Google ToDoリストでタスク管理をする方法！便利な使い方を解説

タスク管理が便利になるツールとしておすすめなのが、Google ToDoリストです。

ビジネスやプライベートで忙しい現代人をサポートしてくれます。

「Google ToDoリストが自分の理想的なタスク管理のスタイルと合っているか確認したい」「Google ToDoリストのさまざまな使い方を知りたい」と考えている人はいませんか？

本記事では、Google ToDoリストの基本的な機能やメリットとデメリット、さまざまな場面での使い方をご紹介します。

Google ToDoリストを使って、日々のタスク管理を楽にしましょう。

Google ToDoリストとは

Google ToDoリストは、Google社の運営するビジネスツールの一つです。

タスクを登録すると、期限日時の早い順や指定した順序にリスト化してタスク管理ができます。

やることが一覧で確認でき、完了してチェックを入れればリストから消えるので、効率よくタスク管理ができるでしょう。

パソコンやスマートフォンなどのさまざまなデバイスからタスクを作成でき、いつどこでも進捗管理が行えます。

Googleアカウントを持っていれば無料で利用可能なため、気軽に使い始めやすいでしょう。

Google ToDoリストの基本機能

Google ToDoリストには、使いやすい機能が多く備わっています。以下が主な機能です。

タスク詳細やサブタスクの登録機能

Google ToDoリストは、タスクのタイトルだけでなく、詳細説明を入力することもできます。

タスクを登録してから時間が経つと、内容をよく覚えていないこともあるので、タスク作成と同時に重要事項を記録できると便利です。

また、一つのタスクのなかにサブタスクとして細かいタスクを複数作成することもできます。

たとえば、プロジェクトの資料作成というタスク内で、プレゼン資料作成と見積もり作成という2つのサブタスクを作成して進捗管理ができます。

GoogleカレンダーやGmailなどとの連携機能

Google ToDoリストは、GoogleカレンダーやGmailなど、Googleサービスと連携してタスクを管理できます。

仕事でもプライベートでも、タスクがカレンダーやメールと紐づいていると便利でしょう。

Googleカレンダーとの連携では、タスクの日時を設定することでカレンダーに表示させられます。

Gmailとの連携では、受信メールをタスクとして追加できます。

タスクの通知や繰り返し機能

Google ToDoリストでは、タスクの通知や繰り返し登録ができます。

自ら登録したタスクでもリストを確認していないとうっかり忘れてしまうこともあるので、通知や繰り返し機能を活用しましょう。

特に、ルーティンワークは繰り返し機能を使えば、毎回登録する手間が省けるのでおすすめです。

繰り返しの頻度は日・週・月・年の単位で指定でき、繰り返しの回数や終了日も設定できます。

ウィジェット機能

スマートフォンでGoogle ToDoリストを使用する場合、ウィジェット機能を使えばホーム画面にタスクを表示できます。

アプリを開かずにタスクを確認できるので、進捗管理の時間が短縮でき、タスクの見落としも防げるでしょう。

Google ToDoリストでタスク管理をするメリット

Google ToDoリストは、Googleの提供するサービスなので身近に感じられ、汎用性が高いため幅広く使用できます。

以下でメリットを2つご紹介します。

スマホでも操作しやすい

スマートフォンの場合、アプリをダウンロードすると、Google ToDoリストを使用できます。

同じGoogleアカウントでサインインすれば、パソコンでもスマートフォンでも同じリストが使用可能です。

常に最新の状態をスマホからでもアクセスできるので、移動中や休憩中の隙間時間に進捗管理が行え、業務効率化が図れるでしょう。

アプリはAndroidでもiPhoneでも無料でインストールでき、使用感はブラウザでの利用時と同様です。

Googleカレンダーと連携しやすい

タスク管理は、カレンダーでのスケジュール管理ができると便利です。

Google ToDoリストは、タスクに日時を登録すれば、Googleカレンダーに自動的にタスクが表示されます。

Google ToDoリストでは、タスクの日付だけでなく時間も設定できるので、カレンダー内のタイムテーブルと合わせて業務の進捗を管理することもできるでしょう。

Google ToDoリストでタスク管理をするデメリット

Google ToDoリストは便利なツールですが、使用する人によっては、ほかのタスク管理ツールと比較してデメリットに感じる面面もあるかもしれません。

タスク管理がストレスにならないように、使用を始める前にデメリットも確認しておきましょう。

終了日時が指定できない

Google ToDoリストでは、残念ながらタスクの終了日時を設定できません。

タスクを作成する際に、開始日時と終了日時の両方を指定して期間として登録したい場合でも、Google ToDoリストでは日時を一つしか指定できません。

そのため、タスクに取り掛かる開始予定日時を指定し、終了日時はタスクの詳細に登録することをおすすめします。

完了したタスクが表示されない

完了したタスクは、チェックを入れるとリストから消えて、下部の完了フォルダに振り分けられます。

やり終えた業務もリスト上で確認できるとモチベーションを保てるという人もいるかもしれません。

