会社でタスク管理をすることは当たり前になる!?
会社でタスク管理をすることは当たり前になる!?
投稿日：2024年2月13日
株式会社スーツでは、2023年9月27日に経営支援クラウド「Suit UP」（以下「スーツアップ」といいます。）のα版をリリースしました。おかげさまで、スーツアップのα版は、リリースから4か月が経過して、多くの中小・中堅企業やスタートアップ（以下まとめて「中小企業等」といいます。）の皆様にご利用いただくようになりました。最近では、スーツアップが2024年春にβ版にバージョンアップをすることに向けて、日々、お客様の声をシステム開発に反映させていただき、当社一丸となって、より使い勝手の良いシステムへと改善をさせていただいています。
当社の代表者の小松と大学生インターンの武田との対談形式の記事コンテンツ「初心者にもわかる！はじめての全社タスク管理ツール ・スーツアップ」では、プロジェクト管理やタスク管理ツールに馴染みのない方に対して、スーツアップと全社タスク管理を分かりやすく伝えるをコンセプトにしています。
第5回は、「会社でタスク管理をすることは当たり前になる!?」と題して、なぜ会社でタスク管理をしないのか、また、会社でタスク管理をするメリットについて記載しています。
経営支援クラウド「Suit UP」α版のサービス開始のお知らせ
第4回 表計算ソフトによるタスク管理より、スーツアップはかんたん！
【まとめ】
- 面倒なタスク管理をしなくても会社組織は運営できてしまう。しかし、社員の自主性に任せた組織運営は効率的ではない、労働生産性が高くない。
- 最初はタスク管理は面倒かもしれないが、中長期的には効率的であるのは明らか。
- 曖昧な指示、雑な指示でも業務が運営されていくことはITが登場するまでは日本の経営の強みだった。しかし、ITの登場で、上司がしっかりと部下を管理する経営管理手法の方がシステム化へは近道。
- 海外だったら、スタッフに明確な指示を与えなければやってくれないから、マネジメントの仕事をするのは、経営者・管理職としては当たり前。
- 本来あるべき姿は、上司も部下もタスク管理をしっかりして効率よくタスクを実行して利益を拡大していくこと。
- タスクの「見える化」が全ての改革・改善の出発点。
- 全社的にタスクが「見える化」すれば、会社の中のありとあらゆることが見えてくる。
- 本当に会社の労働生産性を上げようと考えるならば、タスクの「見える化」をしなければ始まらない。
- 30人の社員数の会社でも、タスクの確認だけで毎月100万円以上のコストがかかっている。
- 近い将来、会社でタスク管理をすることは当たり前になる。
８．会社でタスク管理をすることは当たり前になる!?
インターン武田（以下「武田」といいます。）：第5回目です。この対談も回を重ねて大分慣れてきて、エンジンがかかってまいりました。笑
株式会社スーツ 代表者：小松裕介（以下「小松」といいます。）：あら、そうなの？初回からずっと、武田さんの素晴らしい長所である、馴れ馴れしさと図々しさが読者の皆さんには伝わっていると思いますよ。笑
武田：いえいえ、最初のあたりは緊張していましたから良い掛け合いになっていないんじゃないかと心配しています。
小松：あっ、そこは心配無用です。ちゃんと世の中に正しく情報発信できるように手を加えてから公開作業をしています。笑
武田：えっそうなんですか？私の個性がなくならないような編集をお願いしますよ。笑
小松：その強過ぎる個性でネット炎上しないように、大人の目線で、不適切な発言をカットしてお届けしています。笑
武田：ご配慮ありがとうございます。笑 さて、今回はそもそも会社でタスク管理が本当に必要なのか、もし必要だとしたらなぜやらない会社があるのかを深堀りしたいと考えています。初回では、そりゃプロジェクト管理やタスク管理はやった方がいいでしょ、と軽く扱ってしまいましたので、ちょっとその司会進行ぶりを反省しました。笑
小松：ありがとうございます。一つずつ丁寧に進めていきましょう。笑 私はタスク管理にまつわる論点は決して難しいことだとは考えていません。会社でタスク管理を凡事徹底して行えば、必ず多くの会社の経営が良くなると確信しています。
