせて右クリックをし、「タスクを削除」を選択してください。右クリックの代わりにドットを左クリックしても、同様に削除できます。

５．概要の設定

タスク概要とは、タスク名で入力したタスクの概要を説明するための項目です。一般利用者は、なるべくこのタスク概要を入力せずに済むように、タスク名だけでも分かるような簡潔な記載を心がけましょう。タスク概要は必ずしも入力が必要というわけではありません。自分以外のスタッフでも簡潔に理解できるように、コミュニケーションを図りながら、入力を進めていきましょう。

６．タスクの完了

スーツアップではタスクの実行を、タスクの完了とタスクの終了の2つの段階に分けています。タスクの完了とは担当者がタスクを実行した場合を指し、タスクの終了とは責任者が担当者のタスクの実行状況を確認して終了とする場合を指します。本来、タスクの実行とチェックは、担当者と管理者で分ける必要があります。スーツアップでは、担当者が自己判断でタスクを実行したと評価してタスクを終了させるのではなく、タスクの実行を完了と終了の2つの段階とすることで、タスクの実行ミスを防ぐようにしています。

（１）タスクの完了

タスクは、タスク名の左横にあるチェックボックスにチェックを入れると、完了になります。または、タスク名上のドットから「タスクを完了」を選択することでも、完了となります。タスクの完了がなされたタスクは、完了タスクになります。

（２）タスクの終了

タスクの終了は、タスク名を右クリックして「タスクを完了のため終了」を選択することで、終了となります。なお、プライベートタスクは個人のみ見ることができ、他者の確認を必要としないため、「タスクの終了」のみを選択できます。この場合、タスク名の左横にあるチェックボックスにチェックを入れることでタスクは終了となります。

（３）タスクを進行中へ戻す

一度「完了」としたタスクは、再び「進行中」に戻すことができます。タスク名の左横にあるチェックボックスのチェックを外す、またはタスク名上のドットから「タスクを進行中へ戻す」を選択すると、タスクは進行中の状態に切り替わります。

【スーツアップ使い方ガイド】
１．タスクの重要度の設定方法
２．タスクの責任者・担当者の設定
３．タスク期限の設定方法

【関連ブログ】
１．スーツアップの基本画面、各部の名称と操作方法
２．スーツアップの「組織」と「コミュニケーション」の基本画面、各部の名称と操作方法
３．スーツアップの導入方法について

【初心者向けコンテンツ】
第1回　スーツアップの基本
第2回　管理者向けガイド
第3回　一般利用者向けガイド

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