しかし、Google ToDoリストでは完了前のタスクのみをリスト化したすっきりとした表示スタイルになっています。

また、タスクにチェックを入れて完了登録した後は、タスクを完了前の状態に戻すことも、完全に削除することも可能です。

Google ToDoリストの登録方法

Google ToDoリストの使い方として、基本的なリストの作成方法をご紹介します。

スマートフォンやタブレットでも、アプリを開けば基本的に同様の操作で各機能を使用できます。

Google ToDoリストでチームのタスク管理をする方法

Google ToDoリストの特徴として、タスクを共有できる点が挙げられます。

しかし、Google ToDoリスト内では、直接的に他者とタスクを共有する機能はなく、ほかのGoogleサービスを使用してチームでのタスクの共有が可能です。

以下では、タスクをチームで共有して管理する方法をご紹介します。

Google ToDoリスト以外でおすすめのタスク管理ツール

タスク管理ができるツールはGoogle ToDoリストだけではありません。

ほかにも業務効率化が図れるツールがたくさんあるので、以下で紹介します。

おすすめのタスク管理ツールの比較表

以下は、Google ToDoリスト以外でのおすすめのタスク管理ツールの比較表です。

導入前の比較検討に役立ててください。

サービス名	月額料金 (1人あたり)	導入	主な機能	連携ツール	特長
スーツアップ	・スタータープラン：500円/月 ・スタンダードプラン：1,080円/月	クラウド型	・タスクひな型機能 ・期限通知機能 ・定型タスク機能 ・タスク設定 ・組織設定 ・コミュニケーション設定 ・タスク分析機能	・Chatwork ・Slack ・Googleカレンダーなど	中小企業向けに最適化されており、導入・運用が簡単
Trello	基本料金：無料 ・スタンダード：5ドル/月 ・プレミアム：10ドル/月 ・エンタープライズ：17.5ドル/月	クラウド型	・タスクをカード化機能 ・タイムライン機能 ・カレンダー機能 ・位置情報を設置できるマップビュー機能	・Slack ・GitHub ・Salesforceなど	無料でも使える機能が多い
Asana	・パーソナル：無料 ・スターター：1,200円/月 ・アドバンスド：2,700円/月	クラウド型	・プロジェクトマネジメント機能 ・プロジェクトビュー機能 ・タスク管理機能 ・カスタムフィールド機能	・Slack ・Dropbox ・Instagantt ・Google ドライブなど	無料プランの充実度が高い
Wrike	基本料金：0ドル ・チーム：10ドル/月 ・ビジネス：24.80ドル/月 ・エンタープライズとピナクル：要問い合せ	クラウド型	・サブタスクの登録 ・時間管理 ・リソース管理 ・コスト管理 ・承認機能	・Salesforce ・Microsoft Teams ・Dropbox ・Google ドライブなど	短期から長期まで幅広いタイプのプロジェクトに対応
Jooto	・スタンダード：417円/月（年間契約） 500円/月（月額契約） ・ビジネスプラ：980円/月（年間契約） 1,300円/月（月額契約） ・タスクDXプラン：要問い合せ	クラウド型	・プロジェクト横断管理 ・通知機能 ・コミュニケーション管理 ・データ共有機能 ・外部ツール連携 ・ガントチャート機能	・Chatwork ・Slack ・Googleカレンダーなど	日本企業に最適化された機能を搭載
Backlog	・スタータープラン：2,970円/月 ・スタンダードプラン：17,600円/月 ・プレミアムプラン：29,700円/月 ・プラチナプラン：82,500円/月 ※チーム単位の価格設定	クラウド/オンプレミス	・カンバンボード ・ガントチャート ・コミュニケーション機能 ・ドキュメント機能 ・モバイルアプリ	・Slack ・Google ・Workspace ・Jenkinsなど	初心者でも使いやすいシンプルなデザイン

チームのタスクを管理したい人は「スーツアップ」

スーツアップは、表計算ソフトのような直感的な操作が可能なツールで、PCスキルに自信がない方でも気軽にチームのタスク管理ができます。

タスクひな型、期限通知及び定型タスクなどプロジェクトやタスクの管理に役立つ機能が揃っているので、更新スケジュールの管理や作業の進捗状況の確認もスムーズに行えます。

スーツアップは、表計算ソフトのような親しみやすい操作感で、パソコンが苦手な人でも直感的に使えるのが魅力です。

チームでのタスク管理や外部ツールとの連携に長けており、幅広く活用できるでしょう。

「かんたん、毎日続けられる」をコンセプトに、やさしいテクノロジーでチームをサポートする「スーツアップ」。

導入を検討してみませんか？

まとめ：Google ToDoリストの使い方を理解して効率的にタスク管理しよう

Google ToDoリストは、Googleアカウントがあれば誰でも無料で使えるシンプルなタスク管理ツールです。

GmailやGoogleカレンダーと連携できるため、日常業務やプライベートの予定管理にも役立ちます。

スマホ・PCどちらからでもアクセス可能で、出先でもタスクの確認や追加がスムーズに行えます。

複雑な設定不要で直感的に使える点も、忙しい個人やビジネスパーソンにとって大きな魅力です。

まずは基本的な使い方から始めて、自分に合ったスタイルでGoogle ToDoリストを活用し、タスク管理の効率化を目指しましょう。