ビジネス経験が豊富な人であれば、個人、部署・プロジェクトなど会社でタスク管理をやった方が良いということに異論を唱える人はいないと思いますが、①なぜ多くの会社でタスク管理をやらないのか、そして、②会社でタスク管理をするメリットの2つに分けて、その理由を説明しましょう。
武田：ありがとうございます。この対談を開始してから私なりにタスク管理について考えてみましたが、筋トレやダイエットみたいなものかなと思っています。みんなやった方が良いことは分かっているけど、なかなか続けられない。
小松：そうですね。私は、会社でのタスク管理とは、マネジメントサイクル、いわゆるPDCAと同じようなことだと思っています。武田さんが言うとおり、やった方が良いことは分かっているけどなかなか続かない。PDCAも同じですね。社会人になってこの約20年でPDCAという言葉を何回聞いたことか。笑
武田：そうなんですね。私はしがない大学生インターンですけど、それでもこの数年の間にPDCAを回すようにと先輩社員の方からたびたび言われてきています。これがずっと続くんですね。笑
小松：これはずっと続きます。PDCAを回すは、売上を上げるや利益を増やすぐらいの当たり前のことでしかないので、これだけだと具体的な行動を取れないんですけどね。タスク管理も同様だと思っています。そのため、タスク管理を続けるための具体的なやり方、具体的な準備の仕方などを広めていかなければならないと考えています。
武田：世の中には本当にこのような話が多いですね。総論は納得度が高いのですが、実際に実行していくことは本当に大変・難しいといったカンジですね。
小松：学生の本分である、勉強もそうだと思いますよ。何かを究めていくには一定の学習時間を費やしていかねばならないことは明らかですが、どうしても一つのことを学習し続けるのは難しいですよね。最近でこそ、机に向かう習慣が大事など、勉強にしろ健康にしろ習慣化をどうするかが注目されていると思います。
武田：そうですね。筋トレやダイエットだって習慣化してしまえば苦痛じゃないですからね。何ごとも動き出しの最初が辛いですね。トレーニング後の筋肉痛だって慣れてしまえば生活の一部になってしまって大した苦痛じゃないのは分かってはいるけど、最初は辛いですし、苦痛は苦痛であって、慣れたとしても無くなりはしないですからね。笑
小松：そうですね。スーツアップでは、タスク管理を導入しやすくし、運用が続けられるようにするために、習慣化もキーワードとしています。まさに武田さんが言ったとおりで、特に最初の段階で、負荷を軽くすること、続けることが大事ですから、そのあたりをシステムでもスタッフでもサポートできるようにサービス開発をしています。
ちょっと話が脱線してしまったので、そろそろ今日の議題にまいりましょうか。笑
① なぜ多くの会社でタスク管理をやらないのか
小松：改めてですが、なぜ多くの会社でタスク管理をやらないと思います？
武田：メンドクサイからですよね？笑
小松：そう。それが一番の理由です。とにかくメンドクサイです。笑 でも、もっと根本的な論点があるのです。
武田：うーん、なんだろう？
小松：答えは、そんなメンドウなタスク管理をやらなくても、会社組織は運営できてしまうのです。
武田：どういうことですか？
小松：日本のサラリーマンは優秀で、管理職の上司が一般スタッフの部下を管理しなくても、組織は回っていくのですよ。
武田：確かに。多くの会社がプロジェクト管理やタスク管理をしなくても運営できているということは、つまりはそういうことですよね。
小松：そうです。但し、この社員の自主性に任せた組織運営とでも言えばいいかな。この組織運営の方法が、必ずしも効率的ではない、労働生産性が高くないというところがポイントなんですよ。
武田：そりゃしっかりと管理されていないわけですからサボりが横行しますよね。
小松：武田さんの人間観は性悪説がやや強いですからね。ちょっとでもタスクの実行が遅い人がいたら、サボっているという評価になってしまいそうですね。笑
武田：そんなことはありませんけど、私は仕事に情熱を持っているインターン生なので、どんどん前倒ししてガリガリとタスクを実行していきたいですね。笑
小松：素晴らしいですね。「24時間戦えますか？」のバブル戦士のようなメンタリティですね。笑
武田：それ？なんですか？笑
小松：気にしないでください。笑 日本の会社ならば、上司がもやっと部下に対して「これをやっておいて！」というだけで、部下がタスクを要件定義して、適当に期限設定をして、適当なクオリティで仕上げてくれるのです。これは上司も部下も本当に楽ちんなのです。本来ならば、上司は部下に対して、具体的にこういう仕事を、いつまでに仕上げて欲しいというような指示をします。タスク管理に置き換えて表現するならば、タスク内容、担当者、そして、期限を明確に設定する必要があるわけです。
しかし、先ほどのとおり、実際は、このような明確な指示がなくとも、日本の社内のやりとりはもっと”なめらか”に流れていきます。もやっとした上司の指示に対して、部下は適当な成果で応えます。
武田：重要な仕事の場合でもそんなカンジですか？
小松：いえいえ、さすがに重要な仕事ではそんなことはないと思いますよ。そのあたりの何が重要な仕事かどうかも、日本社会では村社会ならではの阿吽の呼吸で進んでいきます。
武田：凄いですね。笑
小松：AIのはるか先を言っています。笑 ちなみに、このようなコミュニケーションがもてはやされるビジネスシーンもあるのですが、どういう時か分かりますか？
武田：うーん。曖昧なコミュニケーションですよね。なんだろう。
小松：おもてなしです。
武田：東京オリンピック招致ですね。お・も・て・な・し。笑
小松：そうです。久しぶりにソレやる人を見ましたよ。笑 こういったコミュニケーションは、サービス・オペレーションでは世界で高い評価を受けています。お客様を見て、その場で空気を読んだハイコンテクストなコミュニケーション。自らが業務の要件定義をして、適切なタイミングで、適切な対応をする。これぞジャパン・クオリティ。笑
武田：日本の観光業は明るいですね。凄い！笑
小松：そうなんですが、会社の日常業務も、このような進め方で本当に効率が良いと思いますか？
武田：まぁ良くないでしょうね。
小松：そのとおりです。特に今の時代はIT技術が発展していて、一部のオペレーションをまるっとシステム化して自動化することができるわけです。そのため、タスクの定型化や標準化など「仕組み化」していかないと、ますます国際社会から取り残されてしまうわけです。
武田：そうですよね。それぞれが勝手に、相手の空気を読んで、業務の要件定義をしていたら、タスクの定型化、標準化、さらにその先のシステム化なんて遠い遠い先の話になってしまいますよね。
小松：なので、会社として、マネジメントシステムとしてタスク管理を導入して、上司は部下の管理をしていかねばなりません。このタスクは、誰が、いつまでに実施するかと、明確に一つずつタスク設定をして管理していくのです。たしかにタスク管理をするのは最初はメンドクサイかもしれませんが、中長期的に考えればその方が効率的であるのは明らかです。
よく日本の会社は経営者が弱いと言われますが、リーダーシップだけでなく、組織やスタッフを経営管理するマネジメントも弱いと思います。曖昧な指示、雑な指示でも業務が運営されていくことはITが登場するまでは日本の経営の強みだったと思いますが、ITの登場で、上司がしっかりと部下を管理する経営管理手法の方がシステム化へは近道なのです。
武田：今までの日本の組織の強みがIT化と相性が良くないわけですね。
小松：そうなります。私の友人で海外で会社経営をしていた経営者からは明確に言われました。日本の経営者は甘えていると。
武田：どういうことですか？
小松：海外だったら、スタッフに明確な指示を与えなければやってくれないから、マネジメントの仕事をするのは、経営者・管理職としては当たり前だと言っていました。日本の経営者・管理職は本来行うべき仕事をしていないわけですから、そりゃ楽ですよね。とはいえ、この状況が楽ちんなのは、明確にタスクの内容や期限を決められない部下も同じです。
武田：本来あるべき姿は、上司も部下もタスク管理をしっかりして効率よくタスクを実行して利益を拡大していくことですもんね。
小松：そのとおりです。そうすれば産み出す付加価値が増えるわけですから、自ずとサラリーマンの給与も増額できるはずなんですけどね。日本のマーケットは世界第3位でまだまだ大きいから、なんだかんだで余裕があるんですよ。
日本は上場会社も未上場会社もコーポレートガバナンスに問題を抱えていて、経営者が安穏としていて企業価値向上に邁進しない人も多いです。利益を増やしていくことに大したモチベーションもなく、昨年と同じように、ぼんやり黒字で会社がまわっているだけで満足してしまう経営者が多いことも、しっかりと会社でタスク管理を行って労働生産性の向上に努めない原因なような気もしますね。
武田：大学生インターンの目からすれば、会社でタスク管理を行わない理由はないように思いますが、教科書のようには上司も部下も一生懸命働いていないということですね。
小松：実際はそういうことですね。
② 会社でタスク管理をするメリット
武田：今まで会社でタスク管理をしない理由を聞いてきましたが、会社でタスク管理をするメリットはいかがでしょうか？
小松：会社でタスク管理をするメリットですが、分かりやすいのは、タスクの「見える化」ですね。私はこのタスクの「見える化」が全ての改革・改善の出発点だと考えています。
武田：どういうことですか？
小松：胃カメラとかMRIとか医療の世界でもあるじゃないですか。病巣が可視化されることは凄い価値なのです。私の拙い経営経験でも、問題がちゃんと見えて、それを問題だと認識できれば、問題解決の大半は終わっているようなものなのです。
会社でのタスク管理によってタスクの「見える化」ができれば、同じ会社に所属する仲間が、どのような仕事を、いつまでにしているのかを把握することができるようになります。そうすれば、そもそも会社が必要とするタスクがしっかりと設定されているのか。タスク設定にヌケモレがないかを確認することができます。次にタスクの実行がされているか、それとも、されていないのか。期限を守れているのかどうか。どこの部署が順調なのか。誰が仕事ができて、誰が仕事に悩みを抱えているのか。全社的にタスクが「見える化」すれば、会社の中のありとあらゆることが見えてきます。
武田：会社は仕事をするための集まり・組織ですもんね。そのため誰が何のタスクをどのようにしているのかが見えれば、組織や組織に所属するスタッフの状況を把握できるわけですね。
小松：そういうことです。会社のタスクの「見える化」がされていれば、経営者は経営理念・経営戦略を実現するために会社が何をしなければならないのかをチェックすることができます。
武田：タスクの「見える化」がされていなければ、誰が何をやっているか分からないわけですから、そりゃヌケモレが生じてしまいますよね。
小松：そうですね。先ほどの話と同じで、単純に日常業務をまわす、会社組織を運営するという観点では、タスクの「見える化」がなされなくとも大きな問題は生じないかもしれません。しかし、本当に会社の労働生産性を上げようと考えるならば、まず、タスクの「見える化」をしなければ始まりません。
会社のタスクの「見える化」が実現できていれば、オペレーションの改善も行うことができます。このオペレーションの改善の話をし始めると長くなりますので詳細はまた別の機会にしたいと思いますが、把握したタスクを、タスクの定型化、廃止化、外注化、集約化、簡素化、標準化、そして、システム化の観点から改善できないかを考えるのです。
武田：オペレーションの改善ができれば、働くスタッフも楽になりそうですし、効率よく働けば会社も大幅な経費削減になりそうですね。
小松：そうですね。やはり会社の経費における人件費が占める比率は高いですから、オペレーションの改善はしっかりとした方がいいですね。スーツ社でシミュレーションをしていますが、タスク管理をするだけでも結構な経費削減になりますよ。
武田：タスク管理をするだけで実現できる経費削減って何ですか？
小松：社内のタスクの状況の把握に費やしている時間に人件費をかけた金額になります。手元に資料がありますので、ちょっと仮定と結論だけ読み上げたいと思います。
仮定ですが、会社ですので上司・部下という階層があるわけですが、上司は部下に対して1日2回のタスクの状況の確認をします。それに対して、部下は上司に対して1日2回のタスクの報告をします。それに対するそれぞれ再アクションをします。上司は状況確認2分、リマインド3分、リアクションのチェック1分、再アクション2分の合計8分。部下は状況確認2分、報告5分、再アクションの確認1分の合計8分。それぞれ時間を費やすと仮定します。
それに対して、それぞれ階層ごとに人件費のテーブルを用意すると、スタッフ数30人の会社は1ヶ月を20営業日と考えると1,191,467円。50人の会社は1,662,400円。80人の会社は2,449,600円ものコストがかかっていることになります。
武田：すごい金額ですね。30人の社員数の会社でもタスクの確認だけで毎月100万円以上のコストがかかっているんですね。
小松：実際には上司・部下ともに8分で終わらない場合も多いだろうから、もっと多くのコストがかかっているんだろうね。もちろんタスクの「見える化」をしたからといって、この全ての金額が削減できるわけではないでしょうが、大きな無駄があることには変わりないと思います。
武田：ますますタスク管理をしない理由がなくなっちゃいますね。
小松：そうですね。いずれは会社でタスク管理をすることは当たり前になると思いますよ。いずれといっても、近い将来だと思います。
武田：そうですね。これだけメリットが明確にあるならば、やらない選択肢はないと思います。
小松：今後も日本は労働人口が減っていって売り手市場が続くと思いますから、新規採用が難しいとなれば、今いるスタッフの皆さんに効率よく働いてもらうしかありません。そういった労働市場の観点からも会社でのタスク管理は求められるようになるのではないかと思います。
武田：メンドクサイとか言ってられませんね。笑
小松：そうですね。私たちはこの会社でのタスク管理をメンドクサイと思う人々に向けてスーツアップを開発しています。メンドクサイを一緒に乗り越えて、会社でタスク管理をしていきましょう。笑
武田：最後にスーツアップの宣伝をいただきましたから、今日の対談はもう終わりにしましょうかね。ありがとうございました。笑
（続く）第6回 どうしてスーツアップは開発されたのか!?
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３．チームで働くとは何か ～ 全社タスク管理を行うべき10の理由 ～
【初心者にもわかる！はじめての全社タスク管理ツール・スーツアップ】
第1回 スーツアップは全社タスク管理をかんたんに実現するツール
第3回 スーツアップはかんたんに導入、運用できるタスク管理ツール
第4回 表計算ソフトによるタスク管理より、スーツアップはかんたん！
第10回 スーツアップのターゲットと導入の方法
番外編（前編） 「タスク管理の現状と課題」から考えるタスク管理専用ツールの普及とスーツアップ
番外編（後編） 「タスク管理の現状と課題」から考えるエクセルによるタスク管理とスーツアップ
※ 「経営支援クラウド」「Suit UP」及び「全社タスク管理」は株式会社スーツの登録商標です。
2013年３月に、新卒で入社したソーシャル・エコロジー・プロジェクト株式会社（現社名：伊豆シャボテンリゾート株式会社、東証スタンダード上場企業）の代表取締役社長に就任。同社グループを７年ぶりの黒字化に導く。2014年12月に当社の前身となる株式会社スーツ設立と同時に代表取締役に就任。2016年４月より、総務省地域力創造アドバイザー及び内閣官房地域活性化伝道師登録。2019年６月より、国土交通省PPPサポーター。
2020年10月に大手YouTuberプロダクションの株式会社VAZの代表取締役社長に就任。月次黒字化を実現し、2022年１月に上場会社の子会社化を実現。
2022年12月に、株式会社スーツを新設分割し、当社設立と同時に代表取締役社長CEOに就任。
